Softvér na rozpisy zmien pre personálne agentúry

Čím sa rozpis v agentúre líši

Personálna agentúra plánuje pre firmy, ktoré neriadi. Klient rozhoduje, kedy zmena je, koľko ľudí potrebuje a akú kvalifikáciu musia mať, a agentúra má pár hodín na to, aby niekoho našla. Práve toto obrátenie oddeľuje plánovanie v agentúre od bežného plánovania pracovnej sily.

Vzniká z toho druhý rozdiel, ktorý váži viac. Výkaz práce je zároveň faktúrou aj mzdovým dokladom. Zle zapísaná hodina je zle vyfakturovaná aj zle zaplatená a obe chyby vyplávajú u zákazníka alebo u pracovníka, nie vnútri firmy.

Jeden pracovník, veľa klientov

Štrukturálny problém sa ľahko opíše a ľahko pokazí. Pracovník, ktorý počas týždňa obslúži tri pracoviská, musí v systéme existovať raz a objaviť sa v troch rozpisoch. Systémy, ktoré stavajú na prvé miesto klienta, končia s tromi kópiami toho istého človeka, tromi sadami hodín a ručným sčítaním na konci týždňa.

Jedna karta na pracovníka a zmeny navesené na projekty klientov to spravia oboma smermi. Konzultant vidí všetko, na čo je pracovník nasadený. Report klienta ukáže len tohto klienta. Nikto nič nesčítava ručne.

Nasadenia bez mena

Potvrdené nasadenie, ku ktorému nie je nikto priradený, je najdôležitejšia položka na tabuli agentúry a zároveň tá, ktorá sa najľahšie stratí. Držané ako otvorená zmena zostáva pred očami toho, kto ho musí obsadiť.

Jeden človek, jedna karta, traja klienti.

Problém zrušenej zmeny

Všetko v agentúrnej práci sa stlačí do hodín pred zmenou. Pracovník odpadne o siedmej, klient čaká niekoho o deviatej a konzultant začne telefonovať. Úzkym hrdlom sú hovory, nie dostupnosť: ten správny človek býva voľný, len sa ho ešte nikto nespýtal.

Zverejnenie zmeny všetkým dostupným a kvalifikovaným to obracia. Ponuka ide von raz, prijatie platí podľa poradia a zostáva záznam, koho sa systém spýtal. Konzultant strávi zvyšok času rozhovorom s klientom, nie obvolávaním zoznamu.

Dostupnosť označená vopred ten istý mechanizmus zostrí, lebo ponuka dôjde len k ľuďom, ktorí by naozaj mohli povedať áno.

Jedna sada hodín, dva doklady

Vo chvíli, keď agentúra drží hodiny pre faktúru a hodiny pre mzdy na dvoch miestach, začnú sa rozchádzať. Prestávka zapísaná inak pre faktúru a inak pre výplatnú pásku. Nadčas schválený na pracovisku a nikdy neohlásený mzdovej učtárni. Každý rozdiel je rozhovor s niekým, koho to hnevá.

Zápis skutočného začiatku a konca k projektu klienta, s prestávkami vedenými osobitne, dáva obom dokladom spoločného rodiča. Keď sa klient pýta na utorok, odpoveď leží v tom istom zázname, z ktorého vznikla výplatná páska.

Certifikáty tam, kde nasadenie vzniká

Pracoviská, ktoré vyžadujú preukaz alebo certifikát, ospravedlnenie neprijímajú. Dátumy platnosti držané v karte pracovníka a viditeľné pre toho, kto nasadenie tvorí, presúvajú kontrolu do okamihu, keď je užitočná, namiesto do neskoršieho auditu. Systém drží dátumy, úsudok zostáva na konzultantovi.

Ako si v agentúre vybrať nástroj

Náborové systémy vedú výber a končia pri umiestnení. Systémy riadenia dodávateľov obsluhujú klientsku stranu veľkých kontraktov. Plné agentúrne platformy vedia všetko a podľa toho stoja. Pod tým všetkým leží tá istá úzka otázka: kto je na ktorej zmene u ktorého klienta a či hodiny sedeli.

Praktické skúšky: môže mať pracovník v týždni dve nasadenia bez zdvojenia, dá sa otvorená zmena poslať vybranej skupine, ležia plánované a skutočné hodiny osobitne, zoskupí report hodiny podľa klientov bez predchádzajúceho exportu.

Úzkym hrdlom sú hovory, nikdy dostupnosť.

Pravidlá, ktoré žijú v rozpise

Agentúrna práca nesie povinnosti, ktoré bežné zamestnanie nemá. Limity pracovného času platia cez všetkých klientov, ku ktorým pracovník chodí, nie osobitne pre každé pracovisko. Odpočinok medzi zmenami musí sedieť aj vtedy, keď obe zmeny patria rôznym zákazníkom. Pracovník nasadený na štyridsať hodín u troch klientov odpracuje štyridsať hodín, nech si tri oddelené systémy myslia čokoľvek.

Jedna karta na pracovníka je to, čo toto zviditeľní. Konzultant, ktorý stavia stredu, vidí pondelok aj utorok vrátane zmien patriacich iným klientom, teda presne tú informáciu, ktorú by tri oddelené tabuľky schovali.

Klient, ktorý chce report

Väčší klienti chcú hodiny podľa pracovísk a podľa období, zvyčajne vo formáte, ktorý si sami zvolia. Vyrobiť to z tých istých záznamov, ktoré živia mzdy, znamená filter a export, nie presedené popoludnie, a hlavne to znamená, že číslo, ktoré vidí klient, a číslo, z ktorého je pracovník platený, sa nemôžu rozísť.

Začať v malom

Shifton je zdarma do 10 pracovníkov bez časového obmedzenia, čo pokryje novú agentúru alebo jeden konzultantský stôl. Rozpis zmien, základná evidencia dochádzky, mobilná aplikácia a reporty sú vnútri. Moduly sa pridávajú po jednom od 0,50 dolára za zamestnanca mesačne, každý so skúšobným obdobím až 60 dní.