Lentoyhtiön henkilöstön työvuorosuunnittelu miehistölle ja maatiimeille

Lentoyhtiö ei oikeastaan koskaan pysähdy. Ensimmäiset lähtöselvitystiskit avautuvat ennen aamunkoittoa, asematason miehistöt kääntävät koneita pitkin päivää, ja yön viimeinen saapuva tarvitsee edelleen jonkun portille. Miehitys kulkee lentoaallon mukaan, ja aalto liikkuu sään, viivästysten ja vuodenajan mukaan. Kun lista rakennetaan taulukkoon, jokainen näistä liikkeistä on täsmättävä käsin, ja aukot paljastuvat vasta kun vuoro alkaa yhtä henkilöä vajaana.

Useimmat suunnittelutyökalut on tehty toimistoihin, joissa kysyntä on tasaista ja kaikki tekevät samat tunnit. Ilmailu ei toimi niin. Työaikaikkunat ovat epäsäännöllisiä, henkilöstöllä on pätevyyksiä, jotka määräävät mitä rooleja he voivat täyttää, ja työ- ja lepoaikasäännöt asettavat kovat rajat sille, miten tunnit voi pinota. Työkalu, joka sivuuttaa nämä realiteetit, kierretään kuukaudessa, ja kiertotie on yleensä taulukko ja ryhmächatti.

Mitä lentoyhtiön työvuoro-ohjelmiston on pystyttävä käsittelemään

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, työ tiivistyy muutamaan asiaan. Suunnittelijan on rakennettava viikon vuorot nopeasti, monen roolin yli kerralla. Työ- ja lepoaikarajoja on noudatettava ennen julkaisua, ei vasta auditoinnissa. Työvoimakustannuksen on näyttävä toimintaa vasten ennen kuin tunnit lyödään lukkoon. Terminaaleihin, tukikohtiin ja aikavyöhykkeille hajautunut työvoima on tavoitettava. Ja työkalun on kestettävä kun suunnitelma rikkoutuu, sillä ilmailussa suunnitelma rikkoutuu päivittäin. Lentoyhtiön suunnitteluohjelmisto, joka ylittää nämä rimat, voittaa sellaisen, jolla on pidempi ominaisuuslista mutta joka ratkoo ongelmia joita toiminnalla ei ole.

Miehistön ja maahenkilöstön vuorot ilman aukkoja

Lentoyhtiö ei ole yksi tiimi. Matkustamomiehistö, ohjaamomiehistö, porttivirkailijat, lähtöselvityshenkilöstö, asematason käsittelijät ja operatiiviset valvojat työskentelevät eri rytmeissä, pitävät eri pätevyyksiä ja kantavat eri sääntöjä. Hyvä lentoyhtiön työvoiman hallintaohjelmisto kohtelee jokaista ryhmää omanaan pitäen samalla koko toiminnan yhdessä näkymässä. Maahenkilöstön ja miehistön listat rakennetaan omien kaavojensa mukaan, mutta kokonaismiehitys ja kokonaiskustannus pysyvät yhdellä näytöllä, ja roolikohtainen vähimmäismäärä voidaan lukita joka vuoroon, jottei mikään asema avaa vajaana. Kysyntäpohjainen suunnittelu sitoo miehityksen aikatauluun jäykän viikkoruudukon sijaan, joten sekä aikaiset aallot että myöhäiset saapumiset saavat tarvitsemansa miehityksen.

Työaika-, lepo- ja väsymyssääntöjen pitäminen kurissa

Työ- ja lepoaikasäännöt eivät ole ilmailussa mukava lisä, ne ovat se rajoite, jonka ympärille koko lista rakennetaan. Vuoro, joka näyttää yksinään moitteettomalta, voi silti rikkoa vähimmäislevon heti kun edellinen työaika ja työmatka lasketaan mukaan. Lentoyhtiön vuorosuunnitteluohjelmisto kantaa nämä rajat suunnitelman sisällä. Vähimmäislepo, enimmäistyöaika ja peräkkäisten päivien katot pakotetaan listan täyttyessä, ristiriidat merkitään ennen jokaista julkaisua, ja pätevyystarkistukset pitävät sertifioidun henkilöstön niissä rooleissa, jotka sitä vaativat. Näin vaatimustenmukaisuus muuttuu jälkikäteisestä käsintarkistuksesta suojakaiteeksi, joka istuu jokaisessa suunnittelupäätöksessä, ja juuri siellä väsymysriskiä oikeasti hallitaan.

