תוכנה לסידור משמרות מאבטחים בכיסוי מסביב לשעון

מה תוכנה לסידור משמרות מאבטחים צריכה לפתור

חברת אבטחה מוכרת שעות של נוכחות. כל השאר, המדים, הדיווח, הקשר עם הלקוח, נשען על שאלה אחת: האם העמדה אוישה בשלוש לפנות בוקר ביום ראשון. העובדה הזאת לבדה מבדילה סידור באבטחה כמעט מכל בעיית משמרות אחרת, כי אין כאן תקופה שקטה שבה אפשר לספוג חור.

הלחץ נופל בשלושה מקומות. הכיסוי חייב להיות רציף על פני אתרים שלכל אחד מהם שעות משלו. היעדרות חייבת להיסגר בדקות ולא בימים, בדרך כלל בשעה הכי לא נוחה. והשעות שנעבדו הן גם השורה שממנה מחייבים את הלקוח וגם המספר שנכנס לשכר, ולכן טעות עולה פעמיים.

כיסוי רציף, נבנה פעם אחת

רוב סידורי האבטחה רצים על מחזור. ארבעה ימים עבודה וארבעה מנוחה, שניים שניים שלושה, ימים ולילות לסירוגין. הקלדה של זה שבוע אחר שבוע היא המקום שבו נכנסות הטעויות, וחפיפה אחת שנשמטה מייצרת עמדה לא מאוישת. בניית המחזור פעם אחת כתבנית והחלתו קדימה מוציאה את ההקלדה ואיתה את רוב הטעויות.

האתרים הם החצי השני של המבנה. כשכל חוזה הוא פרויקט, אפשר להביט בלקוח אחד ולראות בדיוק מה הוא מקבל השבוע, ואותו לוח בלי הסינון מציג את כל החברה, כולל העמדה שעדיין לא שובץ אליה אף אחד.

החור שחייב להיות גלוי

משמרת פתוחה עדיפה על משבצת ריקה. משבצת שאיש לא מילא נראית בדיוק כמו משבצת שאין צורך למלא. משמרת פתוחה אומרת זאת במפורש: העמדה הזאת הובטחה, אין עליה אף אחד, וזאת רשימת האנשים שיכולים לקחת אותה.

עמימות היא האויב בסידור שרץ כל הלילה.

להחליף מאבטח בהתראה קצרה

הודעת המחלה היא הרגע שבו התוכנה עוזרת או שלא. סבב טלפונים עובד עד שהשיחה השלישית מגיעה לתא הקולי. פרסום המשמרת הפתוחה לכל מי שרשאי לקחת אותה, ומתן אפשרות לראשון המתאים לאשר, הופך בעיה של עשרים דקות לבעיה של שתיים, ומשאיר תיעוד של מי נשאל ומי ענה.

אישור קריאה חשוב כאן יותר מברוב הענפים. לדעת שמאבטח באמת פתח את הסידור, במקום להניח שההודעה הגיעה, זה ההבדל בין עמדה מכוסה לבין חור שמתגלה מאוחר מדי.

העיקר הוא התיעוד, לא המהירות.

שעות שעומדות בשאלה של הלקוח

חשבוניות אבטחה נבדקות. כשלקוח שואל למה ביום שלישי רשומות ארבע עשרה שעות בעמדה של שתים עשרה שעות, התשובה צריכה להימצא באותה מערכת שהפיקה את המספר. תיעוד ההחתמה בפועל לצד המשמרת המתוכננת, עם הפסקות בנפרד, מקרב את ההסבר למרחק מסך אחד במקום צהריים שלמים של שחזור.

אותה משמעת מגנה גם על צד השכר. שעות נוספות שמופיעות ביום שבו נעבדו אפשר לברר או לאשר כל עוד השבוע פתוח. שעות נוספות שמתגלות רק בייצוא כבר קרו.

