Software penjadwalan agensi tenaga kerja untuk lokasi klien

Apa yang membuat penjadwalan agensi berbeda

Agensi tenaga kerja menyusun jadwal untuk organisasi yang tidak dia kendalikan. Klien yang menentukan kapan shift berlangsung, berapa orang yang dibutuhkan, dan kualifikasi apa yang harus dimiliki, sedangkan agensi hanya punya hitungan jam untuk mencari orangnya. Pembalikan itulah yang memisahkan penjadwalan agensi dari perencanaan tenaga kerja biasa.

Dari situ lahir perbedaan kedua yang dampaknya lebih besar. Catatan waktu berfungsi sebagai faktur sekaligus dokumen penggajian. Satu jam yang salah dicatat akan salah ditagihkan dan salah dibayarkan, dan kedua kesalahan itu muncul di hadapan klien atau pekerja, bukan di dalam kantor.

Satu pekerja, banyak klien

Masalah strukturalnya mudah dijelaskan dan mudah dibuat keliru. Pekerja yang mengisi tiga lokasi dalam sepekan harus ada satu kali di sistem dan muncul di tiga jadwal. Sistem yang memodelkan klien lebih dulu berakhir dengan tiga salinan orang yang sama, tiga kumpulan jam, dan penjumlahan manual di akhir pekan.

Satu data per pekerja dengan shift yang menempel pada proyek klien menyelesaikan itu dari dua arah. Konsultan melihat semua penempatan seorang pekerja. Laporan klien hanya menampilkan klien tersebut. Tidak ada yang menjumlahkan apa pun dengan tangan.

Penempatan yang belum ada namanya

Penempatan yang sudah disepakati tetapi belum ada pelaksananya adalah butir terpenting di papan sebuah agensi sekaligus yang paling mudah hilang. Disimpan sebagai shift terbuka, ia terus berada di depan mata orang yang harus mengisinya sampai benar-benar terisi.

Satu orang, satu data, tiga klien.

Soal pembatalan mendadak

Semua hal di kerja agensi memadat di jam-jam menjelang shift. Pekerja mundur pukul tujuh, klien menunggu orang pukul sembilan, dan konsultan mulai menelepon. Panggilan itulah lehernya, bukan ketersediaan orang: orang yang tepat biasanya sedang senggang, dia hanya belum ditanya.

Menyiarkan shift ke semua yang tersedia dan memenuhi syarat membalik keadaan itu. Tawaran keluar sekali, yang menerima lebih dulu yang dapat, dan ada jejak siapa saja yang ditanya. Sisa waktu konsultan dipakai untuk berbicara dengan klien, bukan untuk mengurut daftar telepon.

Ketersediaan yang ditandai lebih awal membuat mekanisme yang sama makin tajam, sebab tawaran hanya sampai ke orang yang memang bisa menjawab ya.

Satu catatan jam, dua dokumen

Begitu agensi menyimpan jam klien dan jam penggajian di dua tempat berbeda, keduanya mulai bergeser. Istirahat dicatat satu cara untuk faktur dan cara lain untuk slip gaji. Satu jam lembur disetujui di lokasi dan tidak pernah sampai ke bagian penggajian. Setiap selisih berujung pada percakapan dengan orang yang sedang kesal.

Mencatat mulai dan selesai yang sebenarnya pada proyek klien, dengan istirahat dicatat terpisah, membuat kedua dokumen berasal dari induk yang sama. Ketika klien menanyakan hari Selasa, jawabannya ada di catatan yang sama yang melahirkan slip gaji.

Sertifikat di tempat penempatan dibuat

Lokasi yang mensyaratkan izin atau sertifikat tidak menerima permintaan maaf. Menyimpan tanggal kedaluwarsa di data pekerja, terlihat oleh orang yang membuat penempatan, memindahkan pemeriksaan ke saat ia berguna, bukan ke audit belakangan. Sistem menyimpan tanggalnya, penilaiannya tetap di tangan konsultan.

Memilih perangkat sebagai agensi

Sistem pelacak pelamar merekrut lalu berhenti di titik penempatan. Sistem manajemen vendor melayani sisi klien pada kontrak besar. Platform agensi lengkap mengerjakan semuanya dan harganya sepadan dengan itu. Di bawah semuanya ada satu pertanyaan sempit yang sama: siapa berada di shift mana pada klien mana, dan apakah jamnya benar.

Pemeriksaan praktis: bisakah satu pekerja memegang dua penempatan klien dalam sepekan tanpa penggandaan, bisakah shift terbuka didorong ke kelompok yang sudah disaring, apakah jam rencana dan jam realisasi disimpan terpisah, apakah laporan bisa dikelompokkan per klien tanpa ekspor lebih dulu.

Panggilan teleponlah lehernya, bukan pernah ketersediaan orang.

Kepatuhan yang tinggal di dalam jadwal

Kerja agensi membawa kewajiban yang tidak dimiliki hubungan kerja biasa. Batas jam kerja berlaku menyeluruh atas semua klien yang dilayani seorang pekerja, bukan per lokasi. Jeda istirahat antar shift tetap harus terpenuhi meski dua shift itu milik pelanggan yang berbeda. Pekerja dengan empat puluh jam di tiga klien memang bekerja empat puluh jam, apa pun yang diyakini tiga sistem terpisah.

Satu data per pekerja itulah yang membuatnya terlihat. Konsultan yang menyusun hari Rabu bisa melihat Senin dan Selasa, termasuk shift milik klien lain, dan justru itulah informasi yang akan disembunyikan oleh tiga lembar kerja terpisah.

Klien yang meminta laporan

Klien besar meminta jam per lokasi dan per periode, biasanya dalam format pilihan mereka sendiri. Membuatnya dari catatan yang sama yang memberi makan penggajian hanya butuh satu saringan dan satu ekspor, bukan satu sore penuh, dan itu berarti angka yang dilihat klien dan angka yang dibayarkan kepada pekerja tidak mungkin berbeda.

Mulai dari yang kecil

Shifton gratis hingga 10 pekerja tanpa batas waktu, dan itu cukup untuk agensi baru atau satu meja konsultan. Penjadwalan, absensi dasar, aplikasi seluler, dan pelaporan sudah termasuk. Modul ditambahkan satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa coba hingga 60 hari.