תוכנת סידור עבודה למלון עבור כל מחלקה

בית מלון הוא כמה עסקים שחולקים מבנה אחד, והסידור הוא המקום שבו הם מתנגשים. את אחזקת החדרים מניעות היציאות, את הקבלה מניעות הכניסות, את התחזוקה מניע מה שהתקלקל בלילה, ואת צוות הלילה מניעה העובדה הפשוטה שמישהו חייב להיות ער. תוכנת סידור עבודה למלון צריכה להחזיק את כל התבניות האלה בבת אחת ובכל זאת לאפשר למנהל התורן לתקן את שבת בחמש דקות.

העבודה היא גם סעיף העלות הגדול ביותר שמלון מצליח להזיז בפועל משבוע לשבוע. כשהסידור חי בגיליון אלקטרוני, החריגה נראית רק אחרי השכר, ובנקודה הזאת ההחלטות שגרמו לה בנות שלושה שבועות.

מה תוכנת סידור עבודה למלון חייבת לעשות נכון

ארבעה דברים נושאים את רוב הערך. לבנות שבוע שלם בכמה מחלקות במהירות. לשמור את השעות של כל אדם בתוך מסגרת ההסכם והחוק כבר בזמן ההצבה, ולא לגלות את החריגה אחר כך. להגיע לצוות דרך הנייד ברגע שמשהו משתנה. ולדווח שעות במדרגות שבהן הן ישולמו, כך שכיסוי לילה וחג הופך לעלות ידועה.

Shifton בנויה סביב ארבעת אלה: תצוגות יום, שבוע וחודש, תבניות משמרת, חלוקה אוטומטית לפי ביקוש, משמרות פתוחות, החלפות, זמינות ובקשות חופשה, שעון נוכחות בנייד ודיווח תעריפי שכר. זו תוכנה לניהול כוח אדם במלון שעוסקת בצד האנושי של התפעול, והיא לא נוגעת בחדרים, במחירים או בהזמנות.

אותו צורך נכתב בדרכים שונות. בעלים מבקשים מערכת לניהול עובדי מלון, מנהלים תורנים רוצים תוכנת סידור עבודה למלון, וההנהלה הכספית רוצה שעלות השכר תפסיק לזוז בלי אזהרה. תוכנה לסידור משמרות במלון חייבת לענות לשלושתם מאותו לוח, אחרת היא הופכת לעוד לשונית שאף אחד לא פותח.

אחזקת חדרים היא הסידור הקשה ביותר בבניין

חדרניות מוצבות מול עומס עבודה שמשתנה מיום ליום ומתברר רק בערב שלפני. האזורים צריכים להיות מאוזנים, אחראי משמרת חייב להיות בכל משמרת, וכל התוכנית עלולה להיות שגויה בתשע בבוקר אם קומה שלמה מתחלפת ללא התראה.

שני מנגנונים נושאים את המשקל. תבניות מחזיקות את התבניות האמיתיות שלכם, כך שהשבוע מתחיל מצורה מוכרת ולא מלוח ריק, וזה מה שאנשים מחפשים באמת כשהם מקלידים תבנית סידור עבודה לחדרניות או תבנית סידור אחזקת חדרים במלון. משמרות פתוחות הופכות חדרים נוספים לעבודה שהצוות יכול לקחת באפליקציה במקום שאחראי משמרת יעבור על טלפונים. תוכנת סידור עבודה לאחזקת חדרים שמסדרת את שני אלה נכון מסירה את רוב הבלגן של הבוקר, וסך השעות המצטבר לצד כל שם מונע מאותם שלושה עובדים לספוג כל אזור נוסף.

המבחן המעשי של תוכנת סידור אחזקת חדרים במלון הוא מה קורה ב-08:30 כשהדף כבר שגוי. העברת אזור לעובדת אחרת לוקחת שניות, החדרנית המושפעת מקבלת התראה, ואפליקציית הסידור בנייד שלה מציגה את השינוי בלי שאף אחד ידפיס משהו. תוכנה שמפיקה רק מסמך פתרה את החצי הקל של הבעיה.

קבלה, ביקורת לילה ורוטציות 24/7

הקבלה לא נסגרת, ולכן הסידור שלה הוא רוטציה ולא שבוע. משמרות בוקר, ערב ולילה נערמות על אותו יום, בלוק הלילה חוצה את חצות, וכל משמרת דורשת רמת סמכות מסוימת שנוכחת בפועל. ב-Shifton משמרות בכל אורך יכולות לחצות את חצות ולהיספר ביום הנכון ובמדרגת השכר הנכונה, והתפקיד של כל אדם יושב לצד שמו בלוח כך שמשמרת בלי אחראי בולטת עוד לפני הפרסום. תבנית סידור לקבלה שמוחלת קדימה שומרת על רוטציה עקבית, אפשר לשמור תבנית לכל אתר, והחלפות בין עובדים עוברות בכל זאת דרך אישור מנהל. תוכנת סידור משמרות למלון שלא יודעת לבטא בלוק לילה נכון תדווח שעות שגויות בכל שבוע.

