Softver za evidenciju vremena i raspored konzultanata
Sati upisani uz klijenta kojem pripadaju, konzultanti raspoređeni po angažmanima i iskorištenost koju pročitate u petak.
Rasporedite ljude po angažmanima, a ne po danima
Konzultant rijetko radi samo jedno. Dva klijenta, interni projekt i ponuda otimaju se za isti tjedan, a kalendar koji prikazuje samo sastanke ne može odgovoriti je li itko slobodan u četvrtak.
Upisujte naplative sate ondje gdje nastaju
Razlika između odrađenih i naplaćenih sati mjesto je na kojem nestaje marža konzultantske kuće. Upis stvarnog početka i kraja uz projekt klijenta tu razliku zatvara, jer broj na računu i broj u evidenciji dolaze s istog mjesta.
Držite slobodni kapacitet na oku
Iskorištenost je broj od kojeg konzultantska praksa živi, a obično se otkrije naknadno. Tjedni sati po osobi, plan uz ostvarenje, pokazuju tko je pretrpan, a tko je između angažmana dok se tjedan još može promijeniti.
Dajte konzultantima njihov tjedan u mobitel
Konzultanti rade kod klijenta, od kuće i na putu. Objavljeni tjedan mora putovati s njima, a vrijeme se mora upisivati odande gdje doista jesu.
Započnite s besplatnim planom
Bez vremenskog ograničenja. Puni pristup osnovnim značajkama, nadogradite kad budete spremni.
Broj na kojem konzultantska kuća stoji
Konzalting ima jednu mjeru koja odlučuje o svemu ostalom. Iskorištenost, udio raspoloživih sati koji se doista mogu naplatiti, određuje prihod, određuje zapošljavanje i tiho određuje hoće li tim uskoro pregorjeti. Gotovo svaka druga odluka u kući njezina je posljedica.
Neugodno je što je većina kuća mjeri prekasno. Evidencije stižu krajem mjeseca, rekonstruiraju se iz sjećanja i unosa u kalendaru i daju brojku koja je otprilike točna i tri tjedna stara. Do tada se nedovoljno popunjen tjedan već dogodio, a pretrpani konzultant ga je već odradio.
Upis vremena ondje gdje posao nastaje
Rekonstrukcija je problem koji vrijedi riješiti prvi. Sat kojeg se netko sjeti posljednjeg petka u mjesecu nije sat nego procjena, a procjene klize prema okruglim brojkama i prema klijentu kojeg je najlakše obraniti.
Upis početka i kraja uz angažman u trenutku kad se to događa uklanja to klizanje. Uklanja i prepirku. Kad klijent zatraži objašnjenje stavke na računu, odgovor je u istom sustavu koji je račun i proizveo, s planiranom i stvarnom brojkom jednom uz drugu.
Dani koji pripadaju dvama klijentima
Taj uobičajeni slučaj lomi naivnu evidenciju vremena. Konzultant provede prijepodne na jednom angažmanu, a poslijepodne na drugom, a sustav koji misli u danima umjesto u smjenama mora nagađati. Dvije smjene na dva projekta, svaka sa svojim satima, drže podjelu poštenom bez ijednog ispunjenog obrasca.
Procjena napisana u petak nije sat.
Planiranje oko slobodnog kapaciteta
Raspored u konzultantskoj kući nije problem dežurstava nego problem raspodjele ljudi. Pitanje je tko je sljedećih šest tjedana vezan uz koje angažmane i gdje su rupe. Te rupe imaju dva imena, ovisno o tome kad ih primijetite: slobodan kapacitet ako ih vidite unaprijed, i trošak praznog hoda ako ih vidite poslije.
Prodan posao koji nikome nije dodijeljen zaslužuje istu vidljivost. Držanje takvog posla kao otvorene smjene u rasporedu pretvara ga u odluku umjesto u propust, a to više vrijedi u maloj praksi gdje jedan nepopunjen angažman čini velik dio mjeseca.
Preopterećenje ima svoj oblik u podacima
Iskorištenost iznad cilja nije uspjeh. Konzultant koji dva mjeseca naplaćuje šezdeset sati tjedno rizik je odlaska i rizik kvalitete, a oboje stoji više od dodatnog prihoda. Uzorak se vidi u istom tjednom izvještaju koji prikazuje prazan hod, kao ustrajna razlika između plana i ostvarenja u jednom smjeru.
Gledajte to zajedno sa strukturom klijenata. Angažman koji redovito pojede više sati nego što je procijenjeno razgovor je o cijeni, a ne o ljudima.
Šezdeset naplaćenih sati tjedno nije pobjeda.
