ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับบริษัทจัดหาพนักงาน

อะไรทำให้การจัดตารางของเอเจนซี่ต่างออกไป

บริษัทจัดหาพนักงานจัดตารางให้องค์กรที่ตัวเองไม่ได้ควบคุม ลูกค้าเป็นผู้กำหนดว่ากะอยู่ช่วงไหน ต้องใช้กี่คน และคนเหล่านั้นต้องมีคุณสมบัติอะไร ส่วนเอเจนซี่มีเวลาไม่กี่ชั่วโมงในการหาคน การกลับด้านแบบนี้เองที่แยกการจัดตารางของเอเจนซี่ออกจากการวางกำลังคนทั่วไป

จากตรงนั้นเกิดความต่างข้อที่สองซึ่งหนักกว่า ใบลงเวลาเป็นทั้งใบแจ้งหนี้และเอกสารจ่ายเงินเดือน ชั่วโมงที่บันทึกผิดจะถูกวางบิลผิดและจ่ายผิด และความผิดพลาดทั้งสองไปโผล่ต่อหน้าลูกค้าหรือต่อหน้าพนักงาน ไม่ใช่ภายในสำนักงาน

พนักงานหนึ่งคน ลูกค้าหลายราย

ปัญหาเชิงโครงสร้างอธิบายง่ายและทำพลาดง่ายพอกัน พนักงานชั่วคราวที่ทำงานสามหน้างานในหนึ่งสัปดาห์ต้องมีอยู่ในระบบเพียงครั้งเดียวและปรากฏบนตารางสามใบ ระบบที่ตั้งต้นจากลูกค้าก่อนจะจบลงด้วยสำเนาของคนคนเดียวกันสามชุด ชั่วโมงสามชุด และการบวกมือตอนสิ้นสัปดาห์

หนึ่งระเบียนต่อพนักงานหนึ่งคน โดยผูกกะเข้ากับโครงการของลูกค้า แก้ปัญหานี้ได้ทั้งสองทาง ผู้ประสานงานเห็นทุกงานที่พนักงานคนหนึ่งถูกจองไว้ ส่วนรายงานของลูกค้าแสดงเฉพาะลูกค้ารายนั้น ไม่มีใครต้องบวกอะไรด้วยมือ

งานที่จองไว้แต่ยังไม่มีชื่อคน

งานที่ตกลงกับลูกค้าแล้วแต่ยังไม่มีใครรับผิดชอบคือรายการที่สำคัญที่สุดบนกระดานของเอเจนซี่ และหลุดหายง่ายที่สุด การเก็บไว้ในรูปกะว่างทำให้มันอยู่ตรงหน้าคนที่ต้องหาคนมาลงจนกว่าจะมีคนลงจริง

หนึ่งคน หนึ่งระเบียน สามลูกค้า

ปัญหาการยกเลิกกะ

ทุกอย่างในงานเอเจนซี่ถูกอัดแน่นอยู่ในชั่วโมงก่อนกะเริ่ม พนักงานถอนตัวตอนเจ็ดโมง ลูกค้ารอคนตอนเก้าโมง และผู้ประสานงานเริ่มไล่โทร คอขวดอยู่ที่การโทร ไม่ใช่ที่คนว่าง คนที่เหมาะสมมักจะว่างอยู่แล้ว เพียงแต่ยังไม่มีใครถามเขา

การประกาศกะให้ทุกคนที่ว่างและมีคุณสมบัติตรงพลิกเรื่องนี้กลับด้าน ข้อเสนอออกไปครั้งเดียว ใครตอบรับก่อนได้ก่อน และมีบันทึกว่าถามใครไปบ้าง เวลาที่เหลือของผู้ประสานงานจึงไปอยู่กับการคุยกับลูกค้า แทนที่จะอยู่กับรายชื่อโทรศัพท์

วันว่างที่ทำเครื่องหมายไว้ล่วงหน้าทำให้กลไกเดียวกันนี้คมขึ้นอีก เพราะข้อเสนอไปถึงเฉพาะคนที่ตอบรับได้จริง

ชั่วโมงชุดเดียว เอกสารสองใบ

นาทีที่เอเจนซี่เก็บชั่วโมงสำหรับลูกค้าและชั่วโมงสำหรับเงินเดือนไว้คนละที่ ตัวเลขทั้งสองจะเริ่มเคลื่อนออกจากกัน เวลาพักถูกบันทึกแบบหนึ่งในใบแจ้งหนี้และอีกแบบในสลิป ชั่วโมงล่วงเวลาที่หน้างานอนุมัติแล้วไม่เคยไปถึงฝ่ายเงินเดือน ทุกส่วนต่างกลายเป็นบทสนทนากับคนที่กำลังหงุดหงิด

