Vartijoiden työvuorosuunnittelu ympäri vuorokauden
Rakenna työvuorolista, joka kattaa jokaisen kohteen ja jokaisen tunnin, paikkaa aukko puhelimesta ja säilytä tunnit, joiden perusteella asiakasta laskutetaan.
Kata vuorokausi, älä toimiston työpäivää
Vartiointia mitataan sillä, oliko piste miehitetty, ei sillä, oliko toimisto auki. Kahdentoista tunnin kierrot, yöt, viikonloput ja juhlapyhät ovat täällä tavallinen tapaus, ja listan on näytettävä kattamaton tunti ennen kuin se koittaa.
Paikkaa äkillinen poissaolo minuuteissa
Vartija ilmoittaa klo 22:40 sairastuneensa, ja pisteen on oltava miehitetty klo 23:00. Apua ei tuo kauniimpi kalenteri vaan mahdollisuus lähettää avoin vuoro kaikille, jotka saavat sen ottaa, ja nähdä, kuka hyväksyy ensimmäisenä.
Kirjaa tunnit, joista lasku syntyy
Vartioinnissa tuntikirjaus on lasku. Todellisen tulon ja lähdön kirjaaminen suunnitellun vuoron viereen pitää asiakaslaskutuksen ja palkanlaskennan samalla lukujoukolla kahden vähitellen eroavan taulukon sijaan.
Pidä luvat ja kohteen säännöt näkyvissä
Vartija ilman voimassa olevaa lupaa kohteessa, joka sitä vaatii, on sopimusongelma eikä hallinnollinen asia. Voimassaolon päättymispäivät ja kohdekohtaiset vaatimukset listan vieressä tarkoittavat, että tarkistus tapahtuu viikkoa rakennettaessa.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Mitä vartioinnin työvuoro-ohjelman on ratkaistava
Vartiointiliike myy läsnäolotunteja. Kaikki muu, univormut, raportointi, asiakassuhde, lepää sen varassa, oliko piste miehitetty sunnuntaina kello kolme yöllä. Jo tämä yksi seikka tekee vartioinnin suunnittelusta erilaista kuin lähes mikään muu työvuorolista: ei ole hiljaista jaksoa, jonka aikana aukon voisi sietää.
Paine kohdistuu kolmeen kohtaan. Kattavuuden on oltava katkeamaton kohteissa, joilla kullakin on omat tuntinsa. Poissaolo on korvattava minuuteissa eikä päivissä, yleensä pahimpaan aikaan. Ja tehdyt tunnit ovat samalla asiakaslaskun rivi ja palkkalaskelman luku, joten virhe maksaa kahdesti.
Katkeamaton kattavuus, rakennettu kerran
Useimmat vartiointilistat kulkevat kaavan mukaan. Neljä päivää töitä ja neljä vapaata, kaksi-kaksi-kolme, päivä- ja yöviikkojen vuorottelu. Sen naputtelu viikko viikolta on kohta, josta virheet astuvat sisään, ja yksi väliin jäänyt vuoronvaihto tuottaa miehittämättömän pisteen. Kaavan rakentaminen kerran pohjaksi ja sen siirtäminen eteenpäin poistaa naputtelun ja sen mukana useimmat virheet.
Kohteet muodostavat rakenteen toisen puoliskon. Kun jokainen sopimus on projekti, esimies katsoo yhtä asiakasta ja näkee täsmälleen, mitä tämä asiakas tällä viikolla saa, ja sama taulu ilman suodatinta näyttää koko yrityksen, mukaan lukien pisteen, jolle ei ole vielä osoitettu ketään.
Aukko, jonka on näyttävä
Avoin vuoro voittaa tyhjän ruudun. Ruutu, jota kukaan ei ole täyttänyt, näyttää samalta kuin ruutu, jota ei tarvitse täyttää. Avoin vuoro sanoo suoraan: tämä piste on sitoumus, siinä ei ole ketään, ja tässä on lista ihmisistä, jotka voisivat olla.
Monitulkintaisuus on vihollinen listassa, joka käy koko yön.
