Tehokas tehtävien hallinta parantaa tiimityötä

Lisää työnkulkusi tehokkuutta Shiftonin tehtävänhallintaohjelmistolla – järjestä, tee yhteistyötä ja toimi ajoissa!

Vuoroihin sidottu tehtävien jakaminen etulinjan tiimeille

Aikataulutus kertoo työntekijöille, milloin työskennellä — mutta ei, mitä heidän tulee tehdä paikalle saapuessaan. Ilman vuoroihin sidottuja tehtäviä työntekijät aloittavat päivänsä odottaen ohjeita, esihenkilöt toistavat itseään jatkuvasti, ja tärkeät päivittäiset tehtävät unohtuvat tai tulevat tehdyiksi kahteen kertaan eri tiimin jäsenten toimesta.

Vuoroihin liitetyt tehtävät — määritä tietyt tehtävät kullekin vuorolle, jotta työntekijät näkevät vastuunsa heti leimautuessaan sisään

Prioriteettien mukainen tehtävien järjestys — merkitse tehtävät kiireellisiksi, normaaleiksi tai matalan prioriteetin tehtäviksi, jotta työntekijät keskittyvät ensin tärkeimpiin asioihin

Toistuvien tehtävien mallit — luo päivittäisiä, viikoittaisia tai kuukausittaisia tehtävämalleja, jotka täyttyvät automaattisesti, kun vastaavat vuorot on aikataulutettu

Määräajan laskurit — jokaisessa tehtävässä näkyy reaaliaikainen laskuri, jotta työntekijät ja esihenkilöt näkevät tarkalleen, कितना aikaa on jäljellä

Tehtävien edistymisen seuranta ja valmistumisen varmistaminen

Tehtävien jakaminen on vain puolet kokonaisuudesta — esihenkilöiden on tiedettävä, onko tehtävät suoritettu, kuinka kauan ne kestivät ja ilmenikö ongelmia. Ilman valmistumisen seurantaa esihenkilöt käyttävät vuoronsa kiertäen työpistettä ja tarkistaen edistymistä sen sijaan, että he johtaisivat toimintaa.

Reaaliaikaiset tilapäivitykset — työntekijät merkitsevät tehtävät käynnissä oleviksi, valmiiksi tai estyneiksi suoraan mobiililaitteeltaan vuoron aikana

Valokuva- ja muistiinpanoliitteet — vaadi tietyille tehtäville valokuvanäyttöä tai kirjallisia muistiinpanoja valmistumisen laadun varmistamiseksi

Esihenkilön valmistumisen hallintapaneeli — tarkastele kaikkien aktiivisten vuorojen tehtävien edistymistä yhdellä näytöllä, jotta viivästykset ja keskeneräiset työt havaitaan heti

Esihenkilön ohitusmahdollisuus — esihenkilöt voivat jakaa tehtäviä uudelleen, muuttaa niiden prioriteettia tai peruuttaa ne reaaliajassa muuttuvien operatiivisten tarpeiden mukaan

Tiimien välinen tehtävien koordinointi ja luovutukset

Monet operatiiviset tehtävät ulottuvat useille vuoroille tai tiimeille — aamuvuoro aloittaa siivouskierron, iltavuoro jatkaa sitä ja yövuoro tekee lopputarkastuksen. Ilman jäsenneltyjä luovutusmekanismeja tehtävät putoavat väliin jokaisessa vuoronvaihdossa.

