すべての派遣先を一枚の表に
派遣会社の一週間は、互いのことを知らない現場への手配の集まりだ。同じスタッフが月曜はある派遣先、水曜は別の派遣先ということが起きるので、シフト表は本人を二重に登録せずに両方を抱えなければならない。
キャンセルをシフト開始前に埋める
九時開始のシフトを七時に断られ、派遣先は人を待っている。空いている人全員にシフトを公開するほうが、名簿を上から電話していくより速く、最初に応じた人でその枠は閉じる。
請求のもとになる時間を残す
派遣会社では勤務表が請求書であり給与明細でもある。実際の開始と終了を派遣先に紐づけて記録すれば、二つの書類が別々の表ではなく同じ数字の上に立つ。
資格をスタッフの隣に置く
現場が求める資格を持たない人を送れば、一時間以内に派遣先の問題になる。資格と免許の期限を人材の記録に持たせることで、確認は手配をするその場に移る。
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派遣会社のシフト管理はどこが違うのか
人材派遣会社は、自社が動かしていない組織のためにシフトを組む。いつのシフトか、何人必要か、どんな資格を持っていなければならないかを決めるのは派遣先で、こちらに残されているのは人を見つけるまでの数時間だけだ。この逆転が、派遣会社のシフト管理を通常の要員計画から切り離している。
そこから二つ目の、もっと重い違いが生まれる。勤務表は請求書であり、同時に給与の証憑でもある。誤って記録された一時間は誤って請求され、誤って支払われる。そしてどちらの誤りも社内ではなく、派遣先か働く本人の前で表に出る。
一人のスタッフ、多くの派遣先
構造上の問題は説明しやすく、間違えやすい。一週間に三つの現場に入るスタッフは、システム上では一度だけ存在し、三つのシフト表に現れなければならない。派遣先を先に置いて設計されたシステムは、同じ人物の写しが三つ、時間の組が三つ、そして週末の手作業の足し算に行き着く。
一人につき一つの記録を持ち、シフトを派遣先の案件に紐づければ、この問題は両方向で解ける。担当者は一人のスタッフが入っているすべての手配を見られる。派遣先向けのレポートにはその派遣先だけが出る。誰も手で足し算をしない。
名前の入っていない手配
受注は確定しているのに誰も割り当てられていない手配は、派遣会社のボードで最も重要な行であり、最も失われやすい行でもある。空きシフトとして持っておけば、人を当てる担当者の目の前に残り続ける。
一人、一つの記録、三つの派遣先。
キャンセルという問題
この仕事のすべてはシフト開始前の数時間に圧縮される。七時に一人が抜け、派遣先は九時に人を待ち、担当者は電話をかけ始める。詰まっているのは電話であって人手ではない。適した人はたいてい空いていて、まだ聞かれていないだけだ。
空いていて条件を満たす全員にシフトを公開すると、この構図が反転する。案内は一度だけ出て、先に応じた人が取り、誰に声をかけたかの記録が残る。担当者は残りの時間を電話帳ではなく、派遣先との会話に使える。
事前に登録された稼働可能日は同じ仕組みをさらに鋭くする。案内が届くのは、実際に引き受けられる人だけになるからだ。
一組の時間、二つの書類
派遣先向けの時間と給与向けの時間を別の場所に置いた瞬間から、二つはずれ始める。休憩の扱いが請求書と給与明細で食い違う。現場で承認された残業が給与担当に伝わらない。ずれの一つひとつが、機嫌を損ねた誰かとの話し合いになる。
実際の開始と終了を派遣先の案件に対して記録し、休憩を別に残せば、二つの書類は同じ親を持つ。派遣先が火曜日について尋ねてきたとき、答えは給与明細を生んだのと同じ記録の中にある。
資格は手配をするその場に
免許や資格を求める現場は謝罪を受け取らない。有効期限を人材の記録に置き、手配をする人から見えるようにすれば、確認は後日の監査ではなく、役に立つ瞬間に移る。日付を保持するのはシステムで、判断は担当者に残る。
派遣会社としての道具の選び方
採用管理システムは採用を担い、就業が決まったところで止まる。ベンダー管理システムは大型契約の発注側に仕えるものだ。総合的な派遣向けプラットフォームは何でもでき、値段もそれに見合う。そのすべての下に同じ狭い問いが横たわっている。どの派遣先のどのシフトに誰がいて、時間は正しかったか。
実務的な確認事項。一人のスタッフが一週間に二つの派遣先の手配を重複なく持てるか、空きシフトを絞り込んだ相手にだけ流せるか、計画時間と実績時間が別々に保存されるか、書き出しをせずに派遣先ごとの集計ができるか。
詰まっているのは電話であって、決して人手ではない。
シフト表の中に置く法令順守
派遣の仕事には、通常の雇用にはない義務がついてくる。労働時間の上限は現場ごとではなく、そのスタッフが入るすべての派遣先を合算して効く。シフト間の休息は、二つのシフトの発注元が違っていても守られなければならない。三つの派遣先で四十時間入っている人は四十時間働いている。別々の三つの仕組みが何と考えていようと変わらない。
それを見えるようにするのが、一人につき一つの記録だ。水曜日を組む担当者は月曜と火曜も見える。他の派遣先に属するシフトも含めてであり、これこそ三つに分かれた表計算が隠してしまう情報にほかならない。
レポートを求める派遣先
規模の大きい派遣先は現場別、期間別の時間を求め、多くは自分たちの形式を指定してくる。給与を動かしているのと同じ記録からそれを作るなら、必要なのは絞り込みと書き出しであって午後一杯ではない。そして派遣先が見る数字と、スタッフに支払われる数字が食い違いようがなくなる。
小さく始める
Shiftonは10人まで期間の制限なく無料で、立ち上げたばかりの派遣会社や担当者一人の体制ならこれで足りる。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートが含まれる。モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから一つずつ追加でき、それぞれ最長60日の試用期間が付く。
よくある質問
一人のスタッフを一週間に複数の派遣先へ手配できますか。
はい。派遣先ごとにプロジェクトとして扱い、スタッフの記録は一つのままです。月曜の現場と水曜の別現場が同じ人の上に重複なく並び、レポートは時間を派遣先ごとに分けて集計します。
直前でキャンセルが出たとき、どうやって人を埋めますか。
そのシフトを開放すると、空いていて条件を満たすスタッフ全員に提示されます。最初に応じた人で枠が埋まり、事務所は誰が反応したかを確認できます。開封確認で、実際に手配を開いた人がわかります。
請求のために派遣先ごとの時間を確認できますか。
レポートは記録された時間を派遣先ごと、期間ごとにまとめ、休憩は実働と分けて扱います。同じ数字が給与の書き出しにも回るため、請求書と給与明細は一つの記録から作られます。
資格や免許の有効期限も保持できますか。
人材の記録が資格と免許の日付を本人の隣に持っています。手配を組む担当者は、それを求める現場に人を送る前に有効かどうかを確認できます。
スタッフは自分の手配を携帯で見られますか。
はい。iOSとAndroidのモバイルアプリが公開済みの週を表示し、現場の担当者や入場方法といったシフトに付けたメモも一緒に届きます。稼働可能日も同じ画面で登録できます。
小規模な派遣会社に無料プランはありますか。
Shiftonは10人まで期間の制限なく無料なので、立ち上げ直後の派遣会社ならシフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートまで含めてそのまま賄えます。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルからで、それぞれ最長60日の試用期間が付きます。
