Phần mềm quản lý vận hành marketing cho năng lực đội ngũ

Năng lực của marketing gần như luôn bị đánh giá quá cao. Trên giấy, một đội chín người có bốn mươi lăm ngày làm việc mỗi tháng, còn trên thực tế phần lớn trong số đó đã bị chiếm bởi báo cáo, phê duyệt, tuyển dụng, ngày phép và chiến dịch bị kéo dài. Phần mềm quản lý vận hành marketing quan trọng bởi khoảng cách giữa số nhân sự trên danh nghĩa và số giờ dùng được chính là nơi các hạn chót lặng lẽ chết đi.

Vấn đề thứ hai là khả năng nhìn thấy. Công việc marketing phần lớn vô hình cho tới khi nó ra mắt, và điều đó khiến việc từ chối có căn cứ trở nên rất khó. Một yêu cầu thêm một tài nguyên nữa trông như miễn phí, vì không ai chỉ ra được nó sẽ đẩy lùi những giờ nào. Phần mềm quản lý đội marketing sửa chuyện đó bằng cách làm số giờ trở nên rõ ràng: cái gì đã được xếp, ai đang giữ nó và cái gì phải dịch chuyển nếu có việc mới đến.

Phần mềm quản lý vận hành marketing phải bao quát những gì

Bốn việc. Cho thấy năng lực thực của đội trong một kỳ thay vì số nhân sự. Cho phép lập kế hoạch công việc dựa trên những người đã tự xác nhận là rảnh. Ghi lại số giờ đã đi vào từng chiến dịch để mức sử dụng nhân lực là một phép đo chứ không phải một ý kiến. Và làm tất cả những điều đó ở nơi cả đội sẽ nhìn vào, tức là trên điện thoại chứ không phải trong một tài liệu không ai mở tới lần thứ hai. Phần mềm xếp lịch vận hành marketing làm được ba việc đầu nhưng sống trong bảng tính sẽ thất bại ở việc thứ tư, và chính việc thứ tư quyết định nó có được dùng hay không. Đó cũng là lý do phần mềm xếp lịch nhân sự marketing thành hay bại nhờ ứng dụng di động chứ không nhờ danh sách tính năng.

Lập kế hoạch nguồn lực chiến dịch theo năng lực thực

Việc lập kế hoạch nguồn lực chiến dịch sai theo một cách rất dễ đoán: kế hoạch được dựng lùi từ các đầu việc, còn con người thì được mặc định là rảnh vì họ đang có việc làm. Đi xuôi từ năng lực sẽ cho một câu trả lời khác và trung thực hơn. Trong Shifton, mỗi chiến dịch hoặc luồng công việc là một dự án, nên giờ được ghi vào đó và tổng số hiện ra theo từng người và từng kỳ. Khi hai chiến dịch cùng muốn một chuyên viên trong cùng hai tuần, xung đột hiện ngay trên lưới thay vì hiện trong buổi họp tiến độ ba tuần sau. Phần mềm xếp lịch cho đội marketing đáng có đúng vào lúc số luồng công việc song song vượt quá số người có thể giữ hết chúng trong đầu.

Phần lớn các đội bắt đầu bằng một mẫu lịch marketing trong bảng tính, và nó còn trụ được khi mỗi lần chỉ có một chiến dịch. Nó ngừng hoạt động ngay khi hai chiến dịch chồng nhau, vì mẫu ghi lại ý định còn lịch ghi lại cam kết, và chỉ một trong hai cho bạn biết thứ Năm đã đầy hay chưa. Một mẫu lịch marketing đang có thể được nhập vào thay vì đánh lại, sau đó được duy trì như một kế hoạch sống chứ không phải một tài liệu mà ai đó phải nhớ mở lại.

Chia một ngày làm việc thành các đầu việc thực tế

Một ngày đã xếp lịch nói rằng có người đang đi làm. Nó không nói ngày đó cho ra kết quả gì. Các hoạt động nằm trong ca với giờ riêng của chúng, cho phép chia một ngày thành những phần việc riêng biệt mà nó chứa, và cùng một hoạt động có thể phân phối cho nhiều người trong một lần thao tác thay vì gán lần lượt từng người. Phần việc buộc phải làm nhưng chưa có người phụ trách có thể tạm đặt đó rồi nhận sau. Tính năng theo dõi hoạt động của chúng tôi nói chi tiết về phần này. Với một đội nội bộ, đây là khác biệt giữa một kế hoạch nói rằng tuần này đã đầy và một kế hoạch nói rằng tuần này tạo ra cái gì.

Nơi nền tảng marketing kết thúc và việc lập kế hoạch nhân lực bắt đầu

Kết quả tìm kiếm ở lĩnh vực này chật kín một nhóm sản phẩm khác. Phần lớn công cụ được bán dưới tên phần mềm quản lý marketing đều lập kế hoạch cho kênh, tài nguyên nội dung, tập khách hàng và luồng phê duyệt, và nhiều công cụ trong số đó làm rất xuất sắc. Không công cụ nào biết đội bạn có bao nhiêu giờ tháng tới, ai đang nghỉ phép, hay lần ra mắt vừa rồi đã tiêu tốn bao nhiêu công sức nhân lực. Phần mềm quản lý nhân lực marketing trả lời những câu hỏi đó và hoàn toàn không dính vào việc triển khai kênh. Phần mềm xếp lịch marketing nội bộ và nền tảng triển khai bổ trợ cho nhau chứ không thay thế nhau, và coi chúng là đối thủ chính là cách các đội có một kế hoạch nội dung rất đẹp mà không còn ai rảnh để thực hiện. Những đội tính phí khách theo giờ có một bài toán khác về hình dạng, và trang dành cho đội agency của chúng tôi nói về việc đó.

