Schemaprogram för bemanningsföretag
Placera personal på kundernas arbetsplatser, fyll ett avbokat pass innan det börjar och behåll en enda uppsättning timmar för fakturan och för lönekörningen.
Varje kundarbetsplats på samma tavla
En vecka på ett bemanningsföretag är en uppsättning placeringar på arbetsplatser som inte känner till varandra. Samma person kan vara hos en kund på måndag och hos en annan på onsdag, och schemat måste bära båda utan att dubblera personen.
Fyll ett avbokat pass innan det börjar
Någon hoppar av klockan sju inför en start klockan nio och kunden väntar sig folk. Att publicera passet till alla lediga slår att ringa igenom en lista, och första accepten stänger det.
Behåll timmarna som fakturan byggs på
På ett bemanningsföretag är tidrapporten både faktura och lönebesked. Att registrera verklig start och slut mot kunden håller båda sidor på samma siffror i stället för ett kalkylblad var.
Håll intygen bredvid personen
Att skicka någon utan det intyg arbetsplatsen kräver blir ett kundproblem inom en timme. Datum för intyg och behörigheter i personalkortet flyttar kontrollen dit där placeringen görs.
Börja med gratisplanen
Ingen tidsbegränsning. Få full tillgång till kärnfunktioner och uppgradera när du är redo.
Vad som gör bemanningsschemat annorlunda
Ett bemanningsföretag schemalägger åt organisationer det inte styr. Kunden avgör när passet ligger, hur många personer som behövs och vilken behörighet de ska ha, och företaget har några timmar på sig att hitta någon. Den omkastningen är det som skiljer bemanningsschemat från vanlig personalplanering.
Ur den föds en andra skillnad som väger tyngre. Tidrapporten är både faktura och löneunderlag. En felaktigt registrerad timme faktureras fel och betalas fel, och båda felen kommer upp hos en kund eller en anställd i stället för internt.
En anställd, många kunder
Det strukturella problemet är enkelt att beskriva och lätt att göra fel. Den som täcker tre arbetsplatser på en vecka måste finnas en gång i systemet och synas i tre scheman. System som modellerar kunden först slutar med tre kopior av samma person, tre uppsättningar timmar och en handpåläggning i slutet av veckan.
En post per anställd och pass som hängs på kundprojekt löser det åt båda hållen. Konsulten ser allt personen är bokad på. Kundens rapport visar bara den kunden. Ingen summerar något för hand.
Placeringar utan namn på
En bekräftad placering utan någon tilldelad är den viktigaste raden på bemanningstavlan och den som lättast tappas bort. Hållen som ett öppet pass stannar den framför ögonen på den som ska fylla den.
En person, en post, tre kunder.
Problemet med återbud
Allt i bemanningsarbete pressas ihop i timmarna före ett pass. Någon hoppar av klockan sju, kunden väntar sig folk klockan nio och konsulten börjar ringa. Flaskhalsen är samtalen, inte tillgängligheten: rätt person är oftast ledig, hen har bara inte blivit tillfrågad än.
Att publicera passet till alla lediga och behöriga vänder på det. Erbjudandet går ut en gång, accepten gäller i tur och ordning, och det finns kvar ett spår över vem som tillfrågades. Konsulten lägger resten av tiden på samtalet med kunden i stället för på telefonlistan.
Tillgänglighet som markerats i förväg skärper samma mekanism, eftersom erbjudandet bara når personer som faktiskt skulle kunna säga ja.
En uppsättning timmar, två dokument
I samma stund som ett bemanningsföretag håller kundtimmar och lönetimmar på var sitt ställe börjar de glida isär. En rast bokförd på ett sätt för fakturan och på ett annat för lönebeskedet. En övertidstimme godkänd på plats och aldrig meddelad till lönehanteringen. Varje avvikelse är ett samtal med någon som är irriterad.
Att registrera verklig start och slut mot kundprojektet, med raster loggade separat, ger båda dokumenten samma förälder. När en kund frågar om tisdagen ligger svaret i samma post som lönebeskedet byggdes på.
