תוכנת סידור עבודה לאחזקת מבנים עבור צוותי שטח

בניין מנוהל שווה בדיוק כמו האנשים שעומדים בו. מישהו פותח את הדלתות, מישהו מאייש את דלפק הקבלה, מישהו עובר בחדר המכונות, ומישהו זמין כשקו אנכי מציף בחצות. כשמפזרים את זה על פני תיק נכסים שלם, החלק הקשה כבר אינו העבודה עצמה אלא הידיעה מי במשמרת ואיפה. תוכנת סידור עבודה לאחזקת מבנים היא מה שהופך אוסף של הסדרים נפרדים לסידור עבודה אחד.

רוב הצוותים מתחילים מגיליון אלקטרוני לכל בניין. השיטה מחזיקה מעמד עד יום המחלה הראשון, עד ההתנגשות הראשונה בחופשות ועד סוף השבוע הראשון שדרש שני טכנאים במקום אחד. מכאן והלאה, מי שמחזיק את תיק הנכסים מבלה יותר זמן בבנייה מחדש של סידורי עבודה מאשר בביקור באתרים.

מה תוכנת סידור עבודה לאחזקת מבנים חייבת לעשות

ארבע משימות חשובות יותר מכל השאר. לבנות שבוע על פני כמה בניינים במהירות ולשנות אותו בלי לצייר שום דבר מחדש. לשמור על סבב הוגן של כוננות ועבודה מחוץ לשעות הפעילות בין אנשי הצוות. להעביר את סידור העבודה העדכני לכל טלפון, כי עובדי השטח נמצאים במסדרונות ובחדרי מכונות ולא ליד שולחן. ולרשום מה בוצע בפועל, כי שעות בתשלום, הפסקות ואיחורים הם המספרים שעליהם מתווכחים.

אפליקציית סידור עבודה לניהול נכסים שמטפלת בארבעת אלה שווה יותר מרשימת יכולות ארוכה. זה גם ההבדל בין אב בית שבודק את הטלפון שלו לבין אחד שמצלצל למשרד בכל יום ראשון בערב.

שבוע בתיק נכסים מורכב מכמה חלקים חוזרים:

• איוש יום קבוע לקבלה, לניקיון ולתחזוקת הבניין
• משמרות אבטחה של לילה וסוף שבוע שחוצות את חצות
• סבבים מתוכננים ובדיקות תקופתיות שחוזרות שבוע אחר שבוע
• כוננות שמתחלפת בין הטכנאים שיכולים להגיע בהתראה קצרה

ברגע שארבעת אלה יושבים על אותה רשת ולא בארבעה קבצים נפרדים, סידור העבודה מפסיק להיות תלוי בזיכרון של מישהו.

אבות בית, עובדי ניקיון ומאבטחים בסידור עבודה אחד

תיק נכסים מאויש בכמה מקצועות שכמעט אינם נפגשים. צוותי ניקיון מתחילים לפני שהבניין נפתח, האבטחה רצה כל הלילה, הטכנאים עושים סבבים ביום, והקבלה מכסה את השעות שביניהם. לכל אחד יש דפוס משלו, עלות משלו ותפיסה משלו של יום רגיל.

החזקת כולם על אותה רשת, כשהבניינים מופרדים כפרויקטים, מאפשרת למנהל לתכנן אתר אחד בנפרד ועדיין לראות אם כל תיק הנכסים מכוסה. הצמצום נעשה באמצעות מסננים. מערכת סידור עבודה לעובדי נכסים שאינה יודעת להפריד בין אתרים דוחפת הכול בחזרה לגיליון אחד בלתי קריא בתוך חודש.

מתבנית של תוכנית אחזקה לסידור עבודה מפורסם

אחזקה חוזרת היא החצי הצפוי של העבודה, ולכן כל כך הרבה צוותים מתחילים מתבנית של תוכנית אחזקת מבנה. תבנית היא נקודת פתיחה טובה ומערכת הפעלה גרועה: היא אומרת מה אמור לקרות בשבוע רגיל ולא אומרת דבר על מי בחופש, מי מחליף או מה השתנה ביום שלישי.

תבניות סידור עבודה שמורות סוגרות את הפער. שבוע שהוכיח את עצמו בבניין מסוים נעשה בו שימוש חוזר במקום להיבנות מחדש, ואז מותאם לחגים ולהיעדרויות לפני הפרסום. התוכנית נשארת ניתנת לשחזור, והחריגים נשארים גלויים במקום לחיות בראש של מנהל אחד.

כוננות ועבודה מחוץ לשעות הפעילות בכל תיק הנכסים

עבודה מחוץ לשעות הפעילות היא המקום שבו ההוגנות והכיסוי מתנגשים. היא חייבת להתחלף באופן שווה, אנשים צריכים לדעת שבועות מראש אילו לילות שייכים להם, והחלפות חייבות להירשם במקום אחר מקבוצת הודעות.