להתאים את התקן לתפוסה ולא להרגל

רוב הסידורים מועתקים מהשבוע שעבר, כלומר הם מאוישים לפי התפוסה של השבוע שעבר. זהו המקור הגדול ביותר לעלות עבודה שאפשר היה למנוע במלון: יותר מדי אנשים ביום שלישי שקט, מעט מדי ביום שישי עמוס, ושעות תוספת שממלאות את הפער. מלונות עם חללי כנסים ואירועים חשים את התנודה הזאת חזק יותר, ולאתרים כאלה מוקדש בנפרד שיבוץ עובדים במרכזי תערוכות.

Shifton מאפשרת לרשום ביקוש צפוי לכל תאריך ולכל שעה, להגדיר את התבניות שאתם מפעילים ולייצר את הסידור מול העקומה הזאת. שעות נוספות הופכות לכלל ולא לתקלה: לחסום אותן, להתיר אותן או לדרוש אישור לפני שמישהו חוצה את התקרה שלו. כאן תוכנה לתכנון כוח אדם במלון מוכיחה את עצמה, כי ליומן משותף אין שום מושג כמה עבודה יש בשעה אחת.

שיאי עונה וצוות שמתחלף

העסקה עונתית במלון פירושה קליטה מהירה וסידור שאפשר לקרוא בלי הדרכה. עובדים חדשים מוזמנים באימייל, מופיעים ברשימת הצוות עם התפקיד ורמת ההרשאה שלהם, ורואים באפליקציה רק את המשמרות שלהם. הזמינות נאספת מכל אדם כיומן ולא כשיחה, כך שסטודנט עם שעות הרצאה קבועות או עובד עונתי חוזר מסודרים סביב מה שהם באמת מסרו.

גם כאן התבניות חשובות. שבוע שיא הוא בעיקר שבוע השיא של השנה שעברה עם שמות אחרים, ותבנית סידור עבודה שמורה למלון הופכת בנייה מחדש של יומיים לאחר צהריים אחד. לשמור את תבנית הסידור של העונה הקודמת שווה יותר מכל תכנון שנעשה מלוח ריק.

תוספות לילה, סוף שבוע וחג בעלות השכר

אותה משמרת עולה כסף שונה בהתאם למועד שבו היא נופלת, ולכן סידור שנראה מאוזן בשעות עלול להיות מעוות מאוד בעלות. דוחות תעריפי שכר מפצלים תקופה לתעריף בסיס, לילה, לילה וסוף שבוע וחג, לפי אדם ולפי מחלקה, ויושבים באותה לוחית עם דוחות שעות עבודה, יתרת חופשה, תקציב ואיחורים. עמוד הדוחות שלנו מפרט מה כל אחד מהם מחזיר. הוסיפו נתוני כניסה ויציאה, ותוכנת נוכחות ושעות למלון מפסיקה להיות שחזור חודשי מהנייר. בונוסים וקיזוזים נרשמים על המשמרת שבה הם התרחשו, כך שגם התאמה שנעשית שלושה שבועות אחר כך משאירה עקבות.

אתר אחד או רשת

מלון בודד צריך מהירות ולא יותר מזה. רשת צריכה אתרים מופרדים, מנהלים כלליים שרואים רק את שלהם, וסכומים שמתגבשים עבור הבעלים. Shifton מכסה את שניהם בלי להחליף מוצר: פרויקטים וסידורים מפרידים בין אתרים ובין מחלקות, הרשאות קובעות מי עורך מה, ועובדים שמשותפים לכמה אתרים רואים יומן אחד. הדרישות של מלון בוטיק והדרישות של רשת עומדות על אותו בסיס של משמרות, תבניות, זמינות ושעות, ולכן מערכת סידור עבודה למלון שעובדת באתר אחד בדרך כלל גדלה בלי הגירה. מערכת לניהול כוח אדם במלון היא אותו מוצר עם עוד פרויקטים בתוכו, ותוכנה שכופה חשבון שני לכל אתר יוצרת עבודה במקום להסיר אותה. מפעילים שמנהלים גם עסקים שאינם אכסון יכולים להשוות לעמוד הרחב יותר של סידור עבודה למסעדות.

מה לבדוק לפני שמתחייבים

העבירו כל אפליקציית סידור למלון שבוע אמיתי אחד לפני שאתם מחליטים. בנו אחזקת חדרים, קבלה ולילות מאפס ומדדו כמה זמן זה לקח. הזינו משמרת לילה ובדקו שהיא נספרת ביום הנכון ובתעריף הנכון. דחפו מישהו במכוון מעל תקרת השעות שלו וראו אם אתם מקבלים אזהרה. אחר כך הוציאו את הדוחות וודאו ששעות התוספת מופרדות ולא מסוכמות יחד, כי זה המספר שמנהל כללי יישאל עליו.

Shifton חינמית לעד עשרה חברי צוות בלי הגבלת זמן, מה שמכסה אתר קטן במלואו, והתוכניות בתשלום מחויבות לפי עובד לחודש כשהצוות גדל; עמוד המחירים מראה איפה כל מודול יושב. ייבאו את הצוות, בנו שבוע של מחלקה אחת, פרסמו אותו וראו כמה מהניהול השוטף של הסידור נעלם.