Softver za rasporede smjena u kadrovskoj agenciji

Po čemu se raspoređivanje u agenciji razlikuje

Kadrovska agencija planira za tvrtke kojima ne upravlja. Klijent odlučuje kad je smjena, koliko ljudi treba i kakvu kvalifikaciju moraju imati, a agencija ima nekoliko sati da nekoga nađe. Upravo taj obrat dijeli raspoređivanje u agenciji od uobičajenog planiranja radne snage.

Iz toga nastaje druga razlika koja teži više. Evidencija sati istodobno je faktura i dokument za plaće. Krivo zabilježen sat krivo je naplaćen i krivo isplaćen, a obje pogreške izlaze na vidjelo kod kupca ili kod radnika, ne unutar tvrtke.

Jedan radnik, više klijenata

Strukturni problem lako je opisati i lako pokvariti. Radnik koji u tjednu pokrije tri lokacije mora u sustavu postojati jednom i pojaviti se na tri rasporeda. Sustavi koji na prvo mjesto stavljaju klijenta završe s tri kopije iste osobe, tri skupa sati i ručnim zbrajanjem na kraju tjedna.

Jedan zapis po radniku i smjene obješene na projekte klijenata popravljaju to u oba smjera. Savjetnik vidi sve na što je radnik upućen. Izvještaj klijenta pokazuje samo tog klijenta. Nitko ništa ne zbraja rukom.

Upućivanja bez imena

Potvrđeno upućivanje na koje nitko nije dodijeljen najvažnija je stavka na ploči agencije i istodobno ona koja se najlakše izgubi. Držano kao otvorena smjena ostaje pred očima onoga tko ga mora popuniti.

Jedna osoba, jedan zapis, tri klijenta.

Problem otkazane smjene

Sve u agencijskom poslu stisne se u sate prije smjene. Radnik otpadne u sedam, klijent nekoga očekuje u devet, a savjetnik počne zvati. Usko grlo su pozivi, ne dostupnost: prava osoba obično je slobodna, samo je još nitko nije pitao.

Objava smjene svima dostupnima i kvalificiranima to okreće. Ponuda izlazi jednom, prihvaćanje vrijedi po redoslijedu, a ostaje zapis tko je bio pitan. Savjetnik ostatak vremena troši na razgovor s klijentom, a ne na prozivanje popisa.

Unaprijed označena dostupnost isti mehanizam čini oštrijim, jer ponuda stiže samo ljudima koji bi doista mogli reći da.

Jedan skup sati, dva dokumenta

Onog trenutka kad agencija drži sate za fakturu i sate za plaće na dva mjesta, oni počinju bježati jedan od drugoga. Pauza zabilježena jednako za fakturu i drukčije za platnu listu. Prekovremeni sat odobren na lokaciji i nikad javljen obračunu plaća. Svako odstupanje razgovor je s nekim tko je ljut.

Bilježenje stvarnog početka i kraja uz projekt klijenta, s pauzama vođenima odvojeno, daje objema ispravama istog roditelja. Kad klijent pita za utorak, odgovor leži u istom zapisu iz kojeg je nastala platna lista.

Potvrde ondje gdje se upućuje

Lokacije koje traže licenciju ili potvrdu ne primaju ispriku. Datumi isteka u kartonu radnika, vidljivi onome tko slaže upućivanje, premještaju tu provjeru u trenutak kad je korisna, a ne u kasniju reviziju. Sustav drži datume, prosudba ostaje savjetniku.

Kako agencija bira alat

Sustavi za praćenje kandidata vode zapošljavanje i staju na upućivanju. Sustavi za upravljanje dobavljačima pokrivaju klijentsku stranu velikih ugovora. Pune agencijske platforme rade sve i tome primjereno koštaju. Ispod svih njih leži isto usko pitanje: tko je na kojoj smjeni kod kojeg klijenta i jesu li sati bili točni.

Praktične provjere: može li radnik u tjednu držati dva upućivanja bez udvostručavanja, može li se otvorena smjena poslati filtriranoj skupini, čuvaju li se planirani i stvarni sati odvojeno, grupira li izvještaj po klijentu bez prethodnog izvoza.

Usko grlo su pozivi, nikad dostupnost.

Propisi koji žive u rasporedu

Agencijski rad nosi obveze koje obično zaposlenje nema. Ograničenja radnog vremena vrijede kroz sve klijente kod kojih radnik radi, a ne zasebno po lokaciji. Odmor između smjena mora vrijediti i kad dvije smjene pripadaju različitim naručiteljima. Radnik upućen na četrdeset sati kod tri klijenta radi četrdeset sati, što god mislila tri odvojena sustava.

Jedan zapis po radniku ono je što to čini vidljivim. Savjetnik koji slaže srijedu vidi ponedjeljak i utorak, uključujući smjene koje pripadaju drugim klijentima, dakle upravo onu informaciju koju bi tri odvojene tablice sakrile.

Klijent koji traži izvještaj

Veći klijenti traže sate po lokaciji i po razdoblju, obično u obliku koji sami odaberu. Napraviti to iz istih zapisa koji hrane obračun plaća znači filtar i izvoz, a ne izgubljeno poslijepodne, i znači da broj koji klijent vidi i broj po kojem je radnik plaćen ne mogu razići.

Početi u malom

Shifton je besplatan do 10 radnika bez vremenskog ograničenja, što pokriva novu agenciju ili jedan savjetnički stol. Raspoređivanje, osnovna evidencija radnog vremena, mobilna aplikacija i izvještaji uključeni su. Moduli se dodaju jedan po jedan od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, svaki uz probno razdoblje do 60 dana.