כשמתכננים אותה כמשמרות באותו לוח שנה של עבודת היום, הכוננות הופכת לדבר שאפשר לבדוק. לילות שאיש לא לקח נשארים בשורת המשמרות הפתוחות ומגיעים לכל הצוות בבת אחת במקום לרדת ברשימת טלפונים. כיסוי לסיום מאוחר או להתחלה מוקדמת מתווסף לאותה רשת, וכולם רואים את השינוי ברגע שהוא מתפרסם. זה רוב מה שנדרש מתוכנת ניהול כוח אדם בתחום הנכסים בלילה קשה.

חופשות מושכות לאותו כיוון. חופשה שהתבקשה דרך האפליקציה יושבת מול סידור העבודה, כך שמי שמתכנן את אוגוסט רואה מי כבר רשום כנעדר לפני שהוא מחייב בניין בכיסוי רציף.

תפקידים, רמות הרשאה ורשימת עובדים שהמשרד הראשי רואה

סידור העבודה אמין בדיוק כמו הרשימה שמאחוריו. לכל אדם יש תפקיד, רמת הרשאה, מספר טלפון, כתובת דוא"ל ואזור זמן, כך שמנהל יודע מי ניתן לשיבוץ לפני יצירת המשמרת. קבלני משנה ועובדים עונתיים מתווספים בנפרד או מיובאים בכמות, מוזמנים בדוא"ל, וסטטוס החשבון שלהם נשאר גלוי עד שההזמנה מאושרת.

רמות הרשאה נעשות חשובות ברגע שתיק הנכסים גדל. מנהל אתר צריך לבנות ולפרסם את סידור העבודה של הבניין שלו. המשרד הראשי צריך לראות את כולם. הגדרה של זה לכל אדם, במקום העברת קובץ מיד ליד, היא מה שמשאיר כלי לסידור עבודה באחזקת מבנים שמיש בעשרים בניינים ולא בשניים.

הפסקות, החלפות והמשמרת שמשתנה באמצע היום

תוכניות זזות. הפסקה נלקחת מאוחר מהמתוכנן כי טכנאי המעליות הגיע באיחור, משמרת אבטחת לילה מ 19:00 עד 02:00 עוברת למישהו אחר, עובדת ניקיון של הבוקר מתחילה מוקדם. כל אחד מאלה ניתן לעריכה בתצוגת היום, כשההתחלה והסיום המתוכננים נרשמים מול הזמנים שבוצעו, כך שהרישום משקף את המשמרת שקרתה ולא את זו שנכתבה.

ההחלפות מטופלות באותו מקום. אפשר גם לצרף משימות למשמרת, וכך סבב או בדיקה תקופתית נוסעים עם מי שמבצע אותם, וכלי ניהול המשימות שלנו מכסים את הצד הזה בפירוט.

היכן נגמרות פלטפורמות תיק הנכסים ומתחיל סידור העבודה

תוצאות החיפוש מערבבות שני מוצרים שאין ביניהם כמעט דבר משותף, ולכן כדאי לומר זאת בפשטות. תוכנת ניהול נכסים מסחריים מנהלת חוזי שכירות, שכר דירה והצד הפיננסי של תיק נכסים, היא נרכשת על ידי חלק אחר בארגון, ו Shifton לא עושה דבר מזה. Shifton היא שכבת כוח האדם: מי משובץ באיזה בניין, מי בכוננות, מי החתים כניסה, כמה שעות בוצעו וכמה מהן היו שעות נוספות.

כמעט כל חברת ניהול מפעילה את שתיהן, והחלוקה ברורה. פלטפורמת תיק הנכסים אחראית על הבניינים ועל הכסף. אפליקציית סידור עבודה למנהל נכסים אחראית על האנשים ועל השעות. צוותים שמנהלים גם מתחמים מעורבים ימצאו את אותו מבנה בעמוד ניהול מבנים ומתקנים שלנו.

איך בוחרים מערכת סידור עבודה שצוותי השטח באמת ישתמשו בה

את האימוץ קובעים העובדים ולא הרוכש. אם סידור העבודה באפליקציה הוא הסידור האמיתי בכל פעם, אנשים מפסיקים לצלצל למשרד כדי לבדוק את סוף השבוע. זה אומר שינויים שמתפרסמים לכולם בבת אחת, זמינות ובקשות חופשה שמטופלות באותו מקום שבו נמצא סידור העבודה, ושעות רשומות שתואמות למה שבוצע.

עוזר גם כשהתוכנה יושבת לצד מה שכבר בשימוש. Usedesk, Zapier, Intercom ו QuickBooks מתחברים ממסך האינטגרציות, כך ששעות ושינויי סטטוס ממשיכים הלאה במקום להישאר במערכת אחת.

עד 10 חברי צוות, Shifton חינמית ללא הגבלת זמן, מה שמספיק לחברת ניהול קטנה או לבניין גדול אחד. תיקי נכסים גדולים יותר עוברים ל תוכניות בתשלום שמחויבות לפי עובד לחודש, כשמיקום גיאוגרפי ומיקום עבודה זמינים כמודול בתשלום. היעד לא משתנה עם הגודל: כל בניין מכוסה, לכל לילה מחוץ לשעות הפעילות יש אחראי, ומספר שעות שאיש לא צריך להתווכח עליו.