Dienstplan-Software für Personaldienstleister und Kundeneinsätze
Buchen Sie Kräfte auf Kundeneinsätze, füllen Sie einen Ausfall vor Schichtbeginn und behalten Sie einen Satz Stunden für Rechnung und Lohnlauf.
Jeder Kundeneinsatz auf einer Tafel
Eine Woche im Personaldienst ist eine Menge von Buchungen über Einsätze hinweg, die nichts voneinander wissen. Dieselbe Kraft kann montags bei einem Kunden und mittwochs bei einem anderen sein, und der Plan muss beides halten, ohne die Person zu verdoppeln.
Einen Ausfall vor Schichtbeginn füllen
Eine Kraft sagt um sieben für einen Neun-Uhr-Beginn ab, und der Kunde erwartet jemanden. Die Schicht an alle Verfügbaren zu veröffentlichen schlägt das Abtelefonieren einer Liste, und die erste Zusage schließt sie.
Die Stunden behalten, aus denen die Rechnung entsteht
Im Personaldienst ist der Stundenzettel zugleich Rechnung und Abrechnung. Den echten Beginn und das echte Ende gegen den Kunden zu erfassen hält beide Seiten auf einem Satz Zahlen statt auf je einer Tabelle.
Nachweise neben der Kraft halten
Jemanden ohne das vom Einsatzort verlangte Zertifikat zu vermitteln ist binnen einer Stunde ein Kundenproblem. Zertifikats- und Nachweisdaten im Personaldatensatz zu halten legt die Prüfung dorthin, wo die Buchung entsteht.
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Was Planung im Personaldienst besonders macht
Ein Personaldienstleister plant für Organisationen, die er nicht steuert. Der Kunde entscheidet, wann die Schicht liegt, wie viele Leute er braucht und welche Qualifikation sie haben müssen, und der Dienstleister hat Stunden, um jemanden zu finden. Diese Umkehrung trennt Personaldienstplanung von gewöhnlicher Personalplanung.
Sie erzeugt einen zweiten Unterschied, der schwerer wiegt. Der Stundenzettel ist neben dem Lohndokument auch die Rechnung. Eine falsch erfasste Stunde wird falsch berechnet und falsch bezahlt, und beide Fehler tauchen bei einem Kunden oder einer Kraft auf statt im Haus.
Eine Kraft, viele Kunden
Das strukturelle Problem ist leicht zu beschreiben und leicht falsch zu lösen. Eine Kraft, die in einer Woche drei Einsätze fährt, muss einmal im System existieren und auf drei Plänen erscheinen. Systeme, die den Kunden zuerst modellieren, enden mit drei Kopien derselben Person, drei Sätzen Stunden und einer Handaddition am Wochenende.
Ein Datensatz je Kraft und Schichten, die an Kundenprojekte hängen, lösen das in beide Richtungen. Die Disposition sieht alles, worauf eine Kraft gebucht ist. Der Kundenbericht zeigt nur diesen Kunden. Niemand addiert etwas von Hand.
Buchungen ohne Namen
Eine bestätigte Buchung ohne Zuordnung ist der wichtigste Posten auf einer Dispotafel und der am leichtesten verlorene. Als offene Schicht gehalten, bleibt sie vor der Person, die sie füllen muss, bis sie gefüllt ist.
Eine Person, ein Datensatz, drei Kunden.
Das Absageproblem
Alles im Personaldienst verdichtet sich auf die Stunden vor einer Schicht. Eine Kraft sagt um sieben ab, der Kunde erwartet um neun jemanden, und die Disposition beginnt zu telefonieren. Die Anrufe sind der Engpass, nicht die Verfügbarkeit: Die richtige Person ist meist frei, sie wurde nur noch nicht gefragt.
Die Schicht an alle Verfügbaren und Qualifizierten zu veröffentlichen kehrt das um. Das Angebot geht einmal raus, es gilt die erste Zusage, und es gibt einen Nachweis, wer gefragt wurde. Die verbleibende Zeit geht in das Kundengespräch statt in den Telefonbaum.
Vorab markierte Verfügbarkeit schärft denselben Mechanismus, weil das Angebot nur Leute erreicht, die tatsächlich zusagen könnten.
Ein Satz Stunden, zwei Dokumente
In dem Moment, in dem ein Dienstleister Kundenstunden und Lohnstunden getrennt hält, beginnen sie auseinanderzulaufen. Eine Pause, die für die Rechnung anders erfasst wird als für die Abrechnung. Eine Überstunde, die der Einsatzort genehmigt und die die Lohnabrechnung nie erfährt. Jede Abweichung ist ein Gespräch mit jemandem, der verärgert ist.
Den echten Beginn und das echte Ende gegen das Kundenprojekt zu erfassen, mit getrennt geführten Pausen, gibt beiden Dokumenten denselben Ursprung. Wenn ein Kunde den Dienstag hinterfragt, liegt die Antwort in demselben Datensatz, der die Abrechnung erzeugt hat.
