Tidsregistrering og planlægning for konsulenter

Det tal en konsulentvirksomhed kører på

Rådgivning har ét nøgletal, der afgør alt det, der kommer bagefter. Udnyttelsen, altså den andel af de tilgængelige timer der rent faktisk kan faktureres, sætter omsætningen, sætter ansættelserne og afgør stille og roligt, om holdet er ved at brænde ud. Næsten alle andre beslutninger i firmaet er en følge af den.

Det akavede er, at de fleste firmaer måler den for sent. Timesedlerne kommer ved månedens udgang, bliver rekonstrueret ud fra hukommelsen og kalenderaftalerne og giver et tal, der er nogenlunde rigtigt og tre uger gammelt. Til den tid er den underbelagte uge allerede sket, og den overbelastede konsulent har allerede arbejdet den.

Registrer tiden dér, hvor arbejdet foregår

Rekonstruktionen er det problem, der er værd at løse først. En time, man husker den sidste fredag i måneden, er ikke en time, det er et skøn, og skøn driver mod runde tal og mod den kunde, der er lettest at forsvare.

At registrere start og slut på opgaven, mens det sker, fjerner den drift. Det fjerner også diskussionen. Når en kunde spørger til en linje på fakturaen, ligger svaret i det samme system, der lavede den, med et planlagt tal og et faktisk tal ved siden af hinanden.

Dage der tilhører to kunder

Det almindelige tilfælde knækker naiv tidsregistrering. En konsulent bruger formiddagen på én opgave og eftermiddagen på en anden, og et system, der tænker i dage frem for i vagter, må gætte. To vagter på to projekter, hver med sine egne timer, holder opdelingen ærlig, uden at nogen skal udfylde en formular.

Et skøn skrevet ned om fredagen er ikke en time.

Planlægning omkring bænken

Planlægning i et konsulenthus er ikke et vagtplanproblem, det er et allokeringsproblem. Spørgsmålet er, hvilke folk der er bundet til hvilke opgaver de næste seks uger, og hvor hullerne er. De huller har to navne alt efter, hvornår man opdager dem: ledig kapacitet hvis man ser dem i forvejen, og bænkomkostning hvis man ser dem bagefter.

Solgt arbejde, som endnu ikke er lagt på nogen, fortjener den samme synlighed. At holde det som en åben vagt i planen gør det til en beslutning frem for en forglemmelse, og det vejer tungere i en lille praksis, hvor én ubemandet opgave er en stor del af måneden.

Overbelastning har en form i tallene

Udnyttelse over målet er ikke en solstrålehistorie. En konsulent, der fakturerer tres timer om ugen i to måneder, er både en risiko for opsigelse og en risiko for kvaliteten, og begge dele koster mere end den ekstra omsætning. Mønstret ligger i den samme ugentlige rapport, der viser bænken, som et vedvarende gab mellem planlagte og faktiske timer i den ene retning.

Se på det sammen med kundefordelingen. En opgave, der pålideligt bruger flere timer, end den blev sat op til, er en samtale om pris og ikke om personale.

Tres fakturerbare timer om ugen er ikke en sejr.

Internt arbejde tæller også

Tilbud, rekruttering, uddannelse og de interne projekter, ingen fakturerer, er rigtige timer, og udelader man dem af regnskabet, ser udnyttelsen værre ud, end den er, samtidig med at det skjuler, hvor den tid der ikke kan faktureres, faktisk går hen. Planlægger man dem som deres eget projekt, holder begge tal.

Hvad man skal kigge efter i et værktøj

Denne kategori er fyldt med produkter bygget til andre opgaver. Suiter til professionelle serviceydelser laver ressourcer, fakturering og kundedata i ét og er prissat derefter. Stopur-apps registrerer timer smukt og ved intet om, hvem der er planlagt ind i næste uge. Projektstyringsværktøjer følger opgaver og behandler mennesker som et felt.

For en lille eller mellemstor praksis er de praktiske spørgsmål få. Kan én person holde to opgaver på én dag. Gemmes planlagte og faktiske timer hver for sig. Grupperer rapporten per kunde uden en eksport først. Kan en konsulent registrere tid fra kundens adresse på en telefon.

At se seks uger frem

Planlægningsspørgsmålet i rådgivning handler sjældent om i morgen. Det handler om de seks uger, der kommer efter de nuværende opgaver slutter, og om der er nok i pipelinen til at dække dem. En plan, der kun viser den indeværende uge, svarer på det forkerte spørgsmål.

Holder man solgt arbejde som vagter, der kan tildeles, også de stykker ingen endnu har fået navn på, bliver planen til en prognose. Hullerne er synlige langt nok fremme til at kunne sælges ind i stedet for at blive optaget som bænkomkostning, og de overbookede uger er synlige langt nok fremme til at kunne genforhandles.

Underleverandører og tilknyttede konsulenter

De fleste små praksisser bruger tilknyttede konsulenter til toppene. At holde dem som en selvstændig afdeling i den samme plan viser den reelle kapacitet uden at blande deres timer ind i lønudtrækket for de ansatte, og det gør prisen på toppen målbar bagefter.

At begynde i det små

Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker en selvstændig praksis eller et lille hold fuldstændigt. Planlægning, det basale stempelur, mobilappen og rapportering er med. Betalte moduler vælges ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden, hver med en prøveperiode på op til 60 dage.