Registo de horas e escalas para consultoras

O número de que vive uma consultora

A consultoria tem um indicador que decide tudo o resto. A ocupação, a parte das horas disponíveis que acaba faturável, define a receita, define as contratações e define em silêncio se a equipa está prestes a esgotar-se. Quase todas as outras decisões da casa são consequência disso.

O incómodo é que quase todas as casas o medem tarde. As folhas de horas chegam no fim do mês, são reconstruídas de memória e a partir de entradas de calendário, e produzem um número aproximadamente certo e com três semanas. Nessa altura a semana subaproveitada já passou e o consultor sobrecarregado já a trabalhou.

Registar o tempo onde o trabalho acontece

O problema da reconstrução é o primeiro que vale a pena resolver. Uma hora lembrada na última sexta do mês não é uma hora, é uma estimativa, e as estimativas derivam para números redondos e para o cliente mais fácil de defender.

Registar início e fim contra o trabalho no momento em que acontece tira essa deriva. E tira a discussão. Quando um cliente questiona uma linha da fatura, a resposta está no mesmo sistema que a produziu, com um número planeado e um real lado a lado.

Dias que pertencem a dois clientes

O caso comum parte um registo de horas ingénuo. Um consultor passa a manhã num trabalho e a tarde noutro, e um sistema que pensa em dias em vez de turnos tem de adivinhar. Dois turnos em dois projetos, cada um com as suas horas, mantém a divisão honesta sem ninguém preencher um formulário.

Uma estimativa escrita a uma sexta não é uma hora.

Planear à volta do banco

Planear numa consultora não é um problema de escala, é um problema de alocação. A pergunta é que pessoas estão comprometidas com que trabalhos nas próximas seis semanas e onde estão os buracos. Esses buracos têm dois nomes conforme a altura em que se veem: capacidade disponível se os vir antes, custo de banco se os vir depois.

O trabalho vendido que não foi atribuído a ninguém merece a mesma visibilidade. Mantê-lo como turno aberto na escala transforma-o numa decisão em vez de num esquecimento, o que pesa mais numa casa pequena onde um trabalho por preencher é uma fatia grande do mês.

A sobrecarga tem forma nos dados

Uma ocupação acima do objetivo não é uma história de sucesso. Um consultor que fatura sessenta horas por semana durante dois meses é um risco de saída e um risco de qualidade, e ambos custam mais do que a receita extra. O padrão vê-se no mesmo relatório semanal que mostra o banco, como uma diferença persistente entre horas planeadas e reais num sentido.

Olhe para isso ao lado da mistura de clientes. Um trabalho que consome sistematicamente mais horas do que as orçamentadas é uma conversa de preço, não de pessoal.

Sessenta horas faturáveis por semana não são uma vitória.

O trabalho interno também conta

Propostas, recrutamento, formação e os projetos internos que ninguém fatura são horas verdadeiras, e deixá-las fora do registo faz a ocupação parecer pior do que é e ao mesmo tempo esconde para onde vai realmente o tempo não faturável. Planeá-las como projeto próprio mantém os dois números honestos.

O que procurar numa ferramenta

Esta categoria está cheia de produtos construídos para outros trabalhos. As suites de automação de serviços profissionais fazem alocação, faturação e gestão de clientes em conjunto e custam em conformidade. As aplicações de cronómetro registam horas muito bem e não sabem nada sobre quem está planeado para a semana seguinte. As ferramentas de gestão de projetos seguem tarefas e tratam as pessoas como um campo.

Para uma casa pequena ou média as perguntas práticas são poucas. Uma pessoa pode ter dois trabalhos num dia? As horas planeadas e reais ficam guardadas em separado? O relatório agrupa por cliente sem passar por uma exportação? Um consultor pode registar tempo nas instalações do cliente pelo telemóvel?

Prever as próximas seis semanas

A pergunta de planeamento na consultoria raramente é sobre amanhã. É sobre as seis semanas depois de acabarem os trabalhos atuais e se o funil as cobre. Uma escala que só mostra a semana em curso responde à pergunta errada.

Manter o trabalho vendido como turnos atribuíveis, incluindo as partes a que ainda ninguém foi posto, transforma a escala numa previsão. Os buracos veem-se com antecedência suficiente para serem vendidos em vez de absorvidos como custo de banco, e as semanas sobrecomprometidas veem-se com antecedência suficiente para serem renegociadas.

Subcontratados e associados

Quase todas as casas pequenas usam associados nos picos. Mantê-los como departamento separado na mesma escala mostra a capacidade real sem misturar as horas na exportação salarial dos efetivos, e torna mensurável depois o custo do pico.

Começar pequeno

O Shifton é gratuito até 10 pessoas sem limite de tempo, o que cobre por inteiro um profissional independente ou uma equipa pequena. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel e os relatórios estão incluídos. Os módulos pagos escolhem-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês, cada um com um teste até 60 dias.