Vaktplanlegging for bemanningsbyråer og kundesteder

Hva som gjør byråplanlegging annerledes

Et bemanningsbyrå planlegger for virksomheter det ikke styrer selv. Kunden bestemmer når vakten er, hvor mange den krever og hvilken kvalifikasjon de må ha, og byrået har timer på seg til å finne noen. Den omvendingen er det som skiller byråplanlegging fra vanlig arbeidsplanlegging.

Den skaper en annen forskjell som betyr mer. Timelisten er både faktura og lønnsdokument. En time som er registrert feil, blir fakturert feil og utbetalt feil, og begge feilene dukker opp hos en kunde eller en vikar i stedet for internt.

Én vikar, mange kunder

Det strukturelle problemet er lett å beskrive og lett å gjøre galt. En vikar som jobber tre steder i løpet av en uke må finnes én gang i systemet og stå på tre planer. Systemer som modellerer kunden først ender med tre kopier av samme person, tre sett timer og en håndsummering ved ukeslutt.

Én oppføring per vikar, med vakter hengt på kundeprosjekter, løser det begge veier. Konsulenten ser alt en vikar er satt på. Kunderapporten viser bare den kunden. Ingen legger sammen noe for hånd.

Oppdrag uten navn på

Et bekreftet oppdrag uten noen på er det viktigste punktet på tavla i et byrå og det letteste å miste. Holdt som en åpen vakt blir det stående foran den som må dekke det, helt til det er dekket.

Én person, én oppføring, tre kunder.

Avbudsproblemet

Alt i byråarbeid presses sammen i timene før en vakt. En vikar faller fra klokka sju, kunden venter noen klokka ni, og konsulenten begynner å ringe. Samtalene er flaskehalsen, ikke tilgjengeligheten: den riktige personen er som regel ledig, hun har bare ikke blitt spurt ennå.

Å legge vakten ut til alle som er ledige og kvalifiserte snur det om. Tilbudet går ut én gang, første ja gjelder, og det finnes en logg over hvem som ble spurt. Konsulenten bruker resten av tiden på samtalen med kunden i stedet for på telefonlista.

Tilgjengelighet merket på forhånd gjør den samme mekanikken skarpere, fordi tilbudet bare når fram til folk som faktisk kunne sagt ja.

Ett sett timer, to dokumenter

I det øyeblikket et byrå holder kundetimer og lønnstimer to forskjellige steder, begynner de å gli fra hverandre. En pause registrert på én måte til fakturaen og på en annen til lønnsslippen. En overtidstime godkjent på stedet og aldri fortalt til lønn. Hvert avvik er en samtale med noen som er irritert.

Å registrere faktisk start og slutt mot kundeprosjektet, med pauser ført for seg, gir begge dokumentene samme opphav. Når en kunde spør om tirsdagen, ligger svaret i den samme oppføringen som lagde lønnsslippen.

Sertifikater der oppdraget settes

Steder som krever en lisens eller et sertifikat tar ikke imot en unnskyldning. Utløpsdatoer på vikarens kort, synlige for den som setter oppdraget, flytter kontrollen til øyeblikket der den er nyttig i stedet for til en revisjon etterpå. Systemet holder datoene, vurderingen blir hos konsulenten.

Å velge verktøy som byrå

Rekrutteringssystemer rekrutterer og stopper ved plasseringen. Leverandørstyringssystemer betjener kundesiden av store kontrakter. Fulle byråplattformer gjør alt og koster deretter. Under dem alle ligger det samme smale spørsmålet: hvem er på hvilken vakt hos hvilken kunde, og var timene riktige.

Praktiske sjekker: kan en vikar ha to kundeoppdrag i samme uke uten dubletter, kan en åpen vakt sendes til en filtrert gruppe, lagres planlagte og faktiske timer hver for seg, grupperer rapporten per kunde uten en eksport først.

Samtalene er flaskehalsen, aldri tilgjengeligheten.

Regelverk som bor i vaktplanen

Byråarbeid bærer plikter vanlig ansettelse ikke har. Grenser for arbeidstid gjelder på tvers av alle kundene en vikar dekker, ikke per sted. Hvile mellom vakter må holde når de to vaktene tilhører hver sin kunde. En vikar satt på førti timer hos tre kunder jobber førti timer, uansett hva tre atskilte systemer tror.

Én oppføring per vikar er det som gjør dette synlig. Konsulenten som setter onsdagen ser mandagen og tirsdagen, også vaktene som tilhører andre kunder, og det er nøyaktig den informasjonen tre atskilte regneark ville skjult.

Kunden som vil ha en rapport

Større kunder ber om timer per sted og per periode, som regel i et format de har valgt selv. Å lage den ut fra de samme oppføringene som mater lønn tar et filter og en eksport i stedet for en ettermiddag, og det betyr at tallet kunden ser og tallet vikaren får betalt etter ikke kan sprike.

Begynn i det små

Shifton er gratis for inntil 10 ansatte uten tidsbegrensning, noe som dekker et nytt byrå eller et enkelt skrivebord. Vaktplan, den enkle stemplingsklokken, mobilappen og rapportering er inkludert. Moduler legges til én om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, hver med en prøveperiode på inntil 60 dager.