Vagtplanlægning til vikarbureauer og kundeadresser

Hvad der gør bureauplanlægning anderledes

Et vikarbureau planlægger for virksomheder, det ikke selv styrer. Kunden bestemmer, hvornår vagten er, hvor mange den kræver, og hvilken kvalifikation de skal have, og bureauet har timer til at finde nogen. Den omvending er det, der skiller bureauplanlægning fra almindelig arbejdsplanlægning.

Den skaber en anden forskel, der betyder mere. Timesedlen er både faktura og løndokument. En time, der er registreret forkert, bliver faktureret forkert og udbetalt forkert, og begge fejl dukker op hos en kunde eller en medarbejder i stedet for internt.

Én vikar, mange kunder

Det strukturelle problem er let at beskrive og let at få galt fat i. En vikar, der arbejder tre adresser på en uge, skal findes én gang i systemet og stå på tre planer. Systemer, der modellerer kunden først, ender med tre kopier af den samme person, tre sæt timer og en sammentælling i hånden ved ugens slutning.

Én post per vikar med vagter hængt på kundeprojekter løser det i begge retninger. Konsulenten ser alt, hvad en vikar er booket på. Kunderapporten viser kun den kunde. Ingen lægger noget sammen i hånden.

Bookinger uden et navn på

En bekræftet booking uden nogen på er det vigtigste punkt på et bureaus tavle og det letteste at miste. Holdt som en åben vagt bliver den stående foran den person, der skal dække den, indtil den er dækket.

Én person, én post, tre kunder.

Afbudsproblemet

Alt i bureauarbejde presses sammen i timerne før en vagt. En vikar falder fra klokken syv, kunden venter nogen klokken ni, og konsulenten begynder at ringe. Opkaldene er flaskehalsen, ikke tilgængeligheden: den rigtige person er som regel fri, hun er bare ikke blevet spurgt endnu.

At lægge vagten ud til alle ledige og kvalificerede vender det om. Tilbuddet går ud én gang, første ja gælder, og der er en optegnelse over, hvem der blev spurgt. Konsulenten bruger den resterende tid på samtalen med kunden i stedet for på telefonlisten.

Tilgængelighed markeret på forhånd gør den samme mekanik skarpere, fordi tilbuddet kun når frem til folk, der faktisk kunne sige ja.

Ét sæt timer, to dokumenter

I det øjeblik et bureau holder kundetimer og løntimer to forskellige steder, begynder de at glide fra hinanden. En pause registreret på én måde til fakturaen og på en anden til lønsedlen. En overtime godkendt på adressen og aldrig fortalt til lønkontoret. Hver uoverensstemmelse er en samtale med en, der er irriteret.

At registrere faktisk start og slut mod kundeprojektet, med pauser ført for sig, giver begge dokumenter den samme forælder. Når en kunde spørger til tirsdag, ligger svaret i den samme post, der lavede lønsedlen.

Certifikater der, hvor bookingen sker

Adresser, der kræver en licens eller et certifikat, tager ikke imod en undskyldning. Udløbsdatoer på vikarens kort, synlige for den, der booker, flytter den kontrol hen til det øjeblik, hvor den er nyttig, i stedet for til en revision bagefter. Systemet holder datoerne, vurderingen bliver hos konsulenten.

At vælge et værktøj som bureau

Rekrutteringssystemer rekrutterer og stopper ved placeringen. Leverandørstyringssystemer betjener kundesiden af store kontrakter. Fulde bureauplatforme kan alt og koster derefter. Under dem alle ligger det samme snævre spørgsmål: hvem er på hvilken vagt hos hvilken kunde, og var timerne rigtige.

Praktiske tjek: kan en vikar have to kundebookinger på en uge uden dubletter, kan en åben vagt sendes til en filtreret gruppe, gemmes planlagte og faktiske timer hver for sig, grupperer rapporten per kunde uden en eksport først.

Opkaldene er flaskehalsen, aldrig tilgængeligheden.

Regler der bor i vagtplanen

Bureauarbejde bærer forpligtelser, som almindelig ansættelse ikke gør. Grænser for arbejdstid gælder på tværs af alle de kunder, en vikar dækker, og ikke per adresse. Hvile mellem vagter skal holde, når de to vagter tilhører hver sin kunde. En vikar booket fyrre timer hos tre kunder arbejder fyrre timer, uanset hvad tre adskilte systemer tror.

Én post per vikar er det, der gør det synligt. Konsulenten, der booker onsdag, kan se mandag og tirsdag, inklusive de vagter, der tilhører andre kunder, og det er præcis den information, tre adskilte regneark ville have skjult.

Kunden der vil have en rapport

Større kunder beder om timer per adresse og per periode, som regel i et format, de selv har valgt. At lave den ud fra de samme poster, der føder lønnen, tager et filter og en eksport i stedet for en eftermiddag, og det betyder, at tallet kunden ser, og tallet vikaren får løn efter, ikke kan skride fra hinanden.

Start i det små

Shifton er gratis op til 10 medarbejdere uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et nyt bureau eller et enkelt skrivebord. Vagtplan, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med. Moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden, hvert med en prøveperiode på op til 60 dage.