Phần mềm xếp lịch tài xế cho doanh nghiệp vận tải

Vì sao xếp lịch tài xế là một bài toán riêng

Phần lớn bảng phân ca chỉ trả lời một câu hỏi: ai làm vào lúc nào. Vận tải thêm câu thứ hai không tách rời được câu thứ nhất: ai lái cái gì. Một ca không có người không phải là một giờ thiếu nhân lực, đó là một chuyến không lăn bánh, và hậu quả rơi xuống đầu khách hàng ngay trong ngày.

Ràng buộc thứ ba là thời gian nghỉ. Ở gần như mọi thị trường, khoảng cách giữa giờ kết thúc và giờ bắt đầu kế tiếp đều bị quy định, nghĩa là kế hoạch không đơn thuần là bài toán sở thích. Một lịch trông gọn gàng trên giấy nhưng chỉ chừa chín tiếng giữa một ca về muộn và một ca đi sớm thì không gọn, mà là không dùng được.

Tuyến là đơn vị của việc lập kế hoạch

Dựng mỗi tuyến, mỗi dịch vụ hay mỗi bến thành một dự án riêng làm thay đổi diện mạo của tuần. Thay vì một danh sách người kèm số giờ bên cạnh, người điều độ nhìn thấy ngày làm việc như một tập hợp chuyến, mỗi chuyến hoặc đã có người hoặc chưa. Những chuyến chưa có người nằm ở hàng ca trống, nơi không thể nhầm chúng với một ngày nghỉ.

Cách này cũng làm cho tuần pha trộn trở nên dễ đọc. Một tài xế sáng chạy tuyến cố định, chiều đi giao hàng sẽ có hai ca trên hai dự án, và số giờ bám vào đúng dịch vụ thay vì tan thành một con số duy nhất.

Xếp dỡ, kiểm tra xe và thời gian chờ

Thời gian không ngồi sau vô lăng vẫn tốn tiền và vẫn phải được ghi lại. Kiểm tra phương tiện, xếp dỡ hàng và chờ tại kho khách được xếp thành ca riêng, nhờ vậy chúng hiện rõ trong kế hoạch và đếm được trong báo cáo thay vì lẩn khuất bên trong một khối lái xe dài.

Một chuyến không có tài xế không phải lỗ hổng trên bảng phân ca. Đó là một khách hàng đang chờ.

Nhìn thấy giờ nghỉ khi đang xếp, không phải sau đó

Thời điểm bắt được vấn đề nghỉ ngơi là lúc tuần đang được dựng. Khi giờ kết thúc trước nằm cùng màn hình với giờ bắt đầu sau, một quãng quay đầu quá ngắn hiện ra rõ ràng với chính người ra quyết định. Phát hiện muộn nghĩa là phải dựng lại một tuần đã phát và báo cho tài xế rằng ngày của anh ta đã đổi.

Khả năng nhận việc chạy song song với điều đó. Tài xế đánh dấu những ngày không chạy được trước khi lịch được dựng sẽ cắt bỏ trọn một vòng sửa chữa, còn đơn nghỉ phép nằm trong cùng một lịch khiến kế hoạch được lập dựa trên thực tế chứ không dựa trên một giả định lạc quan.

Điều độ là bức tranh sống, không phải một tài liệu

Đến tám giờ sáng, một lịch đã phát thường đã cũ. Một xe trượt kiểm tra kỹ thuật, một tài xế kẹt giữa dòng xe, một khách dời khung giờ. Cái điều độ cần không phải bản kế hoạch đẹp hơn mà là bản hiện thời: ai đang làm, ai chưa chấm công, và tài xế đủ hạng nào rảnh trong giờ tới.

Đẩy một ca trống tới tất cả những người có thể nhận thì hơn hẳn gọi lần lượt theo danh sách, và cách đó để lại dấu vết. Xác nhận đã đọc khép vòng từ phía ngược lại, nên một thay đổi phát lúc sáu giờ được biết chắc là đã có người xem chứ không phải đoán rằng nó đã tới.

Đến tám giờ, kế hoạch đã thành quá khứ. Cái đáng kể là bức tranh hiện tại.

