Program do grafików dla agencji pracy tymczasowej

Czym grafik agencji różni się od zwykłego

Agencja pracy tymczasowej układa grafik dla firm, nad którymi nie ma władzy. Klient decyduje, kiedy jest zmiana, ilu ludzi potrzebuje i jakie muszą mieć uprawnienia, a agencja ma kilka godzin, żeby kogoś znaleźć. To odwrócenie odróżnia planowanie w agencji od zwykłego planowania pracy.

Rodzi to drugą różnicę, ważniejszą. Karta pracy jest tu jednocześnie fakturą i dokumentem płacowym. Źle zapisana godzina jest źle zafakturowana i źle wypłacona, a oba błędy wychodzą przy kliencie albo przy pracowniku, nie wewnątrz firmy.

Jeden pracownik, wielu klientów

Problem strukturalny łatwo opisać i łatwo o niego potknąć. Pracownik, który w tygodniu obsługuje trzy miejsca, musi istnieć w systemie raz i pojawić się na trzech grafikach. Systemy, które na pierwszym miejscu stawiają klienta, kończą z trzema kopiami tej samej osoby, trzema zestawami godzin i ręcznym dodawaniem na koniec tygodnia.

Jedna kartoteka na pracownika i zmiany podpięte pod projekty klientów naprawiają to w obie strony. Konsultant widzi wszystko, na co dany pracownik jest zapisany. Raport klienta pokazuje tylko tego klienta. Nikt niczego nie sumuje ręcznie.

Skierowania bez nazwiska

Potwierdzone skierowanie, do którego nikt nie jest przypisany, to najważniejsza pozycja na tablicy agencji i najłatwiejsza do zgubienia. Trzymane jako otwarta zmiana zostaje przed oczami osoby, która musi je obsadzić.

Jedna osoba, jedna kartoteka, trzech klientów.

Problem odwołanej zmiany

Wszystko w pracy agencji zagęszcza się w godzinach przed zmianą. Pracownik odpada o siódmej, klient oczekuje kogoś o dziewiątej, a konsultant zaczyna dzwonić. Wąskim gardłem są telefony, nie dostępność: właściwa osoba zwykle jest wolna, po prostu nikt jej jeszcze nie zapytał.

Opublikowanie zmiany wszystkim dostępnym i uprawnionym odwraca to. Oferta wychodzi raz, liczy się kolejność zgłoszeń, a w systemie zostaje ślad, kogo zapytano. Konsultant spędza resztę czasu na rozmowie z klientem, a nie na obdzwanianiu listy.

Dostępność zaznaczona wcześniej wyostrza ten sam mechanizm, bo oferta trafia tylko do ludzi, którzy naprawdę mogą się zgodzić.

Jeden zestaw godzin, dwa dokumenty

Od chwili, gdy agencja trzyma godziny do faktury i godziny do wypłaty w osobnych miejscach, zaczynają się one rozjeżdżać. Przerwa zapisana inaczej na fakturze i inaczej na pasku. Nadgodzina zatwierdzona u klienta i nigdy nie zgłoszona do płac. Każda rozbieżność to rozmowa z kimś, kto jest zdenerwowany.

Zapis realnego początku i końca przy projekcie klienta, z przerwami odnotowanymi osobno, daje obu dokumentom wspólnego rodzica. Kiedy klient pyta o wtorek, odpowiedź leży w tym samym wpisie, z którego powstał pasek wypłaty.

Certyfikaty tam, gdzie powstaje skierowanie

Miejsca, które wymagają uprawnień albo certyfikatu, nie przyjmują przeprosin. Daty ważności w kartotece pracownika, widoczne dla osoby układającej skierowanie, przenoszą to sprawdzenie na moment, w którym jest przydatne, a nie na późniejszy audyt. System trzyma daty, ocena zostaje przy konsultancie.

Wybór narzędzia w agencji

Systemy rekrutacyjne prowadzą nabór i kończą na skierowaniu do pracy. Systemy zarządzania dostawcami obsługują stronę klienta w dużych kontraktach. Pełne platformy agencyjne robią wszystko i odpowiednio kosztują. Pod tym wszystkim leży to samo wąskie pytanie: kto jest na której zmianie u którego klienta i czy godziny się zgadzały.

Praktyczne sprawdziany: czy pracownik może mieć w tygodniu dwa skierowania bez dublowania kartoteki, czy otwartą zmianę da się wypchnąć do wybranej grupy, czy godziny planowane i rzeczywiste leżą osobno, czy raport grupuje po kliencie bez wcześniejszego eksportu.

Wąskim gardłem są telefony, nigdy dostępność.

Zgodność z przepisami wpisana w grafik

Praca agencyjna niesie obowiązki, których zwykłe zatrudnienie nie ma. Limity czasu pracy liczą się przez wszystkich klientów, u których pracownik bywa, a nie osobno dla każdego miejsca. Odpoczynek między zmianami musi się zgadzać także wtedy, gdy dwie zmiany należą do różnych klientów. Pracownik zapisany na czterdzieści godzin u trzech klientów pracuje czterdzieści godzin, cokolwiek myślą trzy osobne systemy.

Jedna kartoteka na pracownika sprawia, że to widać. Konsultant układający środę widzi poniedziałek i wtorek razem ze zmianami, które należą do innych klientów, czyli dokładnie tę informację, którą trzy osobne arkusze by ukryły.

Klient, który chce raportu

Więksi klienci proszą o godziny w rozbiciu na miejsca i okresy, zwykle w wybranym przez siebie układzie. Zrobienie tego z tych samych wpisów, które zasilają płace, to filtr i eksport, a nie stracone popołudnie, i oznacza, że liczba widziana przez klienta i liczba, z której płaci się pracownikowi, nie mogą się rozjechać.

Zacząć od małego

Shifton jest bezpłatny do 10 pracowników bez limitu czasu, co pokrywa nową agencję albo jedno biurko konsultanta. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raporty są w środku. Moduły dokłada się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, każdy z okresem próbnym do 60 dni.