Intyg där placeringen sker
Arbetsplatser som kräver behörighet eller intyg tar inte emot en ursäkt. Utgångsdatum i personalkortet, synliga för den som gör placeringen, flyttar kontrollen till det ögonblick där den är användbar i stället för till en granskning senare. Systemet håller datumen, bedömningen stannar hos konsulten.
Att välja verktyg som bemanningsföretag
Rekryteringssystem sköter urvalet och stannar vid placeringen. Leverantörssystem betjänar kundsidan i stora avtal. Fullständiga bemanningsplattformar gör allt och kostar därefter. Under samtliga ligger samma smala fråga: vem är på vilket pass hos vilken kund, och stämde timmarna.
Praktiska prov: kan en anställd hålla två kundplaceringar på en vecka utan dubblering, går ett öppet pass att skicka till en filtrerad grupp, sparas planerade och verkliga timmar var för sig, grupperar rapporten per kund utan en export först.
Flaskhalsen är samtalen, aldrig tillgängligheten.
Regler som lever i schemat
Bemanningsarbete bär skyldigheter som vanlig anställning inte har. Arbetstidsgränser gäller över alla kunder en person täcker, inte per arbetsplats. Vilan mellan pass måste hålla även när de två passen tillhör olika beställare. Den som är bokad fyrtio timmar hos tre kunder arbetar fyrtio timmar, vad tre separata system än tror.
En post per anställd är det som gör detta synligt. Konsulten som bygger onsdagen ser måndagen och tisdagen, inklusive de pass som tillhör andra kunder, alltså exakt den information tre separata kalkylblad hade dolt.
Kunden som vill ha en rapport
Större kunder ber om timmar per arbetsplats och per period, oftast i ett format de väljer själva. Att ta fram det ur samma poster som matar lönen är ett filter och en export i stället för en eftermiddag, och det betyder att siffran kunden ser och siffran den anställde får betalt på inte kan gå isär.
Att börja i liten skala
Shifton är gratis upp till 10 anställda utan tidsgräns, vilket täcker ett nystartat bemanningsföretag eller ett enda konsultskrivbord. Schemaläggning, enkel tidsstämpling, mobilapp och rapportering ingår. Moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en prövotid på upp till 60 dagar.
Vanliga frågor
Kan samma person placeras hos flera kunder under en och samma vecka?
Ja. Varje kund är ett projekt och personen har en enda post, så måndag på en arbetsplats och onsdag på en annan sitter på samma individ utan dubblering. Rapporterna delar ändå upp timmarna per kund.
Hur fyller jag ett pass när någon lämnar återbud i sista stund?
Du öppnar passet och det erbjuds alla som är lediga och har rätt behörighet. Första accepten fyller det och kontoret ser vem som svarade. Läskvittensen visar vem som faktiskt har öppnat placeringen.
Ser jag timmarna per kund inför faktureringen?
Rapporterna grupperar registrerade timmar per kund och per period och håller rasterna åtskilda från arbetad tid. Samma siffror matar löneexporten, så fakturan och lönebeskedet byggs på en och samma post.
Håller systemet reda på när intyg och behörigheter går ut?
Personalkortet bär datum för intyg och behörigheter direkt intill personen, så konsulten som gör placeringen kontrollerar giltigheten innan någon skickas till en arbetsplats där det krävs.
Ser personalen sina placeringar i mobilen?
Ja. Appen för iOS och Android bär den publicerade veckan inklusive noteringar på passet, till exempel kontakten på plats eller instruktioner för inpassering, och tillgängligheten markeras på samma ställe.
Räcker gratisnivån för ett litet bemanningsföretag?
Shifton är gratis upp till 10 anställda utan tidsgräns, med schemaläggning, enkel tidsstämpling, mobilapp och rapporter. Betalda moduler börjar på 0,50 dollar per anställd och månad, med en prövotid på upp till 60 dagar.
Planera nästa vecka hos samtliga kunder
Gratis upp till 10 anställda, med kunder som projekt, pass som fylls från telefonen och timmar du kan fakturera från.