Vartijan korvaaminen lyhyellä varoitusajalla
Äkillinen poissaolo on hetki, jolloin ohjelma joko auttaa tai ei. Listan läpisoittaminen toimii kolmanteen puheluun asti, joka menee vastaajaan. Avoimen vuoron julkaiseminen kaikille, jotka saavat sen laillisesti ottaa, ja sen hyväksyminen ensimmäiseltä pätevältä muuttaa kahdenkymmenen minuutin ongelman kahden minuutin ongelmaksi ja jättää merkinnän siitä, keneltä kysyttiin ja kuka vastasi.
Lukukuittaus painaa täällä enemmän kuin useimmilla aloilla. Varmuus siitä, että vartija todella avasi listan, sen oletuksen sijaan että viesti meni perille, on ero katetun pisteen ja vasta paikan päällä havaitun aukon välillä.
Merkintä ratkaisee, ei nopeus.
Tunnit, jotka kestävät asiakkaan kysymyksen
Vartioinnin laskut tarkistetaan. Kun asiakas kysyy, miksi tiistai näyttää neljätoista tuntia kahdentoista tunnin pisteellä, vastauksen on oltava samassa järjestelmässä, joka luvun tuotti. Todellisen tulon ja lähdön kirjaaminen suunnitellun vuoron viereen, tauot erikseen, jättää selityksen yhden näytön päähän eikä iltapäivän mittaisen jäljittämisen taakse.
Sama kuri suojaa palkkapuolta. Ylityö, joka näkyy sinä päivänä kun se tehtiin, voidaan kyseenalaistaa tai hyväksyä viikon ollessa vielä auki. Palkka-aineistosta löytynyt ylityö on jo tapahtunut.
Luvat listan vieressä
Vartijan asettaminen ilman lupaa pisteeseen, joka sitä vaatii, on sopimusrikkomus, jonka seuraukset ulottuvat kauas listan ulkopuolelle. Todistusten ja lupien päivämäärien pitäminen henkilökortilla, siellä missä viikkoa rakentava ihminen ne näkee, siirtää tarkistuksen siihen hetkeen, jolloin siitä on hyötyä. Järjestelmä säilyttää ja näyttää päivämäärät, harkinta jää esimiehelle.
Kaavat ja miksi ne kannattaa pystyttää kunnolla
Vartiointilistat asettuvat pieneen määrään muotoja. Neljä päivää töitä ja neljä vapaata antaa katkeamattoman kattavuuden neljällä tiimillä. Kaksi-kaksi-kolme, Pitmanin kaava, antaa jokaiselle vartijalle pitkän viikonlopun joka toinen viikko ja on jo pelkästään siksi suosittu. Päivä- ja yöviikkojen vuorottelu on tavallista siellä, missä sopimus ei kanna erillistä yömiehitystä. Kaikki tämä on laskentaa, ja kaikki tämä menee vikaan käsin naputeltuna.
Kaavan pystyttämisellä kerran pohjaksi on ajansäästön lisäksi toinen hyöty. Se tekee listasta ennakoitavan niille, jotka sen tekevät työkseen. Vartija, joka näkee kuusi viikkoa eteenpäin, rakentaa elämänsä työn ympärille, ja operatiivinen esimies lakkaa menettämästä ihmisiä yrityksille, jotka julkaisevat pidemmälle.
Kiinteät pisteet ja liikkuvat partiot samalla taululla
Useimmat liikkeet hoitavat molempia, ja ne käyttäytyvät eri tavoin. Kiinteä piste on määrätty paikka määrätyksi tuntimääräksi. Partio on reitti, jolla on useita kohteita yhdessä vuorossa. Niiden pitäminen erillisinä osastoina samassa listassa säilyttää eron ja näyttää silti yhden viikon koko yritykselle, ja estää partiokuljettajan laskemisen sellaisen pisteen katteeksi, jolla hän käy yön aikana vain kahdesti.
Raportointi, jota vartiointisopimus todella tarvitsee
Kaksi raporttia kantaa suurimman painon. Tunnit kohteittain vastaa asiakkaan kysymykseen ja ruokkii laskun. Tunnit vartijoittain vastaa palkkakysymykseen ja näyttää, kuka on menossa kohti väsymysongelmaa ennen kuin siitä tulee tapaus. Molemmat tulevat samoista kirjatuista ajoista, ja juuri se on pointti: yksi lukujoukko luettuna kahdella tavalla kahden kuukauden lopussa eriävän järjestelmän sijaan.
