क्लाइंट साइट के लिए स्टाफिंग एजेंसी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

एजेंसी की शेड्यूलिंग अलग क्यों होती है

स्टाफिंग एजेंसी उन संगठनों के लिए शेड्यूल बनाती है जिन पर उसका नियंत्रण नहीं होता। शिफ्ट कब होगी, कितने लोग चाहिए और उनके पास कौन सी योग्यता होनी चाहिए, यह क्लाइंट तय करता है, और एजेंसी के पास किसी को खोजने के लिए कुछ घंटे ही होते हैं। यही उलटफेर एजेंसी की शेड्यूलिंग को सामान्य कार्यबल नियोजन से अलग करता है।

इससे दूसरा फ़र्क़ पैदा होता है जो और भारी है। टाइमशीट यहाँ इनवॉइस भी है और पेरोल दस्तावेज़ भी। ग़लत दर्ज हुआ एक घंटा ग़लत बिल बनाता है और ग़लत भुगतान कराता है, और दोनों ग़लतियाँ दफ़्तर के भीतर नहीं, क्लाइंट या कर्मचारी के सामने खुलती हैं।

एक कर्मचारी, कई क्लाइंट

ढाँचे की दिक्कत बताना आसान है और उसमें फँसना भी आसान। जो कर्मचारी एक हफ़्ते में तीन साइट पर जाता है, उसे सिस्टम में एक बार होना चाहिए और तीन शेड्यूल में दिखना चाहिए। जो सिस्टम क्लाइंट को पहले मॉडल करते हैं, वे एक ही व्यक्ति की तीन प्रतियाँ, तीन तरह के घंटे और हफ़्ते के अंत में हाथ से जोड़ने पर आ टिकते हैं।

हर कर्मचारी का एक रिकॉर्ड और शिफ्टों का क्लाइंट प्रोजेक्ट से जुड़ना इसे दोनों तरफ़ से ठीक कर देता है। सलाहकार को दिखता है कि एक कर्मचारी कहाँ-कहाँ बुक है। क्लाइंट की रिपोर्ट में सिर्फ़ वही क्लाइंट आता है। कोई कुछ हाथ से नहीं जोड़ता।

ऐसी बुकिंग जिस पर नाम नहीं

पक्की हो चुकी वह बुकिंग जिस पर अभी किसी को नहीं लगाया गया, एजेंसी के बोर्ड की सबसे अहम चीज़ है और सबसे आसानी से खोने वाली भी। उसे खुली शिफ्ट के रूप में रखने से वह उसी व्यक्ति की आँखों के सामने बनी रहती है जिसे उसे भरना है।

एक व्यक्ति, एक रिकॉर्ड, तीन क्लाइंट।

रद्द होने की समस्या

एजेंसी के काम में सब कुछ शिफ्ट से पहले के कुछ घंटों में सिमट आता है। कर्मचारी सात बजे हटता है, क्लाइंट नौ बजे किसी की उम्मीद कर रहा है, और सलाहकार फ़ोन घुमाने लगता है। अड़चन फ़ोन कॉल हैं, लोगों की कमी नहीं: सही आदमी अक्सर खाली ही होता है, बस उससे अब तक पूछा नहीं गया।

शिफ्ट को हर उपलब्ध और योग्य व्यक्ति तक भेजना इस स्थिति को पलट देता है। प्रस्ताव एक बार जाता है, जो पहले हाँ करे उसे मिलता है, और यह रिकॉर्ड रहता है कि किससे पूछा गया। बची हुई समय सलाहकार क्लाइंट से बातचीत में लगाता है, फ़ोन की सूची में नहीं।

पहले से चिह्नित उपलब्धता इसी तंत्र को और पैना कर देती है, क्योंकि प्रस्ताव सिर्फ़ उन लोगों तक जाता है जो सचमुच हाँ कह सकते हैं।

घंटों का एक सेट, दस्तावेज़ दो

जिस क्षण एजेंसी क्लाइंट के घंटे और पेरोल के घंटे दो अलग जगहों पर रखने लगती है, दोनों खिसकने लगते हैं। ब्रेक इनवॉइस में एक तरह दर्ज और स्लिप में दूसरी तरह। साइट पर मंज़ूर हुआ ओवरटाइम पेरोल तक पहुँचता ही नहीं। हर अंतर किसी नाराज़ आदमी से हुई बातचीत बन जाता है।

