דף הבית/תכונות/ניהול חופשות מפשט

ניהול חופשות מפשט

פשטו את תכנון ההפסקות ובקשות החופשה עם תוכנת מעקב החופשות של Shifton.

ניהול חופשות מפשט
בקשות חופשה אוטומטיות ותהליכי אישור

בקשות חופשה אוטומטיות ותהליכי אישור

ניהול בקשות היעדרות באמצעות דוא"ל, הודעות צ'אט או טפסי נייר יוצר תהליך לא מובנה שבו בקשות הולכות לאיבוד, האישורים מתעכבים, ולמנהלים אין שקיפות לגבי האופן שבו החופשה תשפיע על לוחות הזמנים הקרובים. תהליך עבודה דיגיטלי ומוגדר מבטיח שכל בקשה תתועד, תיבחן ותטופל במהירות.

בקשות חופשה בלחיצה אחת - עובדים מגישים בקשות לחופשה, מחלה או היעדרות אישית מהמכשיר הנייד שלהם עם בחירת תאריך וסיבה
תור אישור מנהלים - כל הבקשות הממתינות מופיעות בתור מועדף עם ניתוח השפעה על לוח הזמנים לצורך קבלת החלטות מושכלת
כללי אישור אוטומטי - הגדירו תנאים שבהם בקשות מאושרות אוטומטית - כגון יתרה מספקת וללא התנגשויות בכיסוי
תיעוד חופשת מחלה - עובדים יכולים לצרף אישורים רפואיים ישירות לבקשות חופשת מחלה לצורך ניהול רשומות יעיל
מעקב צבירה וניהול יתרות חופשה

מעקב צבירה וניהול יתרות חופשה

עובדים צריכים לדעת כמה ימי חופשה עומדים לרשותם, כמה ממתינים לאישור, ומתי מתרחשת הצבירה הבאה שלהם. צוותי משאבי אנוש זקוקים לרשומות מדויקות של יתרות, שימוש ויתרות מועברות. מעקב ידני בגיליונות אלקטרוניים אינו עומד בעומס בקנה מידה גדול ויוצר מספרים סותרים שפוגעים באמון.

תצוגת יתרה בזמן אמת - עובדים רואים בכל עת באפליקציה את יתרות החופשה הנוכחיות שלהם: זמינות, מנוצלות וממתינות
מדיניות צבירה מותאמת אישית - הגדירו שיעורי צבירה לפי ותק, סוג העסקה או תפקיד, עם תמיכה בצבירה שנתית, חודשית או לפי תקופת שכר
כללי העברה ותפוגה - החילו אוטומטית מגבלות העברה מסוף השנה ותנו לתוקף לפקוע עבור ימים שלא נוצלו בהתאם למדיניות החברה
אכיפת כיסוי מינימלי - המערכת חוסמת אישור חופשה אם הוא יוריד מחלקה מתחת לרמות כוח האדם המינימליות הנדרשות
אישורי חופשה בהתאם ללוח הזמנים

אישורי חופשה בהתאם ללוח הזמנים

אישור בקשת חופשה מבלי לבדוק את השפעתה על לוח המשמרות הוא הדרך שבה מתרחשים משברי כיסוי. חופשה שאושרה לעובד מפתח ביום העמוס ביותר בשבוע עלולה לגרור עלויות שעות נוספות, מחסור בכוח אדם וכשלים בשירות הלקוחות.

תצוגה מקדימה של השפעת הכיסוי - לפני אישור כל בקשה, מנהלים רואים בדיוק כיצד ההיעדרות משפיעה על כיסוי המשמרות בתאריכים הרלוונטיים
הגדרת תאריכי חסימה - הגדירו תאריכים או תקופות שבהן בקשות חופשה מוגבלות או דורשות אישור ברמה גבוהה יותר
שכבת-על של לוח הצוות - צפו בכל החופשות המאושרות והממתינות באותו לוח שנה יחד עם לוח המשמרות כדי למנוע היעדרויות חופפות
אינטגרציה לתזמון מחליפים - כאשר חופשה מאושרת, המערכת מציעה מיד מחליפים זמינים למשמרות המושפעות
ניתוח חופשות ודיווח על מגמות היעדרות

ניתוח חופשות ודיווח על מגמות היעדרות

הבנת דפוסי היעדרות - אילו חודשים כוללים את מספר בקשות החופשה הגבוה ביותר, אילו מחלקות מציגות את שיעורי ההיעדרות הלא מתוכננת הגבוהים ביותר, וכיצד השימוש בחופשה מתואם עם שעות נוספות - מאפשרת תכנון כוח אדם יזום במקום כיבוי שריפות תגובתי כאשר מופיעים פערי כיסוי.