การบันทึกเวลาเข้าออกจริงผูกกับโครงการของลูกค้า พร้อมแยกเวลาพักออกมาต่างหาก ทำให้เอกสารทั้งสองใบมีต้นทางเดียวกัน เมื่อลูกค้าถามถึงวันอังคาร คำตอบอยู่ในระเบียนเดียวกับที่ออกสลิปเงินเดือน

ใบรับรองอยู่ตรงจุดที่จองงาน

หน้างานที่บังคับเรื่องใบอนุญาตหรือใบรับรองไม่รับคำขอโทษ การเก็บวันหมดอายุไว้ในระเบียนพนักงานให้คนที่จองงานมองเห็น ย้ายการตรวจสอบมาอยู่ตรงจังหวะที่มันมีประโยชน์ แทนที่จะไปโผล่ตอนตรวจสอบย้อนหลัง ระบบเก็บวันที่ ส่วนการตัดสินใจยังอยู่กับผู้ประสานงาน

การเลือกเครื่องมือในมุมของเอเจนซี่

ระบบติดตามผู้สมัครทำหน้าที่สรรหาแล้วหยุดตรงจุดที่ส่งคนเข้าทำงาน ระบบบริหารซัพพลายเออร์รับใช้ฝั่งลูกค้าของสัญญาขนาดใหญ่ แพลตฟอร์มเอเจนซี่แบบเต็มรูปทำได้ทุกอย่างและราคาก็สมกัน ใต้ทั้งหมดนั้นมีคำถามแคบ ๆ ข้อเดียวเหมือนกัน ใครอยู่กะไหนที่ลูกค้ารายใด และชั่วโมงถูกต้องหรือไม่

ข้อตรวจสอบเชิงปฏิบัติ พนักงานคนเดียวถือสองงานของสองลูกค้าในสัปดาห์เดียวได้โดยไม่ซ้ำซ้อนหรือไม่ กะว่างส่งไปยังกลุ่มที่กรองไว้ได้หรือไม่ ชั่วโมงตามแผนและชั่วโมงจริงถูกเก็บแยกกันหรือไม่ รายงานจัดกลุ่มตามลูกค้าได้โดยไม่ต้องส่งออกก่อนหรือไม่

คอขวดคือการโทร ไม่เคยเป็นเรื่องคนว่าง

การปฏิบัติตามกฎที่ฝังอยู่ในตาราง

งานเอเจนซี่มีภาระที่การจ้างงานทั่วไปไม่มี เพดานชั่วโมงทำงานนับรวมทุกลูกค้าที่พนักงานคนนั้นไปทำงาน ไม่ได้นับแยกรายหน้างาน ช่วงพักระหว่างกะยังต้องครบแม้สองกะนั้นเป็นของลูกค้าคนละราย พนักงานที่ถูกจองสี่สิบชั่วโมงกับลูกค้าสามรายก็คือทำงานสี่สิบชั่วโมง ไม่ว่าระบบแยกกันสามระบบจะเข้าใจว่าอย่างไร

หนึ่งระเบียนต่อพนักงานหนึ่งคนคือสิ่งที่ทำให้เรื่องนี้มองเห็นได้ ผู้ประสานงานที่จัดวันพุธเห็นวันจันทร์และวันอังคารด้วย รวมถึงกะที่เป็นของลูกค้ารายอื่น และนั่นคือข้อมูลที่ไฟล์ตารางแยกกันสามไฟล์จะซ่อนเอาไว้พอดี

ลูกค้าที่ขอรายงาน

ลูกค้ารายใหญ่มักขอชั่วโมงแยกตามหน้างานและตามช่วงเวลา ส่วนมากในรูปแบบที่เขาเลือกเอง การทำรายงานนั้นจากระเบียนชุดเดียวกับที่ป้อนงานเงินเดือนใช้แค่การกรองและการส่งออก ไม่ใช่ทั้งบ่าย และหมายความว่าตัวเลขที่ลูกค้าเห็นกับตัวเลขที่จ่ายให้พนักงานจะแตกต่างกันไม่ได้

เริ่มจากเล็ก ๆ

Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมเอเจนซี่ที่เพิ่งเปิดหรือโต๊ะประสานงานเดียวได้ทั้งหมด การจัดตาราง ระบบลงเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และรายงานรวมอยู่ในนั้น โมดูลค่อยเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน แต่ละตัวมีช่วงทดลองนานถึง 60 วัน