תוכנת סידור עבודה לחברות כוח אדם ולאתרי לקוחות

מה מייחד סידור עבודה בחברת כוח אדם

חברת כוח אדם בונה סידור עבודה עבור ארגונים שאינם בשליטתה. הלקוח קובע מתי המשמרת, כמה אנשים היא דורשת ואיזו הסמכה הם חייבים להחזיק, ולחברה יש כמה שעות למצוא מישהו. ההיפוך הזה הוא מה שמפריד בין סידור עבודה בחברת כוח אדם לבין תכנון כוח אדם רגיל.

מכאן נולד הבדל שני שמשקלו גדול יותר. דוח הנוכחות משמש גם כחשבונית וגם כמסמך שכר. שעה שנרשמה לא נכון מחויבת לא נכון ומשולמת לא נכון, ושתי הטעויות צפות מול לקוח או מול עובד ולא בתוך המשרד.

עובד אחד, הרבה לקוחות

הבעיה המבנית קלה לתיאור וקלה לפספוס. עובד זמני שעובד בשלושה אתרים בשבוע חייב להתקיים פעם אחת במערכת ולהופיע בשלושה סידורים. מערכות שמודדות קודם את הלקוח נגמרות בשלושה עותקים של אותו אדם, שלוש מערכות שעות וחיבור ידני בסוף השבוע.

רשומה אחת לכל עובד, כשהמשמרות תלויות בפרויקטים של הלקוחות, פותרת את זה לשני הכיוונים. הרכז רואה את כל מה שעובד אחד משובץ עליו. דוח הלקוח מציג רק את אותו לקוח. איש אינו מחבר דבר ביד.

שיבוצים בלי שם עליהם

שיבוץ מאושר שאיש לא הוקצה אליו הוא הפריט החשוב ביותר על הלוח של חברת כוח אדם והקל ביותר לאבד. כשהוא מוחזק כמשמרת פתוחה הוא נשאר מול העיניים של מי שצריך לאייש אותו עד שהוא מאויש.

אדם אחד, רשומה אחת, שלושה לקוחות.

בעיית הביטולים

הכול בעבודה של חברת כוח אדם נדחס לשעות שלפני המשמרת. עובד נושר בשבע, הלקוח מצפה למישהו בתשע, והרכז מתחיל להתקשר. צוואר הבקבוק הוא השיחות ולא הזמינות: האדם הנכון בדרך כלל פנוי, פשוט עוד לא שאלו אותו.

פרסום המשמרת לכל מי שפנוי ומוסמך הופך את זה. ההצעה יוצאת פעם אחת, מי שאישר ראשון מקבל, ונשאר תיעוד את מי שאלו. את הזמן שנותר הרכז מוציא על השיחה עם הלקוח ולא על רשימת הטלפונים.

זמינות שסומנה מראש מחדדת את אותו מנגנון, מפני שההצעה מגיעה רק לאנשים שבאמת יכולים לומר כן.

סט שעות אחד, שני מסמכים

מהרגע שחברת כוח אדם מחזיקה את שעות הלקוח ואת שעות השכר בשני מקומות, הן מתחילות להיפרד. הפסקה שנרשמת כך לחשבונית ואחרת לתלוש. שעה נוספת שאושרה באתר ומעולם לא נמסרה לשכר. כל פער הוא שיחה עם מישהו שכועס.

רישום כניסה ויציאה אמיתיות מול פרויקט הלקוח, כשההפסקות מנוהלות בנפרד, נותן לשני המסמכים אותו מקור. כשלקוח שואל על יום שלישי, התשובה נמצאת באותה רשומה שהפיקה את התלוש.

תעודות במקום שבו נעשה השיבוץ

אתרים שדורשים רישיון או תעודה אינם מקבלים התנצלות. החזקת תאריכי התפוגה ברשומת העובד, גלויים למי שמשבץ, מעבירה את הבדיקה לרגע שבו היא מועילה במקום לביקורת מאוחרת. המערכת מחזיקה את התאריכים, שיקול הדעת נשאר אצל הרכז.

איך חברת כוח אדם בוחרת כלי

מערכות מעקב מועמדים מגייסות ונעצרות ברגע ההשמה. מערכות לניהול ספקים משרתות את צד הלקוח בחוזים גדולים. פלטפורמות מלאות לחברות כוח אדם עושות הכול ומתומחרות בהתאם. מתחת לכולן יושבת אותה שאלה צרה: מי נמצא באיזו משמרת אצל איזה לקוח, והאם השעות היו נכונות.

בדיקות מעשיות: האם עובד אחד יכול להחזיק שני שיבוצים אצל שני לקוחות בשבוע בלי כפילות, האם אפשר לדחוף משמרת פתוחה לקבוצה מסוננת, האם שעות מתוכננות ובפועל נשמרות בנפרד, והאם הדוח מקבץ לפי לקוח בלי ייצוא מוקדם.

השיחות הן צוואר הבקבוק, אף פעם לא הזמינות.

ציות שחי בתוך הסידור

עבודה בחברת כוח אדם נושאת חובות שהעסקה רגילה אינה נושאת. מגבלות זמן עבודה חלות על פני כל הלקוחות שעובד מכסה ולא לפי אתר. מנוחה בין משמרות חייבת להישמר גם כששתי המשמרות שייכות ללקוחות שונים. עובד שמשובץ ארבעים שעות אצל שלושה לקוחות עובד ארבעים שעות, מה שלא יחשבו שלוש מערכות נפרדות.

רשומה אחת לכל עובד היא מה שהופך את זה לגלוי. הרכז שמשבץ את יום רביעי רואה את יום שני ואת יום שלישי, כולל המשמרות ששייכות ללקוחות אחרים, וזה בדיוק המידע ששלושה גיליונות נפרדים היו מסתירים.

הלקוח שרוצה דוח

לקוחות גדולים מבקשים שעות לפי אתר ולפי תקופה, בדרך כלל בפורמט שהם בחרו. הפקה שלו מאותן רשומות שמזינות את השכר לוקחת סינון וייצוא ולא אחר צהריים שלם, ומשמעות הדבר שהמספר שהלקוח רואה והמספר שעליו העובד מקבל שכר אינם יכולים להתפצל.

להתחיל בקטן

Shifton חינם עד 10 עובדים ובלי הגבלת זמן, וזה מכסה חברה חדשה או עמדת רכז אחת. סידור העבודה, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדיווח כלולים. מודולים נוספים אחד אחד החל מ-0.50 דולר לעובד לחודש, לכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום.