Software na rozpisy směn pro personální agentury

Čím se rozpis v agentuře liší

Personální agentura plánuje pro firmy, které neřídí. Klient rozhoduje, kdy směna je, kolik lidí potřebuje a jakou kvalifikaci musí mít, a agentura má pár hodin na to někoho najít. Právě tohle obrácení odděluje plánování v agentuře od běžného plánování pracovní síly.

Vzniká z toho druhý rozdíl, který váží víc. Výkaz práce je zároveň fakturou i mzdovým dokladem. Špatně zapsaná hodina je špatně vyfakturovaná i špatně zaplacená a obě chyby vyplavou u zákazníka nebo u pracovníka, ne uvnitř firmy.

Jeden pracovník, mnoho klientů

Strukturální problém se snadno popíše a snadno pokazí. Pracovník, který během týdne obslouží tři pracoviště, musí v systému existovat jednou a objevit se ve třech rozpisech. Systémy, které staví na první místo klienta, končí se třemi kopiemi téhož člověka, třemi sadami hodin a ručním sčítáním na konci týdne.

Jedna karta na pracovníka a směny navěšené na projekty klientů to spraví oběma směry. Konzultant vidí všechno, na co je pracovník nasazen. Report klienta ukáže jen tohoto klienta. Nikdo nic nesčítá ručně.

Nasazení bez jména

Potvrzené nasazení, ke kterému nikdo není přiřazen, je nejdůležitější položka na tabuli agentury a zároveň ta, která se nejsnáz ztratí. Držené jako otevřená směna zůstává před očima toho, kdo ji musí obsadit.

Jeden člověk, jedna karta, tři klienti.

Problém zrušené směny

Všechno v agenturní práci se stlačí do hodin před směnou. Pracovník odpadne v sedm, klient čeká někoho v devět a konzultant začne telefonovat. Úzkým hrdlem jsou hovory, ne dostupnost: ten správný člověk bývá volný, jen se ho ještě nikdo nezeptal.

Zveřejnění směny všem dostupným a kvalifikovaným to obrací. Nabídka jde ven jednou, přijetí platí podle pořadí a zůstává záznam, kdo byl osloven. Konzultant tráví zbytek času rozhovorem s klientem, ne obvoláváním seznamu.

Dostupnost označená předem tentýž mechanismus zostří, protože nabídka dojde jen k lidem, kteří by skutečně mohli říct ano.

Jedna sada hodin, dva doklady

Ve chvíli, kdy agentura drží hodiny pro fakturu a hodiny pro mzdy na dvou místech, začnou se rozcházet. Přestávka zapsaná jinak pro fakturu a jinak pro výplatní pásku. Přesčas schválený na pracovišti a nikdy neohlášený mzdové účtárně. Každý rozdíl je rozhovor s někým, koho to štve.

Zápis skutečného začátku a konce k projektu klienta, s přestávkami vedenými zvlášť, dává oběma dokladům společného rodiče. Když se klient ptá na úterý, odpověď leží ve stejném záznamu, ze kterého vznikla výplatní páska.

Certifikáty tam, kde nasazení vzniká

Pracoviště, která vyžadují průkaz nebo certifikát, omluvu nepřijímají. Data platnosti držená v kartě pracovníka a viditelná pro toho, kdo nasazení tvoří, přesouvají kontrolu do okamžiku, kdy je užitečná, místo do pozdějšího auditu. Systém drží data, úsudek zůstává na konzultantovi.

Jak si v agentuře vybrat nástroj

Náborové systémy vedou výběr a končí u umístění. Systémy řízení dodavatelů obsluhují klientskou stranu velkých kontraktů. Plné agenturní platformy umí všechno a podle toho stojí. Pod tím vším leží stejná úzká otázka: kdo je na které směně u kterého klienta a jestli hodiny seděly.

Praktické zkoušky: může pracovník mít v týdnu dvě nasazení bez zdvojení, jde otevřená směna poslat vybrané skupině, leží plánované a skutečné hodiny odděleně, seskupí report hodiny po klientech bez předchozího exportu.

Úzkým hrdlem jsou hovory, nikdy dostupnost.

Pravidla, která žijí v rozpisu

Agenturní práce nese povinnosti, které běžné zaměstnání nemá. Limity pracovní doby platí přes všechny klienty, ke kterým pracovník chodí, ne zvlášť pro každé pracoviště. Odpočinek mezi směnami musí sedět i tehdy, když obě směny patří různým zákazníkům. Pracovník nasazený na čtyřicet hodin u tří klientů odpracuje čtyřicet hodin, ať si tři oddělené systémy myslí cokoli.

Jedna karta na pracovníka je to, co tohle zviditelní. Konzultant, který staví středu, vidí pondělí i úterý včetně směn patřících jiným klientům, tedy přesně tu informaci, kterou by tři oddělené tabulky schovaly.

Klient, který chce report

Větší klienti chtějí hodiny po pracovištích a po obdobích, obvykle ve formátu, který si sami zvolí. Vyrobit to ze stejných záznamů, které živí mzdy, znamená filtr a export, ne prosezené odpoledne, a hlavně to znamená, že číslo, které vidí klient, a číslo, ze kterého je pracovník placen, se nemohou rozejít.

Začít v malém

Shifton je zdarma do 10 pracovníků bez časového omezení, což pokryje novou agenturu nebo jeden konzultantský stůl. Rozpis směn, základní evidence docházky, mobilní aplikace a reporty jsou uvnitř. Moduly se přidávají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně, každý se zkušební dobou až 60 dní.