क्लाइंट प्रोजेक्ट के सामने असली शुरू और समाप्ति दर्ज करना, और ब्रेक अलग रखना, दोनों दस्तावेज़ों को एक ही जड़ दे देता है। क्लाइंट जब मंगलवार के बारे में पूछता है, तो जवाब उसी रिकॉर्ड में होता है जिससे सैलरी स्लिप बनी थी।

प्रमाणपत्र वहीं जहाँ बुकिंग होती है

जो साइट लाइसेंस या प्रमाणपत्र माँगती है, वह माफ़ी नहीं मानती। समाप्ति तिथियाँ कर्मचारी रिकॉर्ड में रखना और बुकिंग करने वाले को दिखाना उस जाँच को उसी क्षण ले आता है जब वह काम की है, बाद के ऑडिट में नहीं। तारीख़ें सिस्टम रखता है, फ़ैसला सलाहकार का ही रहता है।

एजेंसी के नज़रिये से टूल चुनना

एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम भर्ती करते हैं और प्लेसमेंट पर रुक जाते हैं। वेंडर मैनेजमेंट सिस्टम बड़े अनुबंधों में क्लाइंट के पक्ष की सेवा करते हैं। पूरी एजेंसी प्लेटफ़ॉर्म सब कुछ करते हैं और क़ीमत भी उसी के हिसाब से लेते हैं। इन सबके नीचे वही एक सँकरा सवाल बैठा है: किस क्लाइंट पर किस शिफ्ट में कौन था, और घंटे सही थे या नहीं।

व्यावहारिक जाँच: क्या एक कर्मचारी एक हफ़्ते में दो क्लाइंट की बुकिंग बिना दोहराव के रख सकता है, क्या खुली शिफ्ट किसी छँटे हुए समूह तक भेजी जा सकती है, क्या नियोजित और वास्तविक घंटे अलग-अलग सहेजे जाते हैं, और क्या रिपोर्ट बिना पहले एक्सपोर्ट किए क्लाइंट के हिसाब से समूह बनाती है।

अड़चन फ़ोन कॉल हैं, लोगों की कमी कभी नहीं।

अनुपालन जो शेड्यूल के भीतर ही रहता है

एजेंसी के काम पर वे दायित्व आते हैं जो सामान्य नौकरी पर नहीं आते। काम के घंटों की सीमा उन सब क्लाइंट पर मिलाकर लागू होती है जहाँ कर्मचारी जाता है, हर साइट पर अलग से नहीं। दो शिफ्टों के बीच का आराम तब भी पूरा होना चाहिए जब दोनों शिफ्ट अलग-अलग ग्राहकों की हों। तीन क्लाइंट पर चालीस घंटे बुक हुआ कर्मचारी चालीस घंटे ही काम करता है, तीन अलग सिस्टम चाहे जो समझें।

यह बात दिखाई देती है तभी है जब हर कर्मचारी का एक ही रिकॉर्ड हो। बुधवार बुक करने वाला सलाहकार सोमवार और मंगलवार भी देख लेता है, उन शिफ्टों समेत जो दूसरे क्लाइंट की हैं, और यही वह जानकारी है जिसे तीन अलग स्प्रेडशीट छिपा देतीं।

वह क्लाइंट जिसे रिपोर्ट चाहिए

बड़े क्लाइंट साइट और अवधि के हिसाब से घंटे माँगते हैं, अक्सर अपने चुने हुए प्रारूप में। उन्हीं रिकॉर्ड से यह बनाना जिनसे पेरोल चलता है, एक फ़िल्टर और एक एक्सपोर्ट का काम है, पूरी दोपहर का नहीं, और इसका मतलब है कि क्लाइंट जो आँकड़ा देखता है और कर्मचारी को जिस पर भुगतान होता है, वे अलग हो ही नहीं सकते।

छोटे से शुरुआत

Shifton 10 कर्मचारियों तक बिना समय सीमा के मुफ़्त है, और इतने में एक नई एजेंसी या एक अकेला डेस्क पूरा आ जाता है। शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग शामिल हैं। मॉड्यूल एक-एक करके 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से जुड़ते हैं, हर एक पर 60 दिन तक का ट्रायल मिलता है।