Konsulttien työajanseuranta ja työvuorosuunnittelu
Tunnit kirjattuna sille asiakkaalle, jolle ne kuuluvat, konsultit jaettuna toimeksiantojen kesken ja käyttöaste, jonka luet perjantaina.
Suunnittele ihmiset toimeksiannoittain, ei päivittäin
Konsultti tekee harvoin vain yhtä asiaa. Kaksi asiakasta, sisäinen projekti ja tarjous kilpailevat samasta viikosta, eikä kalenteri, joka näyttää vain tapaamiset, kerro onko kukaan vapaana torstaina.
Kirjaa laskutettavat tunnit siellä missä ne syntyvät
Tehtyjen ja laskutettujen tuntien välinen ero on se kohta, jossa konsulttitoimiston kate katoaa. Todellisen aloituksen ja lopetuksen kirjaaminen asiakkaan projektille sulkee eron, koska laskun luku ja kirjanpidon luku tulevat samasta paikasta.
Pidä vapaa kapasiteetti näkyvissä
Käyttöaste on luku, jolla konsulttitoimisto elää, ja se selviää yleensä jälkikäteen. Viikkotunnit henkilöittäin, suunniteltu ja toteutunut rinnakkain, näyttävät kuka on ylikuormitettu ja kuka on toimeksiantojen välissä, kun viikkoa voi vielä muuttaa.
Anna konsulteille oma viikkonsa puhelimeen
Konsultit työskentelevät asiakkaan tiloissa, kotoa ja matkalla. Julkaistun viikon on kuljettava heidän mukanaan, ja aika on kirjattava sieltä, missä he oikeasti ovat.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Luku, jonka varassa konsulttitoimisto seisoo
Konsultoinnissa on yksi mittari, joka ratkaisee kaiken muun. Käyttöaste, eli se osuus käytettävissä olevista tunneista joka on todella laskutettavaa, asettaa liikevaihdon, asettaa rekrytoinnin ja asettaa hiljaisesti myös sen, onko tiimi palamassa loppuun. Melkein jokainen muu päätös toimistossa on sen seuraus.
Kiusallista on se, että useimmat toimistot mittaavat sen myöhässä. Tuntikirjaukset saapuvat kuun lopussa, ne rakennetaan uudelleen muistista ja kalenterimerkinnöistä ja ne tuottavat luvun, joka on suunnilleen oikea ja kolme viikkoa vanha. Siihen mennessä vajaa viikko on jo tapahtunut ja ylikuormitettu konsultti on jo tehnyt sen.
Ajan kirjaaminen siellä missä työ tapahtuu
Jälkikäteinen rakentaminen on ongelma, joka kannattaa ratkaista ensin. Tunti, joka muistetaan kuukauden viimeisenä perjantaina, ei ole tunti vaan arvio, ja arviot ajautuvat kohti pyöreitä lukuja ja kohti sitä asiakasta, jota on helpoin puolustaa.
Aloituksen ja lopetuksen kirjaaminen toimeksiannolle sillä hetkellä kun se tapahtuu poistaa ajautumisen. Se poistaa myös kiistan. Kun asiakas kysyy laskun rivistä, vastaus on samassa järjestelmässä joka laskun tuotti, suunniteltu luku ja toteutunut luku vierekkäin.
Päivät jotka kuuluvat kahdelle asiakkaalle
Tämä tavallinen tapaus rikkoo naiivin työajanseurannan. Konsultti viettää aamupäivän yhdellä toimeksiannolla ja iltapäivän toisella, ja järjestelmä joka ajattelee päivinä eikä vuoroina joutuu arvaamaan. Kaksi vuoroa kahdella projektilla, kumpikin omine tunteineen, pitää jaon rehellisenä ilman että kukaan täyttää lomaketta.
Perjantaina kirjoitettu arvio ei ole tunti.
Suunnittelu vapaan kapasiteetin ympärille
Suunnittelu konsulttitoimistossa ei ole vuorolistaongelma vaan resurssien jakamisen ongelma. Kysymys on siitä, kuka on sidottu mihinkin toimeksiantoon seuraavat kuusi viikkoa ja missä aukot ovat. Näillä aukoilla on kaksi nimeä sen mukaan milloin ne huomataan: vapaa kapasiteetti jos ne nähdään etukäteen, ja tyhjäkäynnin hinta jos ne nähdään jälkikäteen.
Myyty työ jota ei ole annettu kenellekään ansaitsee saman näkyvyyden. Sen pitäminen listalla avoimena vuorona tekee siitä päätöksen eikä unohdusta, ja se painaa enemmän pienessä toimistossa, jossa yksi miehittämätön toimeksianto on iso osa kuukautta.
Ylikuormalla on muoto datassa
Tavoitteen ylittävä käyttöaste ei ole menestystarina. Konsultti joka laskuttaa kuusikymmentä tuntia viikossa kahden kuukauden ajan on lähtöriski ja laaturiski, ja molemmat maksavat enemmän kuin lisätuotto. Kuvio näkyy samassa viikkoraportissa joka näyttää tyhjäkäynnin, jatkuvana erona suunnitellun ja toteutuneen välillä yhteen suuntaan.
Katso tätä yhdessä asiakasjakauman kanssa. Toimeksianto joka kuluttaa säännöllisesti enemmän tunteja kuin sille hinnoiteltiin on hintakeskustelu eikä henkilöstökeskustelu.
Kuusikymmentä laskutettua tuntia viikossa ei ole voitto.
