Phần mềm xếp lịch cho công ty kế toán mùa cao điểm
Xếp lịch cho cả nhóm quanh các hạn nộp, ghi giờ vào đúng khách hàng phát sinh và nhìn ra ai đang đuối trước khi họ lên tiếng.
Xếp lịch quanh hạn nộp, không quanh một tuần trung bình
Công việc kế toán chưa bao giờ rải đều. Tháng Giêng và những tuần trước mỗi hạn nộp ngốn hết năng lực của cả năm chỉ trong một tháng, rồi áp lực hạ xuống. Một bảng lịch dựng trên tuần trung bình không mô tả nổi điều đó.
Ghi giờ theo khách hàng
Chênh lệch giữa giờ làm và giờ xuất hóa đơn quyết định biên lợi nhuận của từng hợp đồng. Ghi giờ vào và giờ ra theo dự án khách hàng khép lại khoảng chênh đó, vì bảng chấm công và hóa đơn cùng lấy từ một bản ghi.
Nhìn ra ai đang đuối trước khi họ nói
Mùa cao điểm, người đang vất vả nhất thường là người nói ra sau cùng. Giờ làm hằng tuần theo từng người, kế hoạch so với thực tế, cho thấy quy luật khi nó còn là chuyện xếp lịch chứ chưa thành lá đơn xin nghỉ.
Giữ nhân sự trẻ, nhân sự lâu năm và người thời vụ trên một bảng
Các công ty kế toán tăng quy mô mùa cao điểm bằng nhân sự thời vụ và cộng tác viên quay lại hằng năm. Phòng ban giữ các nhóm đó tách bạch trong kế hoạch, còn dữ liệu xuất sang tính lương vẫn chỉ gồm người công ty thực sự tuyển dụng.
Bắt đầu với gói Miễn phí
Không giới hạn thời gian. Truy cập đầy đủ các tính năng cốt lõi và nâng cấp khi bạn sẵn sàng.
Hình dáng một năm của nghề kế toán
Văn phòng nào cũng thuộc đường cong này. Một quãng dài công việc còn xoay xở được, rồi tới vách đá: những tuần trước hạn nộp, khi năng lực của cả năm bị đốt trong một tháng, ai cũng ở lại muộn, và chất lượng của kế hoạch quyết định công ty đi qua nguyên vẹn hay mất hai người vào tháng Ba.
Chính đường cong đó khiến các phần mềm xếp lịch chung chung không hợp với kế toán. Công cụ làm cho bán lẻ hay nhà hàng giả định một tuần lặp lại với các đỉnh nhỏ có thể đoán trước. Một năm kế toán chỉ có một hoặc hai đỉnh, nhưng chúng át hết mọi thứ còn lại, và câu hỏi khi xếp lịch không phải ai làm thứ Ba, mà là từ giờ tới hạn nộp có đủ năng lực hay không.
Hợp đồng, không phải nhân sự
Đơn vị hữu ích là khách hàng. Khi mỗi ca đều mang hợp đồng mà nó thuộc về, những câu hỏi quan trọng tự trả lời: khách này đã tiêu tốn bao nhiêu so với mức đã báo giá, ai đang bận việc gì trong bốn tuần tới, và năng lực chưa bán được nằm ở đâu.
Ngày chia đôi là trường hợp khó chịu mà công cụ chung chung xử lý rất tệ. Một người lâu năm dành buổi sáng cho một cuộc kiểm toán và buổi chiều cho một bộ báo cáo tài chính không hề có một ngày tám tiếng liền mạch. Hai ca trên hai dự án giữ cho phần chia trung thực, và báo cáo thôi gán trọn ngày cho khách hàng tình cờ được xếp trước.
Hai khách hàng, hai ca. Phép tính tự khớp.
Việc đã nhận mà chưa bố trí người
Việc đã nhận mà chưa ai đứng tên là thứ dễ quên nhất trong một tháng bận, và đắt nhất khi nhớ ra muộn. Giữ nó ở dạng ca trống làm cho nó nằm ngay trước mắt người phải bố trí.
Mùa cao điểm là một mô hình nhân sự, không phải tình huống khẩn cấp
Các công ty gánh đỉnh mùa bằng cộng tác viên quay lại, nhân sự thời vụ và nhân sự trẻ làm phần việc hơi cao hơn cấp bậc. Cả ba đều bình thường và cả ba đều làm bảng lịch phức tạp hơn, vì cách tính lương khác nhau và yêu cầu giám sát cũng khác nhau.