Zertifikate dort, wo gebucht wird
Einsatzorte, die eine Erlaubnis oder ein Zertifikat verlangen, akzeptieren keine Entschuldigung. Ablaufdaten am Personaldatensatz zu halten, sichtbar für die buchende Person, verlegt diese Prüfung in den Moment, in dem sie nützt, statt in eine spätere Kontrolle. Das System hält die Daten; das Urteil bleibt bei der Disposition.
Als Dienstleister ein Werkzeug wählen
Bewerbersysteme rekrutieren und hören bei der Vermittlung auf. Lieferantenmanagementsysteme bedienen die Kundenseite großer Verträge. Vollständige Branchenplattformen machen alles und kosten entsprechend. Unter allen liegt dieselbe enge Frage: wer auf welcher Schicht bei welchem Kunden, und stimmten die Stunden.
Praktische Prüfungen: Kann eine Kraft in einer Woche zwei Kundenbuchungen halten, ohne verdoppelt zu werden? Lässt sich eine offene Schicht an eine gefilterte Gruppe schieben? Werden geplante und tatsächliche Stunden getrennt gespeichert? Gruppiert der Bericht nach Kunde, ohne vorher zu exportieren?
Der Engpass sind die Anrufe, nie die Verfügbarkeit.
Regeltreue, die im Plan wohnt
Personaldienstarbeit trägt Pflichten, die gewöhnliche Beschäftigung nicht hat. Arbeitszeitgrenzen gelten über alle Kunden hinweg, die eine Kraft abdeckt, nicht je Einsatzort. Die Ruhezeit zwischen Schichten muss halten, wenn die beiden Schichten verschiedenen Kunden gehören. Wer über drei Kunden vierzig Stunden gebucht ist, arbeitet vierzig Stunden, was auch immer drei getrennte Systeme glauben.
Ein Datensatz je Kraft macht das sichtbar. Wer den Mittwoch bucht, sieht Montag und Dienstag, samt der Schichten, die anderen Kunden gehören, und genau diese Information hätten drei getrennte Tabellen verborgen.
Der Kunde, der einen Bericht will
Größere Kunden verlangen Stunden nach Einsatzort und Zeitraum, meist in einem Format ihrer Wahl. Das aus denselben Datensätzen zu erzeugen, die die Lohnabrechnung speisen, kostet einen Filter und einen Export statt eines Nachmittags, und es bedeutet, dass die Zahl, die der Kunde sieht, und die Zahl, nach der die Kraft bezahlt wird, nicht auseinandergehen können.
Klein anfangen
Shifton ist bis 10 Kräfte kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt einen neuen Dienstleister oder einen einzelnen Schreibtisch ab. Planung, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind enthalten. Module kommen einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat dazu, jedes mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen.
Häufig gestellte Fragen
Kann eine Kraft in einer Woche über mehrere Kunden gebucht sein?
Ja. Jeder Kunde ist ein Projekt und die Kraft behält einen einzigen Datensatz, Montag bei einem Einsatz und Mittwoch bei einem anderen hängen also an derselben Person, ohne sie zu verdoppeln. Berichte teilen ihre Stunden trotzdem nach Kunde.
Wie fülle ich eine Schicht, wenn jemand absagt?
Sie geben die Schicht frei, und sie wird jeder verfügbaren und qualifizierten Kraft angeboten. Die erste Zusage füllt sie, und das Büro sieht, wer geantwortet hat. Die Lesebestätigung zeigt, wer die Buchung tatsächlich geöffnet hat.
Kann ich die Stunden je Kunde für die Rechnung sehen?
Berichte gruppieren die erfassten Stunden nach Kunde und Zeitraum, mit von der Arbeitszeit getrennten Pausen. Dieselben Zahlen speisen den Lohnexport, Rechnung und Abrechnung entstehen also aus einem Datensatz.
Hält es Zertifikate und deren Ablauf?
Die Personalakten tragen Zertifikats- und Nachweisdaten bei der Person, die disponierende Person kann die Gültigkeit also prüfen, bevor sie jemanden auf einen Einsatz setzt, der ihn verlangt.
Können Kräfte ihre Buchungen auf dem Telefon sehen?
Ja. Die App für iOS und Android trägt die veröffentlichte Woche samt Notizen an einer Schicht, etwa Ansprechpartner oder Zugangshinweise, und die Kräfte markieren ihre Verfügbarkeit an derselben Stelle.
Gibt es einen Gratistarif für einen kleinen Personaldienstleister?
Shifton ist bis 10 Kräfte kostenlos, ohne Zeitlimit, inklusive Planung, Basiszeiterfassung, mobiler App und Berichten. Bezahlmodule starten bei 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen.
Buchen Sie die nächste Woche über alle Kunden
Gratis bis 10 Kräfte, mit Kunden als Projekten, Schichten, die sich vom Telefon aus füllen, und Stunden, aus denen Sie abrechnen können.