Sisäinen työ lasketaan myös
Tarjoukset, rekrytointi, koulutus ja sisäiset projektit joita kukaan ei laskuta ovat oikeita tunteja, ja niiden jättäminen kirjanpidon ulkopuolelle saa käyttöasteen näyttämään huonommalta kuin se on ja piilottaa samalla sen mihin laskuttamaton aika oikeasti menee. Niiden suunnittelu omaksi projektikseen pitää molemmat luvut rehellisinä.
Mitä työkalussa kannattaa katsoa
Tämä luokka on täynnä tuotteita jotka on rakennettu muuhun työhön. Ammattipalveluiden automaatiopaketit tekevät resursoinnin, laskutuksen ja asiakassuhteiden hallinnan yhdessä ja ne on hinnoiteltu sen mukaan. Sekuntikellosovellukset kirjaavat tunnit kauniisti eivätkä tiedä mitään siitä kuka on listalla ensi viikolla. Projektinhallintatyökalut seuraavat tehtäviä ja kohtelevat ihmisiä kenttänä.
Pienelle tai keskikokoiselle toimistolle käytännön kysymyksiä on vähän. Voiko yksi ihminen pitää kahta toimeksiantoa samana päivänä. Säilytetäänkö suunnitellut ja toteutuneet tunnit erikseen. Ryhmitteleekö raportti asiakkaan mukaan ilman edeltävää vientiä. Voiko konsultti kirjata ajan asiakkaan luona puhelimella.
Ennuste seuraaville kuudelle viikolle
Suunnittelukysymys konsultoinnissa koskee harvoin huomista. Se koskee niitä kuutta viikkoa jotka seuraavat nykyisten toimeksiantojen päättymistä ja sitä kattaako myynti ne. Lista joka näyttää vain kuluvan viikon vastaa väärään kysymykseen.
Myydyn työn pitäminen jaettavina vuoroina, mukaan lukien palat joihin ketään ei ole vielä nimetty, muuttaa listan ennusteeksi. Aukot näkyvät riittävän ajoissa jotta niihin ehditään myydä sen sijaan että ne niellään tyhjäkäynnin hintana, ja ylivaratut viikot näkyvät riittävän ajoissa jotta ne ehditään neuvotella uudelleen.
Alihankkijat ja kumppanikonsultit
Useimmat pienet toimistot käyttävät huippuihin ulkopuolisia kumppaneita. Heidän pitämisensä samalla listalla omana osastonaan näyttää todellisen kapasiteetin ilman että heidän tuntinsa sekoittuvat palkkavientiin, ja huipun hinta on jälkikäteen mitattavissa.
Pienestä liikkeelle
Shifton on ilmainen enintään 10 hengelle ilman aikarajaa, mikä kattaa kokonaan itsenäisen konsultin tai pienen tiimin. Vuorosuunnittelu, perustason kellokortti, mobiilisovellus ja raportointi kuuluvat mukaan. Maksulliset moduulit valitaan yksi kerrallaan 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin enintään 60 päivän kokeilu.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko seurata tunteja erikseen jokaiselle asiakkaalle?
Kyllä. Jokainen toimeksianto on projekti, ja jokainen vuoro kantaa mukanaan asiakasta, jolle se kuuluu. Raportit ryhmittelevät kirjatut tunnit asiakkaittain, joten laskulle päätyvä luku tulee samasta merkinnästä kuin palkanlaskennan lukema.
Miten laskutan konsultin, joka tekee samana päivänä töitä kahdelle asiakkaalle?
Kaksi vuoroa samana päivänä, kumpikin omalla projektillaan ja omilla tunneillaan. Raportti jakaa silloin päivän toimeksiantojen kesken sen sijaan, että kirjaisi koko päivän sille asiakkaalle, joka ehti listalle ensin.
Näenkö koko konsulttitiimin käyttöasteen?
Viikkoraportit näyttävät tunnit henkilöittäin ja projekteittain, suunnitellun ja toteutuneen rinnakkain, ja juuri siitä käyttöaste muodostuu. Sekä se, joka on jatkuvasti yli suunniteltujen tuntien, että se, joka on jatkuvasti alle, näkyvät samassa näkymässä.
Erotellaanko laskutettava aika laskuttamattomasta?
Tauot kirjataan erilleen tehdystä työajasta, ja sisäinen työ suunnitellaan omaksi projektikseen sen sijaan, että se sekoittuisi asiakkaan toimeksiantoon. Jako kulkee sen jälkeen myös raportteihin.
Voiko konsultti kirjata aikaa asiakkaan tiloista?
Kyllä. Kellokortti toimii mobiilisovelluksesta ja selaimesta, joten tunnit syntyvät siellä missä työ tehdään. Toimistoille, jotka tarvitsevat paikkaan sidotun leimauksen, työpaikan sijainninhallinta on saatavilla maksullisena moduulina.
Riittääkö ilmainen taso pienelle konsulttitoimistolle?
Shifton on ilmainen enintään 10 hengelle ilman aikarajaa, mukana vuorosuunnittelu, perustason kellokortti, mobiilisovellus ja raportit. Maksulliset moduulit alkavat 0,50 dollarista työntekijää kohti kuussa, kussakin enintään 60 päivän kokeilu.
Katso mihin viikko oikeasti meni
Ilmainen enintään 10 konsultille, tunnit kirjattuna asiakkaalle, jaetut päivät hoidettuina ja käyttöaste luettavissa viikoittain.