Software de escalas para empresas de trabalho temporário
Coloque temporários nas instalações dos clientes, cubra uma desistência antes de o turno começar e mantenha um só conjunto de horas para a fatura e para os salários.
Todas as instalações de clientes num quadro
Uma semana de agência é um conjunto de colocações em instalações que não sabem umas das outras. O mesmo trabalhador pode estar num cliente à segunda e noutro à quarta, e a escala tem de segurar as duas sem duplicar a pessoa.
Cobrir uma desistência antes de o turno começar
Um trabalhador desiste às sete para um turno que começa às nove e o cliente espera alguém. Publicar o turno a todos os disponíveis ganha a percorrer uma lista, e a primeira aceitação fecha-o.
Guardar as horas que dão origem à fatura
Numa agência a folha de horas é ao mesmo tempo a fatura e o recibo. Registar o início e o fim reais contra o cliente mantém os dois lados sobre um só conjunto de números em vez de uma folha para cada um.
Manter as credenciais junto do trabalhador
Colocar alguém sem o certificado que uma instalação exige torna-se um problema com o cliente dentro de uma hora. Guardar as datas de certificados e habilitações na ficha do colaborador põe a verificação onde a colocação é feita.
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O que torna diferente a escala de uma agência
Uma empresa de trabalho temporário planeia para organizações que não controla. O cliente decide quando é o turno, de quantas pessoas precisa e que habilitação devem ter, e a agência tem horas para encontrar alguém. Essa inversão é o que separa a escala de agência do planeamento de pessoal comum.
E cria uma segunda diferença que pesa mais. A folha de horas é a fatura além do documento salarial. Uma hora mal registada é cobrada mal e paga mal, e os dois erros aparecem junto de um cliente ou de um trabalhador em vez de dentro de casa.
Um trabalhador, muitos clientes
O problema estrutural é simples de descrever e fácil de resolver mal. Um temporário que trabalha em três instalações numa semana tem de existir uma vez no sistema e aparecer em três escalas. Os sistemas que modelam o cliente primeiro acabam com três cópias da mesma pessoa, três conjuntos de horas e uma soma à mão no fim da semana.
Manter uma ficha por trabalhador e prender os turnos a projetos de cliente resolve isso nos dois sentidos. Quem gere vê tudo aquilo em que um trabalhador está colocado. O relatório do cliente mostra apenas esse cliente. Ninguém soma nada à mão.
Colocações sem nome em cima
Uma colocação confirmada sem ninguém atribuído é o item mais importante de um quadro de agência e o mais fácil de perder. Mantida como turno aberto, fica à frente de quem a tem de preencher até estar preenchida.
Uma pessoa, uma ficha, três clientes.
O problema da desistência
Tudo no trabalho temporário se comprime nas horas antes de um turno. Um trabalhador desiste às sete, o cliente espera alguém às nove, e quem gere começa a ligar. As chamadas são o estrangulamento, não a disponibilidade: a pessoa certa costuma estar livre, apenas ainda não lhe perguntaram.
Publicar o turno a todos os disponíveis e habilitados vira isso do avesso. A oferta sai uma vez, fica com ela quem aceita primeiro, e há registo de quem foi chamado. O tempo que sobra vai para a conversa com o cliente em vez de para a árvore de chamadas.
A disponibilidade marcada com antecedência afia o mesmo mecanismo, porque a oferta só chega a quem poderia mesmo dizer que sim.
Um conjunto de horas, dois documentos
No momento em que uma agência guarda as horas de cliente e as horas salariais em sítios separados, começam a afastar-se. Uma pausa registada de uma forma para a fatura e de outra para o recibo. Uma hora extra aprovada pela instalação e nunca comunicada aos salários. Cada discrepância é uma conversa com alguém aborrecido.
Registar o início e o fim reais contra o projeto de cliente, com as pausas à parte, dá aos dois documentos o mesmo pai. Quando um cliente questiona a terça, a resposta está no mesmo registo que produziu o recibo.
