Hotellin työvuorosuunnittelu jokaiselle osastolle

Hotelli on useita liiketoimintoja saman katon alla, ja työvuorolista on paikka, jossa ne törmäävät. Kerroshoitoa ohjaavat lähdöt, vastaanottoa saapumiset, kiinteistöhuoltoa se mikä yöllä rikkoutui, ja yötiimiä yksinkertainen tosiasia siitä, että jonkun on oltava hereillä. Hotellin työvuorosuunnitteluohjelman on pidettävä kaikki nämä rytmit hallussa yhtä aikaa ja annettava vuoropäällikön silti korjata lauantai viidessä minuutissa.

Työvoima on myös suurin kustannuserä, jota hotelli pystyy todella liikuttamaan viikosta toiseen. Kun lista elää taulukkolaskennassa, ylitys näkyy vasta palkanlaskennan jälkeen, ja siihen mennessä sen aiheuttaneet päätökset ovat kolme viikkoa vanhoja.

Mitä hotellin työvuorosuunnittelun on osattava

Neljä asiaa kantaa suurimman osan hyödystä. Koko viikon rakentaminen nopeasti usean osaston yli. Jokaisen henkilön tuntien pitäminen työsopimuksen ja lain rajoissa jo vuoroja jaettaessa, ei rikkeen huomaaminen jälkikäteen. Tiimin tavoittaminen puhelimeen sillä hetkellä kun jokin muuttuu. Ja tuntien raportointi niissä luokissa, joissa ne maksetaan, jotta yö- ja pyhäkattavuus on tiedossa oleva kustannus.

Shifton on rakennettu näiden neljän ympärille: päivä-, viikko- ja kuukausinäkymät, vuoropohjat, kysyntään perustuva automaattinen jakelu, avoimet vuorot, vaihdot, käytettävyys ja vapaapyynnöt, mobiili kellokortti ja tuntipalkkaraportointi. Se on hotellin henkilöstönhallinnan ohjelmisto toiminnan ihmispuolelle, eikä se koske huoneisiin, hintoihin tai varauksiin.

Sama tarve kirjoitetaan eri tavoin. Omistajat kysyvät hotellin henkilöstöjärjestelmää, vuoropäälliköt haluavat työvuorolistaohjelman, ja talous haluaa palkkakulun lakkaavan liikkumasta ilman ennakkovaroitusta. Hotellin työvuorojen suunnitteluohjelman on vastattava kaikkiin kolmeen yhdestä ruudukosta, tai siitä tulee vain yksi välilehti, jota kukaan ei avaa.

Kerroshoito on talon vaikein lista

Kerroshoitajat mitoitetaan työmäärään, joka muuttuu päivittäin ja vahvistuu vasta edellisenä iltana. Alueet on tasapainotettava, jokaisessa vuorossa on oltava esimies, ja koko suunnitelma voi olla väärä kello yhdeksän aamulla, jos yksi kerros tyhjenee odottamatta.

Kaksi mekanismia kantaa painon. Pohjat pitävät todelliset kiertosi, joten viikko alkaa tunnetusta muodosta tyhjän ruudukon sijaan, ja juuri tätä haetaan kun etsitään kerroshoidon työvuorolistapohjaa tai hotellin siivouslistan pohjaa. Avoimet vuorot muuttavat ylimääräiset huoneet työksi, jonka tiimi voi ottaa sovelluksessa, sen sijaan että esimies soittelisi läpi koko listan. Kerroshoidon työvuorosuunnittelu, joka hoitaa nämä kaksi oikein, poistaa suurimman osan aamun sekasorrosta, ja kertyvät tuntisummat nimen vierellä estävät saman kolmen ihmisen imemästä itseensä jokaisen lisäalueen.

Hotellin kerroshoidon työvuorosuunnittelun käytännön koe on se, mitä tapahtuu kello 08.30, kun lista on jo väärä. Alueen siirtäminen toiselle kestää sekunteja, kyseinen kerroshoitaja saa ilmoituksen, ja puhelimen työvuorosovellus näyttää muutoksen ilman että kukaan tulostaa mitään. Listaohjelma, joka tuottaa vain dokumentin, on ratkaissut ongelman helpon puolen.

Vastaanotto, yöaudit ja ympärivuorokautinen kierto

Vastaanotto ei sulje koskaan, joten sen lista on kierto eikä viikko. Aamu-, ilta- ja yövuorot pinoutuvat samalle päivälle, yöblokki kulkee puolenyön yli, ja jokaisessa vuorossa tarvitaan tietty päätösvalta paikalla. Shiftonissa minkä tahansa pituiset vuorot voivat ylittää puolenyön ja kirjautuvat oikealle päivälle ja oikeaan palkkaluokkaan, ja jokaisen rooli näkyy nimen vierellä ruudukossa, joten vuoro ilman esimiestä paljastuu ennen julkaisua. Eteenpäin sovellettu vastaanoton vuoropohja pitää kierron tasaisena, pohja voidaan tallentaa kohteittain, ja työntekijöiden keskinäiset vaihdot kulkevat silti esimiehen vahvistuksen kautta. Hotellin vuorosuunnitteluohjelma, joka ei osaa esittää yöblokkia oikein, raportoi tunnit väärin joka ikinen viikko.

