Программа для графиков кадрового агентства и объектов клиентов

Чем планирование в агентстве отличается

Кадровое агентство планирует для организаций, которыми не управляет. Клиент решает, когда смена, сколько людей нужно и какой допуск они обязаны иметь, а у агентства есть часы, чтобы найти человека. Именно эта перевёрнутость и отделяет планирование в агентстве от обычного планирования персонала.

И она порождает второе отличие, которое весит больше. Табель это и счёт, и зарплатный документ. Неверно записанный час выставляется неверно и оплачивается неверно, и обе ошибки всплывают у клиента или у сотрудника, а не внутри компании.

Один сотрудник, много клиентов

Структурная задача проста в описании и легко решается неправильно. Временный сотрудник, который за неделю работает на трёх объектах, обязан существовать в системе один раз и появляться в трёх графиках. Системы, которые моделируют сначала клиента, приходят к трём копиям одного человека, трём наборам часов и ручному сложению в конце недели.

Одна карточка на сотрудника и смены, привязанные к клиентским проектам, чинят это в обе стороны. Менеджер видит всё, на что сотрудник поставлен. Отчёт клиента показывает только этого клиента. Никто ничего не складывает руками.

Заявки без фамилии

Подтверждённая заявка, на которую никого не назначили, это самый важный элемент доски агентства и самый лёгкий, чтобы его потерять. В виде открытой смены она остаётся перед глазами того, кто обязан её закрыть, пока не будет закрыта.

Один человек, одна карточка, три клиента.

Задача отказа

Всё в агентской работе сжимается в часы перед сменой. Сотрудник отваливается в семь, клиент ждёт человека в девять, и менеджер начинает звонить. Узкое место это звонки, а не доступность: нужный человек обычно свободен, его просто ещё не спросили.

Публикация смены всем свободным и допущенным переворачивает это. Предложение уходит один раз, забирает согласившийся первым, и остаётся запись о том, кого спросили. Оставшееся время уходит на разговор с клиентом, а не на цепочку звонков.

Заранее отмеченная доступность обостряет тот же механизм, потому что предложение доходит только до тех, кто реально мог бы сказать да.

Один набор часов, два документа

В тот момент, когда агентство держит клиентские часы и зарплатные часы в разных местах, они начинают расходиться. Перерыв, записанный одним способом для счёта и другим для расчётного листка. Переработка, утверждённая на объекте и не дошедшая до расчёта. Каждое расхождение это разговор с кем-то раздражённым.

Запись реальных начала и окончания против клиентского проекта, с отдельно учтёнными перерывами, даёт обоим документам одного родителя. Когда клиент спрашивает про вторник, ответ лежит в той же записи, которая породила расчётный листок.

Сертификаты там, где оформляется заявка

Объекты, которые требуют допуск или сертификат, извинений не принимают. Хранить сроки действия в карточке сотрудника, видимыми тому, кто оформляет, значит перенести проверку в момент, когда она полезна, а не в позднюю ревизию. Система хранит даты; решение остаётся за менеджером.

Как агентству выбирать инструмент

Системы подбора нанимают и заканчиваются на трудоустройстве. Системы управления поставщиками обслуживают клиентскую сторону крупных контрактов. Полноценные агентские платформы делают всё и стоят соответственно. Под всеми ними лежит один и тот же узкий вопрос: кто на какой смене у какого клиента и верны ли часы.

Практические проверки: может ли сотрудник держать две клиентские заявки за неделю без раздвоения? Можно ли отправить открытую смену отфильтрованной группе? Плановые и фактические часы хранятся раздельно? Группирует ли отчёт по клиентам без предварительной выгрузки?

Узкое место это звонки, а не доступность.

Соблюдение норм живёт в графике

Агентская работа несёт обязательства, которых нет у обычной занятости. Ограничения рабочего времени действуют по всем клиентам, которых закрывает сотрудник, а не по каждому объекту отдельно. Отдых между сменами обязан соблюдаться, когда две смены принадлежат разным заказчикам. Сотрудник, поставленный на сорок часов у трёх клиентов, работает сорок часов, что бы там ни считали три отдельные системы.

Одна карточка на сотрудника это и есть то, что делает это видимым. Менеджер, ставящий человека на среду, видит понедельник и вторник, включая смены, которые принадлежат другим клиентам, а это ровно та информация, которую три отдельные таблицы и спрятали бы.

Клиент, которому нужен отчёт

Крупные клиенты просят часы по объекту и по периоду, обычно в своём формате. Собрать это из тех же записей, которые кормят расчёт зарплаты, стоит фильтра и выгрузки, а не половины дня, и это значит, что число, которое видит клиент, и число, по которому платят сотруднику, разойтись не могут.

Начать с малого

Shifton бесплатен до 10 сотрудников без ограничения по времени, и этого хватает новому агентству или одному направлению. Планирование, базовая отметка времени, мобильное приложение и отчёты входят в тариф. Модули добавляются по одному от 0,50 доллара за сотрудника в месяц, у каждого пробный период до 60 дней.