Thời gian rảnh, giờ tập trung và các mô hình kết hợp

Các đội marketing rất ít khi làm một tuần đồng đều. Có người dồn giờ, có người giữ khoảng thời gian được bảo vệ cho việc cần đào sâu, còn cách làm kết hợp khiến việc có mặt tại chỗ và số giờ làm trở thành hai câu hỏi riêng biệt. Thời gian rảnh được thu từ từng người theo giờ cho tháng tới, còn đơn xin nghỉ đi qua ứng dụng để phê duyệt, nhờ vậy lịch được dựng trên thông tin đã xác nhận. Phần mềm xếp lịch cho phòng marketing nào mặc định mọi người rảnh từ chín giờ đến năm giờ sẽ tạo ra một kế hoạch trông ổn và vỡ ngay tuần đầu. Phần mềm xếp lịch nhân viên marketing phải coi thời gian rảnh là thông tin thu từ con người chứ không phải một quy định áp lên họ. Vị trí và cấp quyền cũng quan trọng ở đây, vì một trưởng nhóm nên điều chỉnh được lịch của nhóm mình mà không bị trao cả lịch của toàn công ty.

Ra mắt, sự kiện và những giờ ngoài khuôn mẫu

Phần mềm xếp ca cho marketing nghe như một nhóm sản phẩm lạ với một đội làm việc ở văn phòng, cho tới cuối tuần ra mắt đầu tiên. Một phần công việc marketing từ chối nằm gọn trong giờ hành chính. Các đợt ra mắt rơi vào những thời điểm bất tiện, sự kiện kéo qua cuối tuần, và một chiến dịch đang chạy có lúc cần người theo dõi ngoài ngày làm việc bình thường. Thay vì một thỏa thuận không chính thức rồi lặng lẽ thành không lương, hãy đăng phần việc đó thành ca trống để bất cứ ai đủ điều kiện đều nhận được, và để việc đổi ca diễn ra giữa các thành viên với sự xác nhận của quản lý. Có thể gắn thưởng vào từng ca cụ thể khi phần trực thêm đáng được ghi nhận. Phần mềm xếp lịch cho đội chiến dịch nào coi việc làm ngoài giờ là ngoại lệ xử lý trên nhóm chat chính là cách thiện chí bị tiêu hết mà không ai nhận ra. Với các đội còn trực báo chí ngoài giờ hành chính, chúng tôi có trang riêng về xếp lịch cho công ty quan hệ công chúng.

Mức sử dụng nhân lực, giờ theo dự án và chi phí của một chiến dịch

Khi giờ đã được ghi theo dự án, nhiều tranh luận trở nên đơn giản. Báo cáo giờ làm cho thấy giờ đã làm và giờ tăng ca của từng người, lọc theo dự án, vị trí và kỳ, với giờ nghỉ và số lần vào muộn là những con số riêng. Báo cáo ngân sách và mức lương giờ chuyển những dữ liệu đó thành chi phí nhân công cho mỗi chiến dịch, và đó là con số hỗ trợ đề xuất tăng nhân sự tốt hơn nhiều so với một mô tả về việc mọi người cảm thấy bận đến đâu. Phần mềm theo dõi giờ làm trong marketing thường bị các đội sáng tạo phản ứng, và điều đó hợp lý khi nó bị dùng để giám sát. Dùng cho mục đích năng lực, nó làm điều ngược lại: nó là bằng chứng rằng đội đã tới giới hạn. Phần mềm xếp lịch cho đội nội dung giành được lòng tin khi kết quả của dữ liệu là khối lượng công việc hợp lý hơn chứ không phải một bảng điểm, và sự cẩn trọng đó cũng áp dụng cho phần mềm theo dõi giờ làm của đội nội dung: nó hoạt động khi cả đội xem được những báo cáo viết về mình.

Shifton cho đội marketing nội bộ

Shifton hẹp một cách có chủ ý. Nó lập kế hoạch cho con người, ghi lại số giờ và báo cáo cả hai, với bao nhiêu chiến dịch, văn phòng và nhóm mà bạn đang vận hành, và nó không cố trở thành nền tảng triển khai. Phần mềm xếp lịch cho đội marketing số với phạm vi như vậy rất dễ đưa vào dùng vì có rất ít thứ phải học: một cái lưới, một ứng dụng, một bộ báo cáo. Phần mềm xếp lịch cho đội marketing sáng tạo phải đủ nhẹ để không bao giờ biến thành chính công việc, và một giải pháp xếp lịch marketing cần tới nhiều ngày huấn luyện sẽ không sống qua một quý bận rộn. Dưới 10 thành viên, phần mềm miễn phí không giới hạn thời gian, gồm xếp ca, chấm công và điểm danh cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo, đủ dùng cho một phòng nhỏ. Vượt mức đó, giá tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng, còn dự báo và phân bổ tự động là các mô đun trả phí. Kết quả là một bộ máy marketing nói được mình có năng lực cho việc gì, và chứng minh được điều đó.