Logiciel de planning pour agences d'intérim et sites clients

Ce qui rend le planning d'agence différent

Une agence d'intérim planifie pour des organisations qu'elle ne contrôle pas. Le client décide quand est le poste, combien de personnes il lui faut et quelle habilitation elles doivent détenir, et l'agence a quelques heures pour trouver quelqu'un. Cette inversion est ce qui sépare le planning d'agence de la planification ordinaire.

Elle crée une seconde différence qui pèse davantage. La feuille d'heures est la facture autant que le document de paie. Une heure mal relevée est mal facturée et mal payée, et les deux erreurs remontent chez un client ou chez un salarié plutôt qu'en interne.

Un intérimaire, plusieurs clients

Le problème structurel est simple à décrire et facile à mal résoudre. Un intérimaire qui travaille sur trois sites dans une semaine doit exister une fois dans le système et apparaître sur trois plannings. Les systèmes qui modélisent le client d'abord finissent avec trois copies de la même personne, trois jeux d'heures et une addition manuelle en fin de semaine.

Garder une fiche par intérimaire et rattacher les postes à des projets clients règle cela dans les deux sens. Le chargé de recrutement voit tout ce sur quoi un intérimaire est placé. Le rapport client ne montre que ce client. Personne n'additionne quoi que ce soit à la main.

Des missions sans nom dessus

Une mission confirmée sans personne affectée est l'élément le plus important d'un tableau d'agence et le plus facile à perdre. Tenue comme service ouvert, elle reste devant la personne qui doit la pourvoir jusqu'à ce qu'elle le soit.

Une personne, une fiche, trois clients.

Le problème de l'annulation

Tout dans l'intérim se comprime dans les heures qui précèdent un poste. Un intérimaire se désiste à sept heures, le client attend quelqu'un à neuf, et le chargé de recrutement se met à appeler. Les appels sont le goulot, pas la disponibilité : la bonne personne est en général libre, on ne le lui a simplement pas encore demandé.

Publier le poste à tous les disponibles et habilités renverse cela. L'offre part une fois, c'est le premier qui accepte, et il reste une trace de qui a été sollicité. Le temps restant va à la conversation client plutôt qu'à l'arbre téléphonique.

Les disponibilités marquées à l'avance affûtent le même mécanisme, parce que l'offre n'atteint que des gens qui pourraient réellement dire oui.

Un jeu d'heures, deux documents

Dès qu'une agence garde les heures client et les heures paie à deux endroits, elles commencent à diverger. Une pause relevée d'une façon pour la facture et d'une autre pour le bulletin. Une heure supplémentaire validée par le site et jamais transmise à la paie. Chaque écart est une conversation avec quelqu'un de contrarié.

Relever le vrai début et la vraie fin face au projet client, avec les pauses à part, donne aux deux documents le même parent. Quand un client conteste le mardi, la réponse est dans l'enregistrement qui a produit le bulletin.

Les certificats là où se fait la mission

Les sites qui exigent une habilitation ou un certificat n'acceptent pas d'excuses. Garder les dates d'échéance sur la fiche de l'intérimaire, visibles pour la personne qui place, déplace cette vérification au moment où elle sert plutôt qu'à un contrôle ultérieur. Le système conserve les dates ; le jugement reste au chargé de recrutement.

Choisir un outil quand on est une agence

Les logiciels de recrutement recrutent et s'arrêtent au placement. Les systèmes de gestion des fournisseurs servent le côté client des grands contrats. Les plateformes complètes d'agence font tout et se paient en conséquence. Sous toutes se trouve la même question étroite : qui est sur quel poste chez quel client, et les heures étaient-elles justes.

Vérifications pratiques : un intérimaire peut-il tenir deux missions clients dans une semaine sans doublon ? Un poste ouvert peut-il être poussé vers un groupe filtré ? Les heures prévues et réalisées sont-elles stockées séparément ? Le rapport regroupe-t-il par client sans passer par un export ?

Le goulot, ce sont les appels, jamais la disponibilité.

La conformité qui vit dans le planning

Le travail temporaire porte des obligations que l'emploi ordinaire n'a pas. Les limites de durée du travail s'appliquent sur l'ensemble des clients qu'un intérimaire couvre, pas par site. Le repos entre deux postes doit tenir quand les deux postes appartiennent à des clients différents. Un intérimaire placé quarante heures chez trois clients travaille quarante heures, quoi qu'en pensent trois systèmes séparés.

Une fiche par intérimaire est ce qui rend cela visible. Celui qui place le mercredi voit le lundi et le mardi, y compris les postes qui appartiennent à d'autres clients, c'est-à-dire exactement l'information que trois tableurs séparés auraient masquée.

Le client qui veut un rapport

Les gros clients demandent les heures par site et par période, en général dans un format de leur choix. Le produire à partir des mêmes enregistrements qui alimentent la paie coûte un filtre et un export plutôt qu'un après-midi, et cela signifie que le chiffre que voit le client et le chiffre sur lequel l'intérimaire est payé ne peuvent pas diverger.

Commencer petit

Shifton est gratuit jusqu'à 10 intérimaires sans limite de durée, ce qui couvre une agence qui démarre ou un seul bureau. La planification, le pointage de base, l'application mobile et les rapports sont inclus. Les modules s'ajoutent un par un à partir de 0,50 dollar par employé et par mois, chacun avec un essai pouvant aller jusqu'à 60 jours.