Programska oprema za beleženje časa in razporede svetovalcev

Številka, na kateri stoji svetovalno podjetje

Svetovanje ima eno merilo, ki odloča o vsem drugem. Zasedenost, torej delež razpoložljivih ur, ki jih je v resnici mogoče zaračunati, določa prihodek, določa zaposlovanje in tiho določa tudi, ali je ekipa tik pred izgorelostjo. Skoraj vsaka druga odločitev v podjetju je njena posledica.

Neprijetno je, da jo večina podjetij izmeri prepozno. Evidence prispejo konec meseca, sestavijo se iz spomina in koledarskih vpisov ter dajo številko, ki je približno pravilna in tri tedne stara. Do takrat se je premalo zaseden teden že zgodil, preobremenjen svetovalec pa ga je že odslužil.

Beleženje časa tam, kjer delo nastaja

Sestavljanje za nazaj je težava, ki jo je vredno rešiti najprej. Ura, ki se je nekdo spomni zadnji petek v mesecu, ni ura, ampak ocena, ocene pa se nagibajo k okroglim številkam in k stranki, ki jo je najlažje zagovarjati.

Zapis začetka in konca pri projektu v trenutku, ko se to zgodi, ta zamik odpravi. Odpravi tudi prerekanje. Kadar stranka podvomi o vrstici na računu, odgovor leži v istem sistemu, ki je račun ustvaril, z načrtovano in dejansko številko druga ob drugi.

Dnevi, ki pripadajo dvema strankama

Ta pogosti primer podre naivno beleženje časa. Svetovalec preživi dopoldne na enem projektu in popoldne na drugem, sistem, ki misli v dnevih namesto v izmenah, pa mora ugibati. Dve izmeni na dveh projektih, vsaka s svojimi urami, ohranita delitev pošteno brez izpolnjevanja obrazca.

Ocena, zapisana v petek, ni ura.

Načrtovanje okoli proste kapacitete

Razporejanje v svetovalnem podjetju ni težava dežurstev, ampak težava razporeditve virov. Vprašanje je, kdo je za naslednjih šest tednov zavezan katerim projektom in kje so vrzeli. Te vrzeli imajo dve imeni glede na to, kdaj jih opazite: prosta kapaciteta, če jih vidite vnaprej, in strošek nezasedenosti, če jih vidite za nazaj.

Prodano delo, ki ga ni prevzel nihče, si zasluži enako vidnost. Če ga v razporedu držite kot odprto izmeno, postane odločitev namesto spregleda, kar v majhni praksi šteje več, saj en nezaseden posel pomeni velik del meseca.

Preobremenitev ima v podatkih svojo obliko

Zasedenost nad ciljem ni uspeh. Svetovalec, ki dva meseca zaračunava šestdeset ur na teden, je tveganje odhoda in tveganje kakovosti, oboje pa stane več kot dodaten prihodek. Vzorec je viden v istem tedenskem poročilu, ki kaže prosto kapaciteto, kot vztrajna razlika med načrtom in izvedbo v eno smer.

Poglejte to skupaj s sestavo strank. Projekt, ki zanesljivo poje več ur, kot jih je bilo ovrednotenih, je pogovor o ceni in ne o ljudeh.

Šestdeset zaračunanih ur na teden ni zmaga.

Notranje delo se prav tako šteje

Ponudbe, zaposlovanje, izobraževanje in notranji projekti, ki jih nihče ne zaračuna, so resnične ure, izpuščanje iz evidence pa naredi zasedenost slabšo, kot je, in hkrati skrije, kam neobračunljiv čas v resnici odteka. Če jih razporedite kot lasten projekt, obe številki ostaneta poštene.

Kaj iskati v orodju

Ta kategorija je natrpana z izdelki, ki so bili zgrajeni za druga opravila. Zbirke za avtomatizacijo strokovnih storitev hkrati počnejo razporejanje virov, izstavljanje računov in CRM ter so temu primerno ocenjene. Aplikacije s štoparico ure zapišejo lepo in ne vedo ničesar o tem, kdo je razporejen naslednji teden. Orodja za vodenje projektov spremljajo naloge, ljudi pa obravnavajo kot polje.

Za majhno in srednjo prakso je praktičnih vprašanj malo. Ali lahko en človek nosi dva projekta v enem dnevu. Ali se načrtovane in dejanske ure hranijo ločeno. Ali poročilo združi po stranki brez predhodnega izvoza. Ali lahko svetovalec zabeleži čas pri stranki na telefonu.

Napoved za naslednjih šest tednov

Vprašanje razporeda v svetovanju se le redko nanaša na jutri. Nanaša se na šest tednov po zaključku trenutnih projektov in na to, ali jih prodajni tok pokrije. Razpored, ki kaže samo tekoči teden, odgovarja na napačno vprašanje.

Če prodano delo držite kot izmene, ki jih je mogoče dodeliti, vključno s kosi, na katere še nihče ni imenovan, se razpored spremeni v napoved. Vrzeli so vidne dovolj zgodaj, da jih je mogoče prodati, namesto da se pogoltnejo kot strošek nezasedenosti, prezasedeni tedni pa so vidni dovolj zgodaj, da se jih da znova dogovoriti.

Podizvajalci in zunanji sodelavci

Večina majhnih praks za konice najame zunanje sodelavce. Če jih držite kot ločen oddelek v istem razporedu, se pokaže resnična kapaciteta, ne da bi se njihove ure mešale v izvoz plač, strošek konice pa je pozneje mogoče izmeriti.

Začeti v majhnem

Shifton je brezplačen do 10 ljudi brez časovne omejitve, kar v celoti pokrije samostojno prakso ali majhno ekipo. Razpored, osnovno beleženje prihoda, mobilna aplikacija in poročanje so vključeni. Plačljivi moduli se izbirajo po enega od 0,50 dolarja na zaposlenega mesečno, vsak s preizkusom do 60 dni.