Työvoimakustannusten hallinta ympärivuorokautisessa toiminnassa

Työvoima on ainoa kustannus, jota toiminta voi liikuttaa päivästä toiseen, ja se, joka piiloutuu. Kun suunnittelu elää taulukossa, ylitykset pysyvät näkymättöminä kunnes palkka-ajo saapuu: viivästys, joka venytti vuoron suunnitellun lopun yli, varallaolijat, jotka kutsuttiin selvinneen häiriön takia, ylityskynnys, joka ylittyi kenenkään huomaamatta. Lentoyhtiön vuorosuunnitteluohjelmisto tekee tämän menon näkyväksi silloin kun toimintaan on vielä aikaa. Arvioitu työvoimakustannus näkyy listaa rakennettaessa, hälytys laukeaa ennen kuin vuoro kallistuu lisäpalkan puolelle, ja suunnitellut tunnit voi verrata seuraavana aamuna siihen, mitä toiminta oikeasti tarvitsi. Ympärivuorokautisessa, moniroolisessa toiminnassa nämä säästöt kertyvät nopeasti, jo ennen kuin listan teossa säästetty aika lasketaan mukaan.

Usean tukikohdan ja aseman koordinointi

Sillä hetkellä kun lentoyhtiö pyörittää toista tukikohtaa, koordinointi lakkaa olemasta lista ja muuttuu logistiikkaongelmaksi. Yhtä asemaa tulvii aamun aalto toisen ollessa hiljainen, pätevä virkailija istuu toimettomana verkon toisessa päässä olevalla asemalla, eikä operaatiokeskus näe sitä ennen kuin raportit saapuvat. Ilmailun työvoiman hallinta tuo jokaisen tukikohdan ja aseman yhdelle kojelaudalle. Epätasapaino näkyy reaaliajassa, jaettu työntekijä voidaan siirtää yhdellä napautuksella, ja hyväksi todettu viikkopohja voidaan viedä uudelle asemalle tyhjästä ruudukosta aloittamisen sijaan. Se mikä ennen söi vuoropäällikön koko vuoron puheluita, muuttuu lyhyeksi katsaukseksi.

Liikkuvan, hajautuneen työvoiman tavoittaminen

Lentoyhtiön henkilöstö on harvoin työpöydän ääressä. He ovat kentällä, seisontapaikalla, portilla tai kahden työjakson välissä, ja ilmoitustaulun lista oli vanhentunut sillä hetkellä kun se tulostettiin. Mobiili edellä -lähestymistapa tavoittaa ihmiset siellä missä he ovat. Listat julkaistaan suoraan puhelimiin, vaihdot ja avoimet vuorot hoituvat sovelluksessa esihenkilön hyväksynnällä yhdellä napautuksella, ja saatavuus- ja vapaapyynnöt kerätään ennen listan rakentamista sen sijaan että niitä jahdattaisiin jälkeenpäin. Täysi ominaisuusvalikoima kattaa vuoronvaihdot, työajanseurannan, ilmoitukset ja raportoinnin, joten muutos tavoittaa oikeat ihmiset kerralla eikä puhelukierroksen kautta vuorojen yli.

Oikean työkalun valinta toiminnallesi

Testaa jokaista alustaa niin kuin tiimi sitä oikeasti käyttää. Avaa se perusluokan puhelimessa, sillä sellaista useimmat kentällä kantavat. Rakenna kokonainen viikko useiden roolien yli ja ota aikaa. Yritä pinota lista, joka rikkoo lepoaikasäännön, ja varmista että järjestelmä pysäyttää sinut. Lähetä vuoronmuutosilmoitus ja katso kuinka nopeasti se saapuu. Työkalu, joka selviää näistä testeistä, on se joka on ensi vuonnakin käytössä. Alle kymmenen työntekijän Shiftonin ilmaisversio hoitaa koko työn ilman aikarajaa, ja kun toiminta kasvaa tukikohtien yli, maksulliset tasot lisäävät usean aseman näkymän, syvemmän kustannusraportoinnin ja edistyneet hallinnat. Tavoite pysyy joka tapauksessa samana: lista, joka heijastaa todellista aikataulua, työaikarajat, joita noudatetaan rakenteeltaan, työvoimakustannusrivi, joka laskeutuu sinne minne se suunniteltiin, ja tiimi, joka tietää aina milloin on töissä. Siinä on ero lentoyhtiön vuorojen hallinnan ja tulipalojen sammuttamisen välillä, ja siellä oikea lentoyhtiön henkilöstön työvuoro-ohjelmisto ansaitsee paikkansa.