Kolmas raportti ansaitsee paikkansa hitaammin. Suunniteltujen ja tehtyjen tuntien vertailu neljänneksen yli näyttää, mitkä sopimukset hinnoiteltiin oikein ja mitkä eivät. Kohde, joka venyy vuoronvaihdossa jatkuvasti neljäkymmentä minuuttia yli, menettää rahaa hiljaa, ja ainoa paikka, jossa se näkyy, on kahden sarakkeen välinen ero.
Hinnoiteltu oikein tai ei. Sarakkeet kertovat sen.
Väsymys on suunnittelupäätös
Pitkät vuorot ja yötyö kuuluvat alaan, ja lista on paikka, jossa riski joko hallitaan tai luodaan. Vartijan edellisen vuoron päättymisajan näkeminen seuraavan alkamisajan vieressä, samalla kun viikkoa rakennetaan, on pieni asia, joka estää suuren. Shifton kirjaa ja näyttää nämä ajat, päätös siitä mikä on hyväksyttävää jää ihmiselle, joka tuntee sopimuksen ja siihen sovellettavan lain.
Mitä aloittaminen maksaa
Shifton on ilmainen 10 vartijaan asti ilman aikarajaa, mikä kattaa pienen liikkuvan partiotoiminnan tai yhden kiinteän sopimuksen. Lista, perustason työaikakirjaus, mobiilisovellus ja raportointi kuuluvat mukaan. Maksulliset moduulit lisätään yksi kerrallaan 0,50 dollarista työntekijältä kuukaudessa, ja työpaikan sijainnin valvonta, moduuli joka sitoo leimauksen paikkaan, maksaa 5 dollaria työntekijältä kuukaudessa ja sisältää 10 päivän kokeilun.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko rakentaa ympärivuorokautisen listan kahdentoista tunnin vuoroilla?
Kyllä. Kiertävät kaavat, kuten neljä neljää vastaan tai 2-2-3, rakennetaan kerran pohjaksi ja sovelletaan eteenpäin, joten jatkuvaa listaa ei tarvitse naputella viikko viikolta. Yöt, viikonloput ja juhlapyhät ovat samassa näkymässä tavallisia vuoroja.
Kuinka nopeasti täytän vuoron, kun vartija sairastuu?
Avaat vuoron, ja se lähtee kaikille, jotka voivat ottaa sen. Vartijat hyväksyvät sovelluksesta, ja esimies näkee, kuka vastasi ensimmäisenä. Vaihtopyynnöt toimivat samalla tavalla, ja muutos julkaistaan vasta hyväksynnän jälkeen.
Voinko suunnitella vartijoita useaan asiakaskohteeseen?
Kyllä. Jokainen kohde tai sopimus on projekti, ja sama vartija voi olla saman viikon aikana varattuna useampaan. Kohdesuodatin antaa asiakkaalle näytettävän näkymän, ja raportit ryhmittelevät tunnit samalla tavalla.
Seuraako järjestelmä lupien ja todistusten voimassaoloa?
Henkilökortti pitää todistusten ja lupien päivämäärät henkilön vieressä, joten listan rakentaja tarkistaa voimassaolon ennen kuin asettaa jonkun pisteeseen, joka sitä vaatii. Automaattista laillisuustarkistusta ei ole, päivämäärät säilytetään ja ne näkyvät.
Voivatko vartijat leimata pisteellä toimiston sijaan?
Perustason työaikakirjaus toimii mobiilisovelluksesta millä tahansa laitteella. Yrityksille, jotka tarvitsevat paikkaan sidotun leimauksen, työpaikan sijainnin valvonta on saatavilla maksullisena moduulina hintaan 5 dollaria työntekijältä kuukaudessa, mukana 10 päivän kokeilu.
Riittääkö ilmainen taso pienelle vartiointiliikkeelle, jolla on yksi sopimus?
Kymmeneen vartijaan asti riittää, ilman aikarajaa: lista, perustason työaikakirjaus, mobiilisovellus ja raportit kuuluvat mukaan. Maksulliset moduulit lisätään 0,50 dollarista työntekijältä kuukaudessa, kokeilu on jopa 60 päivää.
Kata jokainen vartiopiste ensi viikolla
Ilmainen 10 vartijaan asti, kiertävillä kaavoilla, puhelimesta täyttyvillä avoimilla vuoroilla ja tunneilla, joilla voit laskuttaa.