Vuoronvaihdon muistiinpanot — lähtevän vuoron työntekijät jättävät muistiinpanoja tehtävien tilasta ja ongelmista saapuvan tiimin tarkastettavaksi ennen aloitusta

Monivuoroiset tehtäväketjut — yhdistä toisiinsa liittyvät tehtävät peräkkäisten vuorojen yli, jotta edistyminen siirtyy automaattisesti eteenpäin

Osastojen väliset tehtävät — määritä yhteistyötä vaativia tehtäviä, jotka edellyttävät useiden osastojen panosta ja joissa edistymisen näkyvyys on yhteinen

Sijaintikohtaiset tehtäväkirjastot — ylläpidä erillisiä tehtäväluetteloita jokaiselle työpisteelle, jotta kuhunkin sijaintiin näkyvät vain relevantit tehtävät

Tehtävien valmistumisen analytiikka ja operatiivinen tehokkuus

Sen ymmärtäminen, mitkä tehtävät kestävät odotettua pidempään, mitkä jäävät usein kesken ja mitkä tiimit saavuttavat tavoitteensa johdonmukaisesti, antaa esihenkilöille tiedot, joita he tarvitsevat työnkulkujen optimointiin, henkilöstömitoituksen säätämiseen ja koulutusohjelmien parantamiseen.

Tehtävien keston analyysi — vertaa arvioituja ja todellisia valmistumisaikoja asettaaksesi realistisempia odotuksia ja tunnistaaksesi pullonkaulat

Valmistumisaste tiimeittäin — vertaa tiimejä ja sijainteja tehtävien valmistumisprosentin perusteella tunnistaaksesi parhaat suoriutujat ja tuen tarpeessa olevat alueet

Toistuvien ongelmien tunnistus — merkitse tehtävät, jotka toistuvasti merkitään estyneiksi tai keskeneräisiksi, jotta järjestelmälliset operatiiviset ongelmat tulevat esiin

SLA-vaatimusten seuranta — seuraa tehtävien valmistumista palvelutasosopimuksiin nähden ja merkitse rikkomukset ennen kuin ne eskaloituvat

Ilmainen ikuisesti

Aloita ilmaisella suunnitelmalla

Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.

Jopa 10 tiimin jäsentä

Vuorosuunnittelu ja kalenteri

Kellokortti ja läsnäolo

Mobiilisovellus iOS:lle ja Androidille

Palkkakelpoiset tuntilistat

Raportit ja analytiikka

Aloita ilmaiseksi

Usein kysytyt kysymykset

Voiko Shifton liittää tehtäviä suoraan työvuoroihin?

Kyllä. Jokaiselle vuorolle voidaan määrittää tehtäviä, joten työntekijät näkevät vastuunsa heti leimatessaan. Tehtävät voidaan merkitä kiireellisiksi, vakioksi tai matalaksi prioriteetiksi, ja toistuvat mallit täyttyvät automaattisesti.

Miten työntekijät päivittävät tehtävien edistymistä vuoron aikana?

Työntekijät merkitsevät tehtävät käynnissä oleviksi, valmiiksi tai estetyiksi matkapuhelimella reaaliajassa. Johtajat voivat vaatia valokuvatodisteita tai kirjallisia muistiinpanoja laadun varmistamiseksi.

Mitä tapahtuu, kun tehtävä ulottuu useille vuoroille tai tiimeille?

Shifton tukee vuorojen välistä tehtäväketjua, jossa lähtevät työntekijät jättävät siirtymämuistiinpanot ja edistyminen jatkuu automaattisesti. Osastojen välisillä tehtävillä on jaettu näkyvyys.

Voiko esimies uudelleenkohdentaa tai peruuttaa tehtäviä vuoron aikana?

Kyllä. Kojelauta näyttää kaikkien aktiivisten tehtävien reaaliaikaisen tilan. Esimiehet voivat uudelleenkohdentaa, priorisoida tai peruuttaa minkä tahansa tehtävän reaaliaikaisesti.

Millaisia analytiikkatietoja Shifton tarjoaa tehtävien suorituksesta?

Raportit vertaavat arvioitua ja todellista tehtäväkestoa, järjestävät tiimit suoritusprosentin mukaan ja merkitsevät toistuvasti estetyt tehtävät. SLA-vaatimustenmukaisuuden seuranta varoittaa esimiehiä ennen rikkomuksia.