לוח מחוונים למגמות היעדרות - הציגו ויזואלית דפוסי חופשה לפי חודש, מחלקה וסוג כדי לחזות צרכי כוח אדם עתידיים בתקופות שיא של היעדרות
יחס היעדרות לא מתוכננת מול מתוכננת - עקבו אחר האיזון בין חופשות מתוכננות לבין היעדרויות עקב מחלה כדי לזהות בעיות אפשריות במקום העבודה
דוחות השפעת עלות חופשה - חשבו את העלות הכוללת של היעדרויות, כולל כוח אדם חלופי, שעות נוספות ואובדן פרודוקטיביות לכל מחלקה
דיווח על התחייבות צבירה - חשבו את ההתחייבות הפיננסית של יתרות חופשה שלא נוצלו שנצברו לצורך חיזוי תקציבי מדויק
חינם לתמיד

התחילו עם התוכנית החינמית

ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.

עד 10 חברי צוות
תכנון משמרות ולוח שנה
שעון נוכחות ודיווח
אפליקציה ניידת ל-iOS ו-Android
לוחות זמנים ומיקומים ללא הגבלה
דוחות ואנליטיקה

שאלות נפוצות

איך עובדים מבקשים חופשה?

מהאפליקציה או מהאתר הם בוחרים את הסוג (חופשה, מחלה, חג או סוג מותאם אישית), את התאריכים והאם היא בתשלום, ויכולים להוסיף הערה. בקשה יכולה לכסות ימים מלאים או רק חלק מיום.

אפשר לצרף אישור מחלה לבקשה?

כן, אפשר לצרף קובץ כשיוצרים את הבקשה. אם יש כמה מסמכים, מאחדים אותם לקובץ PDF אחד.

מה קורה למשמרות בימים שבהם מישהו לא עובד?

הבקשה קובעת מה לעשות עם המשמרות החופפות: למחוק אותן, להעביר אותן למשמרות פתוחות או להשאיר אותן כמו שהן. הבחירה מופעלת כשהבקשה מאושרת.

מי מאשר בקשות, והאם העובד מקבל עדכון על ההחלטה?

מנהלים ומנהלי מערכת מאשרים או דוחים בקשות בעמוד הבקשות. העובד מקבל התראה כשהסטטוס משתנה, ואפשר לאשר בקשה גם לתאריכים שכבר עברו.

איך עוקבים אחרי יתרות חופשה?

המודול ניהול חופשות מנהל יתרה לכל עובד: מגדירים ימי פתיחה וזכאות שנתית, והימים נצברים כל חודש באופן יחסי. חופשה שאושרה יורדת מהיתרה אוטומטית.

מה קורה אם מישהו מבקש יותר ימים ממה שיש לו?

אתם מחליטים בהגדרות המודול: לחסום את הבקשה כשהיתרה נגמרת, או לאשר אותה ולהציג למנהל אזהרה על חריגה.

האם ימי חופשה שלא נוצלו פגים?

לא. היתרה שנצברה עוברת לתקופה החדשה כשהיא מתחילה, ומנהל יכול לתקן כל יתרה ידנית עם הערה.

אילו דוחות מכסים היעדרויות?

דוחות החופשות מציגים היעדרויות לפי סוג, עם ימים ושעות בתשלום ושלא בתשלום, והדוח יתרת חופשה מציג ימים שנצברו, נוצלו ונשארו לפי חודש. אפשר לייצא את שניהם.

כמה עולים מודולי החופשות?

בקשות לחופשה עולה $1 לעובד לחודש, וניהול חופשות עולה עוד $1 לעובד לחודש. כל אחד מגיע עם תקופת ניסיון חינם של עד 60 יום.

מוכנים לשנות את הדרך שבה אתם מנהלים את הצוות שלכם?

הצטרפו לאלפי צוותים שסומכים על Shifton לניהול חכם יותר של משמרות, שעות ושכר בכל יום.