Interni posao također se broji
Ponude, zapošljavanje, edukacije i interni projekti koje nitko ne naplaćuje stvarni su sati, a njihovo izostavljanje iz evidencije čini iskorištenost lošijom nego što jest i istodobno skriva kamo nenaplativo vrijeme zapravo odlazi. Planiranje takvih poslova kao vlastitog projekta drži obje brojke poštenima.
Na što gledati kod alata
Ova je kategorija pretrpana proizvodima građenima za druge poslove. Paketi za automatizaciju profesionalnih usluga rade raspodjelu ljudi, naplatu i vođenje odnosa s klijentima odjednom i cijena im je u skladu s tim. Aplikacije sa štopericom sate bilježe prekrasno i ne znaju ništa o tome tko je raspoređen sljedeći tjedan. Alati za vođenje projekata prate zadatke, a ljude tretiraju kao polje.
Za malu i srednju praksu praktičnih je pitanja malo. Može li jedna osoba držati dva angažmana u jednom danu. Čuvaju li se planirani i ostvareni sati odvojeno. Grupira li izvještaj po klijentu bez prethodnog izvoza. Može li konzultant upisati vrijeme kod klijenta s mobitela.
Prognoza za sljedećih šest tjedana
Pitanje rasporeda u konzaltingu rijetko se tiče sutra. Tiče se šest tjedana nakon što završe tekući angažmani i pokriva li ih ono što je u pripremi. Raspored koji prikazuje samo tekući tjedan odgovara na krivo pitanje.
Držanje prodanog posla kao smjena koje se mogu dodijeliti, uključujući dijelove za koje još nitko nije imenovan, pretvara raspored u prognozu. Rupe su vidljive dovoljno rano da se u njih može prodati umjesto da ih se proguta kao trošak praznog hoda, a pretrpani tjedni vidljivi su dovoljno rano da se mogu ponovno dogovoriti.
Podizvođači i vanjski suradnici
Većina malih praksi uzima vanjske suradnike za vrhunce posla. Držanje njih kao zasebnog odjela u istom rasporedu pokazuje stvarni kapacitet bez miješanja njihovih sati u izvoz za plaće, a trošak takvog vrhunca poslije se može izmjeriti.
Početak u malom
Shifton je besplatan do 10 ljudi bez vremenskog ograničenja, što u cijelosti pokriva samostalnu praksu ili mali tim. Raspored, osnovna evidencija dolaska, mobilna aplikacija i izvještavanje uključeni su. Plaćeni moduli biraju se jedan po jedan od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, svaki s probnim razdobljem do 60 dana.
Često postavljana pitanja
Mogu li voditi sate odvojeno za svakog klijenta?
Da. Svaki angažman je projekt, a svaka smjena nosi klijenta kojem pripada. Izvještaji grupiraju upisane sate po klijentu, pa brojka koja ide na račun potječe iz istog zapisa kao i brojka koju čita obračun plaća.
Kako obračunati konzultanta koji u jednom danu radi za dva klijenta?
Dvije smjene istog dana, svaka uz svoj projekt i sa svojim satima. Izvještaj tada dijeli dan između angažmana umjesto da ga cijelog pripiše klijentu koji je prvi ušao u raspored.
Hoću li vidjeti iskorištenost cijelog konzultantskog tima?
Tjedni izvještaji prikazuju sate po osobi i po projektu, plan uz ostvarenje, a upravo se od toga iskorištenost i sastoji. Onaj tko je stalno iznad planiranih sati i onaj tko je stalno ispod pojavljuju se u istom pregledu.
Razdvaja li se naplativo vrijeme od nenaplativog?
Pauze se evidentiraju odvojeno od odrađenog vremena, a interni posao planira se kao vlastiti projekt umjesto da se pomiješa s angažmanom klijenta. Ta podjela zatim putuje dalje u izvještaje.
Može li konzultant upisati vrijeme kod klijenta?
Da. Evidencija dolaska radi u mobilnoj aplikaciji i u pregledniku, pa sati nastaju ondje gdje se radi. Kućama kojima treba prijava vezana uz lokaciju, kontrola radnog mjesta dostupna je kao plaćeni modul.
Je li besplatni plan dovoljan maloj konzultantskoj kući?
Shifton je besplatan do 10 ljudi bez vremenskog ograničenja, zajedno s rasporedom, osnovnom evidencijom dolaska, mobilnom aplikacijom i izvještajima. Plaćeni moduli počinju od 0,50 dolara po zaposleniku mjesečno, svaki s probnim razdobljem do 60 dana.
Pogledajte kamo je tjedan zaista otišao
Besplatno do 10 konzultanata, sa satima upisanima uz klijenta, riješenim podijeljenim danima i iskorištenošću koju čitate tjedno.