Certificados onde a colocação acontece
As instalações que exigem uma habilitação ou um certificado não aceitam desculpas. Guardar as datas de validade na ficha do trabalhador, visíveis para quem coloca, muda essa verificação para o momento em que serve em vez de uma auditoria posterior. O sistema guarda as datas; o critério continua a ser de quem gere.
Escolher ferramenta sendo agência
Os sistemas de recrutamento recrutam e param na colocação. Os sistemas de gestão de fornecedores servem o lado cliente dos contratos grandes. As plataformas completas de agência fazem tudo e custam em conformidade. Por baixo de todas está a mesma pergunta estreita: quem está em que turno em que cliente, e se as horas estavam certas.
Verificações práticas: um trabalhador pode ter duas colocações de cliente numa semana sem duplicação? Um turno aberto pode ser empurrado para um grupo filtrado? As horas planeadas e reais ficam guardadas em separado? O relatório agrupa por cliente sem passar por uma exportação?
O estrangulamento são as chamadas, nunca a disponibilidade.
Conformidade que vive na escala
O trabalho temporário carrega obrigações que o emprego comum não tem. Os limites de tempo de trabalho aplicam-se a todos os clientes que um trabalhador cobre, e não por instalação. O descanso entre turnos tem de aguentar quando os dois turnos pertencem a clientes diferentes. Um trabalhador colocado quarenta horas em três clientes está a trabalhar quarenta horas, seja o que for que três sistemas separados acreditem.
Uma ficha por trabalhador é o que torna isso visível. Quem coloca a quarta vê a segunda e a terça, incluindo os turnos que pertencem a outros clientes, que é exatamente a informação que três folhas separadas teriam escondido.
O cliente que quer um relatório
Os clientes maiores pedem horas por instalação e por período, normalmente num formato à escolha deles. Produzir isso a partir dos mesmos registos que alimentam os salários custa um filtro e uma exportação em vez de uma tarde, e significa que o número que o cliente vê e o número por que o trabalhador é pago não podem divergir.
Começar pequeno
O Shifton é gratuito até 10 trabalhadores sem limite de tempo, o que cobre uma agência a começar ou uma única secretária. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios estão incluídos. Os módulos acrescentam-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês, cada um com um teste até 60 dias.
Perguntas frequentes
Pode um trabalhador estar colocado em vários clientes numa semana?
Sim. Cada cliente é um projeto e o trabalhador mantém uma ficha única, por isso a segunda numa instalação e a quarta noutra ficam na mesma pessoa sem duplicação. Os relatórios continuam a repartir as horas por cliente.
Como preencho um turno quando um temporário desiste?
Abre o turno e ele é oferecido a todos os trabalhadores disponíveis e habilitados. A primeira aceitação preenche-o, e o escritório vê quem respondeu. A confirmação de leitura mostra quem abriu mesmo a colocação.
Consigo ver as horas por cliente para faturar?
Os relatórios agrupam as horas registadas por cliente e por período, com as pausas mantidas à parte do tempo trabalhado. Os mesmos números alimentam a exportação salarial, por isso a fatura e o recibo são construídos a partir de um só registo.
Guarda certificados e validade de habilitações?
As fichas de pessoal levam as datas de certificados e habilitações junto da pessoa, por isso quem faz a colocação pode confirmar a validade antes de mandar alguém para uma instalação que a exige.
Os trabalhadores conseguem ver as colocações no telemóvel?
Sim. A aplicação para iOS e Android leva a semana publicada, incluindo notas presas a um turno, como o contacto da instalação ou as instruções de acesso, e os trabalhadores marcam a disponibilidade no mesmo sítio.
Existe um plano gratuito para uma agência pequena?
O Shifton é gratuito até 10 trabalhadores sem limite de tempo, incluindo o planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios. Os módulos pagos começam em 0,50 dólares por colaborador por mês com um teste até 60 dias.
Coloque a próxima semana em todos os clientes
Grátis até 10 trabalhadores, com clientes como projetos, turnos que se preenchem pelo telemóvel e horas com que pode faturar.