Munkaidő-nyilvántartó és beosztásszervező tanácsadóknak
Órák ahhoz az ügyfélhez rögzítve, akihez tartoznak, tanácsadók a projektek között beosztva, és kihasználtság, amit pénteken el lehet olvasni.
Projektek szerint ossza be az embereket, ne napok szerint
Egy tanácsadó ritkán csinál egyetlen dolgot. Két ügyfél, egy belső projekt és egy ajánlat ugyanazért a hétért verseng, és egy naptár, amely csak találkozókat mutat, nem tudja megmondani, hogy csütörtökön szabad-e valaki.
A számlázható órákat ott rögzítse, ahol keletkeznek
A ledolgozott és a kiszámlázott órák közötti rés az a hely, ahol egy tanácsadó cég árrése eltűnik. A valódi kezdés és befejezés rögzítése az ügyfél projektjéhez bezárja ezt a rést, mert a számlán szereplő szám és a nyilvántartásban lévő szám ugyanonnan jön.
Tartsa szem előtt a szabad kapacitást
A kihasználtság az a szám, amiből egy tanácsadó cég él, és általában utólag derül ki. A heti órák személyenként, terv a tény mellett, megmutatják, ki van túlterhelve és ki van két megbízás között, amíg a héten még lehet változtatni.
Adja oda a tanácsadóknak a saját hetüket a telefonjukon
A tanácsadók az ügyfélnél, otthonról és útközben dolgoznak. A közzétett hétnek velük kell utaznia, az időt pedig onnan kell rögzíteni, ahol valóban vannak.
Kezdje az ingyenes csomaggal
Nincs időkorlát. Teljes hozzáférés az alapfunkciókhoz, frissítsen, amikor készen áll.
A szám, amin egy tanácsadó cég áll
A tanácsadásban egyetlen mutató dönt el mindent, ami utána következik. A kihasználtság, vagyis a rendelkezésre álló órák számlázható hányada, meghatározza a bevételt, meghatározza a felvételt, és csendben azt is meghatározza, hogy a csapat kiég-e hamarosan. Szinte minden más döntés a cégben ennek a következménye.
A kellemetlen az, hogy a legtöbb cég későn méri. A jelenléti ívek a hónap végén érkeznek, emlékezetből és naptárbejegyzésekből állnak össze, és olyan számot adnak, ami nagyjából igaz és három hetes. Addigra az alulterhelt hét már megtörtént, a túlterhelt tanácsadó pedig már ledolgozta.
Az idő rögzítése ott, ahol a munka történik
Az utólagos rekonstrukció az a probléma, amit érdemes elsőként megoldani. Egy óra, amire valaki a hónap utolsó péntekén emlékszik vissza, nem óra, hanem becslés, a becslések pedig a kerek számok és a legkönnyebben megvédhető ügyfél felé sodródnak.
A kezdés és a befejezés rögzítése a megbízáshoz abban a pillanatban, amikor történik, megszünteti ezt a sodródást. Megszünteti a vitát is. Amikor egy ügyfél rákérdez a számla egy sorára, a válasz ugyanabban a rendszerben van, amelyik a számlát adta, tervezett és tényleges számmal egymás mellett.
Napok, amelyek két ügyfélhez tartoznak
Ez a gyakori eset töri el a naiv időnyilvántartást. A tanácsadó a délelőttöt egy megbízáson tölti, a délutánt egy másikon, és egy rendszer, amelyik napokban gondolkodik műszakok helyett, kénytelen tippelni. Két műszak két projekten, mindegyik a saját óráival, tisztán tartja a felosztást anélkül, hogy bárki űrlapot töltene ki.
A pénteken leírt becslés nem óra.
Tervezés a szabad kapacitás körül
A beosztás egy tanácsadó cégben nem ügyeleti kérdés, hanem allokációs kérdés. A kérdés az, hogy a következő hat hétben ki melyik megbízáshoz van kötve, és hol vannak a rések. Ezeknek a réseknek két nevük van attól függően, mikor veszi észre őket: szabad kapacitás, ha előre látja, és állásidő költsége, ha utólag.
Az eladott, de senkihez sem rendelt munka ugyanezt a láthatóságot érdemli. Ha nyitott műszakként marad a beosztásban, döntés lesz belőle mulasztás helyett, ami többet nyom a latban egy kis irodánál, ahol egyetlen ki nem osztott megbízás a hónap nagy részét jelenti.
A túlterhelésnek alakja van az adatokban
A cél feletti kihasználtság nem sikertörténet. Az a tanácsadó, aki két hónapon át heti hatvan órát számláz, elvándorlási és minőségi kockázat is, és mindkettő többe kerül, mint a többletbevétel. A minta ugyanabban a heti kimutatásban látszik, amelyik a szabad kapacitást mutatja, mint a terv és a tény tartós, egyirányú eltérése.
