תוכנה לתכנון משמרות לצוותי אוויר וקרקע בחברות תעופה

חברת תעופה כמעט שלא עוצרת. דלפקי הצ'ק-אין הראשונים נפתחים לפני עלות השחר, צוותי המסלול מטפלים במטוסים לאורך היום, והטיסה הנכנסת האחרונה של הלילה עדיין צריכה מישהו בשער. הכיסוי נקבע לפי גל הטיסות, וגל הטיסות זז עם מזג האוויר, העיכובים והעונה. כשהסידור נבנה על גיליון אלקטרוני, כל אחת מהתנועות האלה מיושבת ידנית, והפערים מתגלים רק כשמשמרת מתחילה כשהיא חסרה אדם.

רוב כלי התכנון נבנו למשרדים, שבהם הביקוש קבוע וכולם עובדים אותן שעות. עולם התעופה לא עובד כך. חלונות העבודה אינם סדירים, לעובדים יש הסמכות שקובעות אילו תפקידים הם יכולים למלא, וכללי העבודה והמנוחה מציבים גבולות נוקשים לאופן שבו אפשר לצבור את השעות. כלי שמתעלם מהמציאות הזו יעקפו אותו תוך חודש, והמעקף הוא בדרך כלל גיליון אלקטרוני וקבוצת צ'אט.

מה תוכנה לתכנון משמרות בחברות תעופה חייבת לטפל בו

אם מורידים את רשימות התכונות, המשימה מסתכמת בכמה דברים. לאפשר למתכנן לבנות שבוע של משמרות במהירות, על פני כמה תפקידים בבת אחת. לכבד את מגבלות העבודה והמנוחה לפני פרסום הסידור, לא אחרי ביקורת. להראות את עלות השכר מול הפעילות לפני נעילת השעות. להגיע לכוח עבודה מפוזר בין טרמינלים, בסיסים ואזורי זמן. ולעמוד במבחן כשהתוכנית נשברת, כי בתעופה התוכנית נשברת מדי יום. תוכנה שעומדת ברף הזה עדיפה על אחת עם רשימת תכונות ארוכה יותר שפותרת בעיות שאין לפעילות.

תכנון משמרות לצוותי אוויר וקרקע בלי פערים

חברת תעופה אינה צוות אחד. צוות התא, צוות האוויר, נציגי השער, אנשי הצ'ק-אין, מטפלי המסלול ובקרי התפעול פועלים בקצב שונה, מחזיקים הסמכות שונות ונושאים כללים שונים. תוכנה טובה לניהול כוח אדם בתעופה מתייחסת לכל קבוצה בנפרד ובו בזמן שומרת את כל הפעילות בתצוגה אחת. הסידורים לעובדי קרקע ולצוותי אוויר נבנים לפי הדפוסים שלהם, אך הכיסוי הכולל והעלות הכוללת נשארים על מסך אחד, ואפשר לקבע מספר מזערי של עובדים לכל תפקיד בכל משמרת כדי שאף תחנה לא תיפתח חסרה. תכנון מבוסס ביקוש קושר את האיוש ללוח הטיסות במקום לרשת שבועית קבועה, כך שגם גלים מוקדמים וגם הגעות מאוחרות מקבלים את הכיסוי הדרוש.

שמירה על כללי עבודה, מנוחה ועייפות

כללי העבודה והמנוחה אינם מותרות בתעופה, הם המגבלה שסביבה נבנה כל הסידור. משמרת שנראית תקינה בפני עצמה עדיין עלולה לשבור מנוחה מזערית ברגע שסופרים את המשמרת הקודמת ואת זמן הנסיעה. תוכנה לתכנון משמרות בתעופה נושאת את המגבלות האלה בתוך התוכנית. מנוחה מזערית, עבודה מרבית ותקרות לימים רצופים נאכפות תוך כדי מילוי הסידור, התנגשויות מסומנות לפני כל פרסום, ובדיקות הסמכה משאירות עובדים מוסמכים בתפקידים הדורשים זאת. כך הופכת העמידה בתקנות מבדיקה ידנית בדיעבד למעקה שיושב בתוך כל החלטת תכנון, ושם באמת מנהלים את סיכון העייפות.