Phòng ban xử lý chuyện đó mà không cần hệ thống thứ hai. Nhân viên chính thức, cộng tác viên và người thời vụ cùng nằm trên một bảng để chủ phần hùn nhìn thấy năng lực thật, còn dữ liệu xuất sang tính lương vẫn chỉ gồm người công ty tuyển dụng.
Con số không ai tự khai
Hỏi cả nhóm hồi tháng Hai xem thế nào thì câu trả lời là ổn. Đọc số giờ thì câu trả lời khác hẳn. Người làm sáu mươi tiếng ba tuần liên tiếp không hề ổn, đó chính là người sẽ nghỉ việc vào tháng Tư, và chi phí tuyển người thay thế vượt xa những gì số giờ dôi ra mang lại.
Kế hoạch so với thực tế, theo từng người, mỗi tuần. So sánh đó là toàn bộ hệ thống cảnh báo sớm, và nó chỉ tồn tại khi cả hai con số đều được lưu chứ không phải một.
Giai đoạn hồi sức quan trọng ngang đỉnh mùa
Những tuần sau hạn nộp là lúc nghỉ phép được lấy và năng lực được dựng lại. Giữ đơn xin nghỉ trong cùng lịch với công việc khiến giai đoạn hồi sức được lên kế hoạch thay vì thương lượng từng cuộc một.
Đây là gì và không phải là gì
Đây không phải phần mềm quản lý văn phòng kế toán. Nó không giữ sổ sách, không nộp tờ khai, không chạy cổng thông tin khách hàng, và những công ty cần các thứ đó thì đã có sẵn. Cái nằm ở đây là lớp bên dưới: ai đang làm việc gì, số giờ thực sự là bao nhiêu, và điều đó có nghĩa gì với biên lợi nhuận và với con người.
Các công ty thường tìm đến nó khi bảng tính hết chịu nổi, và điểm đó rơi vào khoảng tám đến mười hai người cùng hai chủ phần hùn có ý kiến khác nhau về việc ai đang rảnh.
Bắt đầu từ quy mô nhỏ
Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, đủ phủ trọn một văn phòng nhỏ. Xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo đều có sẵn. Các mô đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi cái dùng thử tới 60 ngày, nên một công ty có thể thử mô đun tính lương qua trọn một mùa cao điểm rồi mới quyết.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể xếp lịch cả nhóm theo các hạn nộp không?
Có. Mỗi hợp đồng là một dự án, còn mô hình mùa cao điểm chỉ cần dựng một lần thành mẫu rồi áp về phía trước, nhờ vậy công ty xếp lịch theo bản đồ hạn nộp thay vì theo một tuần trung bình.
Làm sao theo dõi số giờ cho từng khách hàng?
Mỗi ca đều mang tên khách hàng phát sinh, nên báo cáo gom giờ đã ghi theo từng hợp đồng. Người làm hai khách hàng trong một ngày sẽ có hai ca, và ngày đó chia đôi thay vì dồn hết cho một bên.
Tôi có thấy được ai làm quá nhiều giờ trong mùa quyết toán không?
Báo cáo tuần hiển thị giờ theo từng người, kế hoạch so với thực tế, và đánh dấu giờ tăng ca ngay hôm phát sinh. Quy luật của một người liên tục vượt số giờ đã định lộ ra khi bảng lịch vẫn còn sửa được.
Phần mềm có xử lý được nhân sự thời vụ và cộng tác viên không?
Có. Nhân sự tạm thời nằm ở phòng ban riêng trên cùng bảng lịch, nhờ vậy bức tranh vận hành vẫn đầy đủ trong khi dữ liệu xuất sang tính lương chỉ giới hạn ở nhân viên chính thức.
Nhân viên xin nghỉ ngay trong cùng một chỗ được không?
Đơn xin nghỉ nằm chung lịch với các ca, nên người duyệt nhìn thấy tuần đó còn hợp đồng nào chạy và công việc đã có người gánh chưa rồi mới trả lời.
Gói miễn phí có đủ cho một văn phòng kế toán nhỏ không?
Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, gồm xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo. Các mô đun trả phí bắt đầu từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng, mỗi mô đun có thời gian dùng thử tới 60 ngày.
Chuẩn bị tử tế cho hạn nộp sắp tới
Miễn phí tới 10 người, khách hàng là dự án, giờ ghi theo từng hợp đồng và quá tải lộ ra trước khi có người gục.