Mitoitus käyttöasteeseen eikä tottumukseen

Useimmat listat kopioidaan edelliseltä viikolta, mikä tarkoittaa että ne on mitoitettu edellisen viikon käyttöasteeseen. Se on hotellin suurin yksittäinen vältettävissä oleva työvoimakustannus: liikaa väkeä hiljaisena tiistaina, liian vähän täytenä perjantaina, ja lisäkorvatut tunnit täyttämässä eroa.

Shiftonissa voit kirjata odotetun kysynnän jokaiselle päivälle ja jokaiselle tunnille, määritellä käytössä olevat pohjat ja luoda listan tuota käyrää vasten. Ylityö on sääntö eikä vahinko: estä se, salli se tai vaadi vahvistus ennen kuin kukaan ylittää rajansa. Tässä hotellin työvoimasuunnittelu lunastaa paikkansa, koska jaetulla kalenterilla ei ole mitään käsitystä siitä, kuinka paljon työtä yhteen tuntiin sisältyy.

Sesonkipiikit ja vaihtuva henkilöstö

Hotellin kausiluonteinen henkilöstö tarkoittaa nopeaa perehdytystä ja listaa, jonka voi lukea ilman koulutusta. Uudet työntekijät kutsutaan sähköpostilla, he ilmestyvät tiimilistaan tehtävänimikkeensä ja käyttöoikeustasonsa kanssa ja näkevät sovelluksessa vain omat vuoronsa. Käytettävyys kerätään jokaiselta kalenterina eikä keskusteluna, joten opiskelija kiinteillä luentoajoilla tai palaava kausityöntekijä mitoitetaan sen ympärille, mitä hän todella ilmoitti.

Pohjat merkitsevät myös tässä. Huippuviikko on pitkälti viime vuoden huippuviikko eri nimillä, ja tallennettu hotellin työvuorolistapohja muuttaa kahden päivän uudelleenrakennuksen yhdeksi iltapäiväksi. Edellisen kauden pohjan säilyttäminen on arvokkaampaa kuin mikään tyhjästä ruudukosta tehty suunnittelu.

Yö-, viikonloppu- ja pyhälisät palkkakulussa

Sama vuoro maksaa eri summan sen mukaan, mihin se osuu, joten tunneissa tasapainoiselta näyttävä lista voi olla kustannuksissa pahasti epätasapainossa. Tuntipalkkaraportit jakavat jakson perustuntiin, yöhön, yöhön ja viikonloppuun sekä pyhiin, henkilöä ja osastoa kohden, ja ne sijaitsevat samassa paneelissa työtuntien, vapaasaldon, budjetin ja myöhästymisten raporttien rinnalla. Raportit-sivumme luettelee, mitä jokainen niistä palauttaa. Lisää leimaukset sisään ja ulos, niin hotellin työajanseuranta lakkaa olemasta kuukausittainen jälleenrakennus paperista. Bonukset ja sanktiot kirjataan sille vuorolle, jossa ne syntyivät, joten kolme viikkoa myöhemmin tehdyllä oikaisulla on edelleen jälki takanaan.

Yksi kohde tai ketju

Yksittäinen hotelli tarvitsee nopeutta eikä muuta. Ketju tarvitsee kohteet erillään, hotellinjohtajat jotka näkevät vain omansa, ja summat jotka kertyvät omistajalle. Shifton kattaa molemmat vaihtamatta tuotetta: projektit ja listat erottavat kohteet ja osastot, oikeudet ratkaisevat kuka muokkaa mitä, ja kohteiden välillä jaettu henkilöstö näkee yhden kalenterin. Pienen boutique-hotellin vaatimukset ja ketjutason vaatimukset seisovat samalla perustalla vuoroista, pohjista, käytettävyydestä ja tunneista, ja siksi yhdelle kohteelle toimiva järjestelmä skaalautuu yleensä ilman siirtoprojektia. Ketjun henkilöstöjärjestelmä on vain sama tuote useammalla projektilla, ja ohjelma joka pakottaa toisen tilin kohdetta kohti luo työtä sen sijaan että poistaisi sitä. Majoituksen ulkopuolista toimintaa pyörittävät voivat verrata laajempaa ravintola-alan työvuorosuunnittelun sivua.

Mitä testata ennen päätöstä

Aja mikä tahansa hotellin työvuorosovellus läpi yhden todellisen viikon ennen päätöstä. Rakenna kerroshoito, vastaanotto ja yöt tyhjästä ja ota aikaa. Syötä yövuoro ja tarkista, että se lasketaan oikealle päivälle oikealla korvauksella. Työnnä joku tarkoituksella yli tuntirajansa ja katso, tuleeko varoitus. Vedä sitten raportit ja varmista, että lisätunnit on eroteltu eikä laskettu yhteen, koska juuri sitä lukua hotellinjohtajalta kysytään.

Shifton on ilmainen enintään kymmenelle tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen kohteen kokonaan, ja maksulliset paketit laskutetaan työntekijää kohti kuukaudessa tiimin kasvaessa; hinnoittelusivu näyttää, missä kukin moduuli sijaitsee. Tuo tiimisi sisään, rakenna yhden osaston viikko, julkaise se ja katso, kuinka paljon listahallinnosta katoaa.