רישיונות לצד הסידור

שיבוץ מאבטח בלי רישיון לעמדה שדורשת רישיון הוא כשל חוזי שהשלכותיו רחוקות בהרבה מהסידור. החזקת תאריכי התעודות והרישיונות בכרטיס העובד, במקום שבו מי שבונה את הסידור רואה אותם, מזיזה את הבדיקה לרגע שבו היא מועילה. המערכת שומרת ומציגה את התאריכים; שיקול הדעת נשאר אצל האחראי.

מחזורים, ולמה כדאי להגדיר אותם כמו שצריך

סידורי אבטחה מתכנסים למספר קטן של צורות. ארבעה ימים עבודה וארבעה מנוחה נותנים כיסוי רציף בארבעה צוותים. שניים שניים שלושה, מחזור פיטמן, מעניק לכל מאבטח סוף שבוע ארוך כל שבוע שני, ורק בגלל זה הוא נפוץ. שבועות של ימים ולילות לסירוגין מקובלים במקום שבו חוזה אינו מצדיק צוות לילה נפרד. הכול חשבון פשוט, והכול חשוף לטעויות כשמקלידים ביד.

להגדיר את המחזור פעם אחת כתבנית ולהחיל אותו קדימה יש יתרון נוסף מעבר לחיסכון בזמן. הסידור נעשה צפוי לאנשים שעובדים לפיו. מאבטח שרואה שישה שבועות קדימה מסדר חיים סביב העבודה, ומנהל התפעול מפסיק לאבד אנשים לחברות שמפרסמות סידור רחוק יותר.

עמדות קבועות וסיורים ניידים על אותו לוח

רוב חברות האבטחה מפעילות את שניהם, והם מתנהגים אחרת. עמדה קבועה היא מקום קבוע למספר שעות קבוע. סיור הוא מסלול עם כמה אתרים במשמרת אחת. שמירה עליהם כמחלקות נפרדות באותו סידור משמרת את ההבדל ועדיין מציגה שבוע אחד לכל החברה, ומונעת ספירה של נהג סיור ככיסוי לעמדה שהוא עובר בה פעמיים בלילה.

הדוחות שחוזה אבטחה באמת צריך

שני דוחות נושאים את רוב המשקל. שעות לפי אתר עונות לשאלת הלקוח ומזינות את החשבונית. שעות לפי מאבטח עונות לשאלת השכר ומראות מי מתקרב לעייפות מסוכנת לפני שזה הופך לאירוע. שניהם יוצאים מאותם זמנים מתועדים, וזאת בדיוק הנקודה: מערכת מספרים אחת שנקראת בשתי דרכים, במקום שתי מערכות שחלוקות בסוף החודש.

דוח שלישי מוכיח את עצמו לאט יותר. השוואת שעות מתוכננות מול שעות בפועל לאורך רבעון מראה אילו חוזים תומחרו נכון ואילו לא. אתר שחורג באופן קבוע בארבעים דקות בחפיפה מפסיד כסף בשקט, והמקום היחיד שבו זה מופיע הוא הפער בין שתי העמודות.

תומחר נכון, או לא. העמודות אומרות מה.

עייפות היא החלטה של הסידור

משמרות ארוכות ועבודת לילה הן חלק מהענף, והסידור הוא המקום שבו הסיכון מנוהל או נוצר. לראות את שעת הסיום הקודמת של מאבטח לצד שעת ההתחלה הבאה שלו בזמן בניית השבוע הוא דבר קטן שמונע דבר גדול. Shifton מתעדת ומציגה את הזמנים האלה; ההחלטה מה סביר נשארת אצל מי שמכיר את החוזה ואת החוק שחל עליו.

כמה עולה להתחיל

Shifton חינם עד 10 מאבטחים בלי הגבלת זמן, וזה מספיק לחברת סיור ניידת קטנה או לחוזה קבוע יחיד. הסידור, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה והדיווח כלולים. מודולים בתשלום נוספים אחד אחד החל מ-0,50 דולר לעובד לחודש, ובקרת מקום עבודה, המודול שקושר את ההחתמה למקום, עולה 5 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של 10 ימים.