שליטה בעלות השכר בפעילות של עשרים וארבע שעות

שכר העבודה הוא ההוצאה היחידה שאפשר להזיז מיום ליום, והיא זו שנוטה להתחבא. כשהתכנון חי על גיליון אלקטרוני, החריגות נשארות סמויות עד שהמשכורת מגיעה: עיכוב שמתח משמרת מעבר לסופה המתוכנן, אנשי כוננות שהוזעקו לשיבוש שהתבהר, סף שעות נוספות שנחצה בלי שאיש שם לב. תוכנה לתכנון משמרות בתעופה חושפת את ההוצאה הזו בזמן שעוד אפשר לפעול. עלות השכר הצפויה מוצגת תוך כדי בניית הסידור, התראה נשלחת לפני שמשמרת נוטה לשכר מוגדל, ואפשר להשוות את השעות המתוכננות למה שהפעילות באמת הצריכה בבוקר שלמחרת. בפעילות רב-תפקידית של עשרים וארבע שעות החיסכון הזה מצטבר במהירות, עוד לפני שסופרים את הזמן שנחסך בבניית הסידור.

תיאום בין בסיסים ותחנות מרובים

ברגע שחברת תעופה מפעילה בסיס שני, התיאום מפסיק להיות סידור והופך לבעיה לוגיסטית. תחנה אחת מוצפת בגל בוקר בעוד אחרת שקטה, עובד מוסמך יושב ללא מעש בתחנה בקצה הרשת, ומרכז התפעול אינו יכול לראות זאת עד שהדוחות מגיעים. ניהול כוח אדם בתעופה מציב כל בסיס ותחנה על לוח בקרה אחד. חוסר האיזון מתגלה בזמן אמת, אפשר להעביר עובד משותף בהקשה, ואפשר להחיל תבנית שבועית מוכחת על תחנה חדשה במקום להתחיל מרשת ריקה. מה שפעם בלע משמרת שלמה של מנהל תורן בשיחות טלפון הופך לסקירה קצרה.

הגעה לכוח עבודה נייד ומפוזר

עובדי תעופה כמעט שאינם ליד שולחן. הם בצד האוויר, בעמדת חניה, בשער או בין משמרות, וסידור הלוח על הקיר התיישן ברגע שהודפס. גישה שמעמידה את הנייד במרכז מגיעה לאנשים היכן שהם. הסידורים מתפרסמים ישירות לנייד, החלפות ומשמרות פתוחות מטופלות באפליקציה עם אישור המנהל בהקשה, ובקשות זמינות וחופשה נאספות לפני בניית הסידור במקום לרדוף אחריהן. מכלול התכונות המלא מכסה החלפות משמרת, מעקב שעות, התראות ודוחות, כך ששינוי מגיע לאנשים הנכונים בבת אחת במקום דרך סבב שיחות בין משמרות.

בחירת הכלי הנכון לפעילות שלכם

בדקו כל פלטפורמה כפי שהצוות ישתמש בה בפועל. פתחו אותה על טלפון בסיסי, כי זה מה שרוב העובדים נושאים בצד האוויר. בנו שבוע שלם על פני כמה תפקידים ומדדו כמה זמן זה לוקח. נסו לבנות סידור ששובר כלל מנוחה וודאו שהמערכת עוצרת אתכם. שלחו התראת שינוי משמרת ובדקו כמה מהר היא נוחתת. הכלי ששורד את המבחנים האלה הוא זה שיישאר בשימוש בשנה הבאה. מתחת לעשרה עובדים, התוכנית החינמית של Shifton מטפלת בכל העבודה בלי מגבלת זמן, וככל שהפעילות גדלה בין בסיסים, השכבות בתשלום מוסיפות את התצוגה הרב-תחנתית, דיווח עלויות עמוק יותר ובקרות מתקדמות. כך או כך המטרה נשארת קבועה: סידור שמשקף את לוח הטיסות האמיתי, מגבלות עבודה שנשמרות מעצם התכנון, שורת שכר שנוחתת היכן שתוכננה, וצוות שתמיד יודע מתי הוא עובד. זה ההבדל בין ניהול משמרות של חברת תעופה לבין כיבוי שרפות, וכאן התוכנה הנכונה לתכנון משמרות בחברות תעופה מוכיחה את מקומה.