Chi phí theo tuyến thay cho chi phí theo tháng

Nhà xe đo nhiên liệu theo ki lô mét và bảo dưỡng theo đầu phương tiện, rồi lại coi nhân công là một con số tháng duy nhất. Ghi giờ thực tế gắn với tuyến đã chạy sẽ cho nhân công cùng độ phân giải ấy. Một tuyến âm thầm ngốn giờ vượt vào mỗi thứ Sáu sẽ lộ ra trong báo cáo tuần, còn một tuyến báo giá sáu tiếng mà chạy hết tám tiếng có thể được tính lại khi hợp đồng còn mới.

Bến bãi, tài xế thuê ngoài và lực lượng qua đơn vị cung ứng

Rất ít doanh nghiệp vận tải chạy bằng một nhóm tài xế biên chế duy nhất. Thường còn có chủ xe tự lái, một đơn vị cung ứng mà công ty tìm đến vào tuần cao điểm, và đôi khi một bến thứ hai với người phụ trách và thói quen riêng. Lịch phải chứa được tất cả mà không giả vờ rằng họ là một.

Phòng ban gánh phần phân biệt đó. Tài xế biên chế, tài xế thuê ngoài và lực lượng qua đơn vị cung ứng ngồi ở các phòng ban tách biệt trong cùng một tuần, nhờ vậy bức tranh vận hành vẫn đầy đủ còn phần xuất sang bảng lương vẫn sạch. Người điều độ thấy mọi chuyến và ai đang cầm lái. Bảng lương chỉ thấy những người công ty trả tiền.

Tuần cao điểm và lực lượng theo mùa

Nhu cầu trong vận tải hiếm khi bằng phẳng. Hàng giao cho cửa hàng tăng vọt trước dịp lễ, tuyến đưa đón học sinh dừng rồi chạy lại, xe chở nông sản đi theo mùa thu hoạch. Lập kế hoạch cho những tuần đó bằng chính công cụ này thay vì một bảng tính riêng khiến các tài xế bổ sung bước vào đúng quy trình thường ngày, và chi phí của mùa cao điểm đo được về sau thay vì tan vào một con số giờ vượt chung.

Cần kiểm tra gì khi so sánh các công cụ xếp lịch tài xế

Nhóm sản phẩm này đông đúc và các nhãn dán chồng lên nhau. Phần mềm tối ưu tuyến đường lo hành trình. Thiết bị giám sát hành trình đo phương tiện. Hệ thống quản lý vận tải xử lý đơn hàng và hàng hóa. Xếp lịch tài xế nằm bên dưới tất cả và trả lời một câu hỏi hẹp hơn: người nào trên chuyến nào, và số giờ ấy có hợp lệ và được trả đúng hay không.

Những câu hỏi đáng đặt ra cho bất kỳ ứng viên nào đều mang tính thực dụng chứ không phải kiến trúc. Một tài xế có giữ được hai ca trên hai tuyến trong một ngày không. Ca trước có hiện ra khi bạn gán ca sau không. Ứng dụng có hiển thị thay đổi đã phát mà tài xế không phải hỏi không. Giờ kế hoạch và giờ thực tế có phải là hai con số lưu riêng, hay hệ thống lặng lẽ ghi đè con số này lên con số kia.

Khi nào gói miễn phí là đủ

Một bến duy nhất với dưới mười tài xế có thể chạy toàn bộ hoạt động trên gói miễn phí không giới hạn thời gian: tuần làm việc, ứng dụng, chấm công cơ bản và báo cáo. Thời điểm bắt đầu trả tiền thường là do quân số tăng lên chứ không phải do thiếu một tính năng, và các mô đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng thay vì phải nhảy lên một gói lớn hơn.

Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Shifton miễn phí cho tối đa 10 tài xế mà không giới hạn thời gian, đủ cho một đội xe nhỏ hoặc một bến duy nhất. Xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều nằm trong gói đó. Các mô đun trả phí được thêm riêng lẻ từ 0,50 đô la mỗi nhân viên mỗi tháng, mỗi mô đun có thời gian dùng thử tới 60 ngày, nên doanh nghiệp có thể thử phần lương hay phần kiểm soát vị trí trên một tuyến đang chạy trước khi quyết định.