Nézze ezt az ügyfélösszetétellel együtt. Az a megbízás, amelyik rendre több órát eszik, mint amennyire beárazták, árazási beszélgetés, nem személyzeti.
Heti hatvan számlázott óra nem győzelem.
A belső munka is számít
Az ajánlatok, a toborzás, a képzés és a belső projektek, amelyeket senki nem számláz, valódi órák, és a nyilvántartásból való kihagyásuk rosszabbnak mutatja a kihasználtságot, mint amilyen, közben elrejti, hová megy valójában a nem számlázható idő. Ha saját projektként ütemezi őket, mindkét szám őszinte marad.
Mit érdemes nézni egy eszközben
Ez a kategória zsúfolt olyan termékekkel, amelyeket más feladatra építettek. A professzionális szolgáltatások automatizálására szolgáló csomagok egyszerre végzik az erőforrás-tervezést, a számlázást és az ügyfélkapcsolat-kezelést, és ennek megfelelő az áruk. Az időmérő alkalmazások gyönyörűen rögzítik az órákat, és semmit nem tudnak arról, ki van beosztva jövő héten. A projektmenedzsment eszközök feladatokat követnek, az embereket pedig mezőként kezelik.
Egy kis vagy közepes irodánál kevés a gyakorlati kérdés. Vihet-e egy ember két megbízást egy napon. Külön tárolódik-e a tervezett és a tényleges óra. Csoportosít-e a kimutatás ügyfél szerint előzetes export nélkül. Rögzítheti-e a tanácsadó az időt az ügyfélnél telefonról.
Előrejelzés a következő hat hétre
A beosztás kérdése a tanácsadásban ritkán a holnapról szól. A jelenlegi megbízások lezárása utáni hat hétről szól, és arról, hogy az értékesítés fedezi-e őket. Az a beosztás, amelyik csak az aktuális hetet mutatja, rossz kérdésre válaszol.
Ha az eladott munkát kiosztható műszakként tartja, beleértve azokat a darabokat is, amelyekre még senkit nem neveztek ki, a beosztásból előrejelzés lesz. A rések elég korán látszanak ahhoz, hogy beléjük lehessen értékesíteni, ahelyett hogy állásidőként nyelné el őket a cég, a túlvállalt hetek pedig elég korán ahhoz, hogy újratárgyalhatók legyenek.
Alvállalkozók és külsős tanácsadók
A legtöbb kis iroda csúcsidőre külsős kollégákat hív. Ha külön részlegként szerepelnek ugyanabban a beosztásban, látszik a valós kapacitás anélkül, hogy az óráik belekeverednének a bérexportba, és a csúcs költsége utólag mérhetővé válik.
Kicsiben kezdeni
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, ami teljesen lefed egy önálló tanácsadót vagy egy kis csapatot. A beosztás, az alap időbélyegző, a mobilalkalmazás és a kimutatások benne vannak. A fizetős modulokat egyesével lehet választani havi 0,50 dollártól alkalmazottanként, mindegyik legfeljebb 60 napos próbaidőszakkal.
Gyakran ismételt kérdések
Vezethetem az órákat ügyfelenként külön?
Igen. Minden megbízás egy projekt, és minden műszak viszi magával azt az ügyfelet, amelyikhez tartozik. A kimutatások ügyfelenként csoportosítják a rögzített órákat, így a számlára kerülő szám ugyanabból a rekordból származik, mint amit a bérszámfejtés olvas.
Hogyan számoljam el azt a tanácsadót, aki egy napon két ügyfélnek dolgozik?
Két műszak ugyanazon a napon, mindkettő a saját projektjéhez és a saját óráival. A kimutatás ilyenkor felosztja a napot a megbízások között, ahelyett hogy az egészet annak az ügyfélnek írná jóvá, aki előbb került a beosztásba.
Látni fogom a teljes tanácsadói csapat kihasználtságát?
A heti kimutatások személyenként és projektenként mutatják az órákat, tervet a tény mellett, és pontosan ebből áll össze a kihasználtság. Aki tartósan a tervezett órák felett van, és aki tartósan alatta, ugyanabban a nézetben jelenik meg.
Elválik a számlázható idő a nem számlázhatótól?
A szünetek a ledolgozott időtől külön kerülnek rögzítésre, a belső munkát pedig saját projektként ütemezi a cég, ahelyett hogy beleolvadna egy ügyfélmegbízásba. Ez a szétválasztás aztán tovább él a kimutatásokban.
Rögzítheti a tanácsadó az időt az ügyfél telephelyéről?
Igen. Az időbélyegző a mobilalkalmazásból és böngészőből is működik, így az órák ott keletkeznek, ahol a munka zajlik. Azoknak a cégeknek, amelyeknek helyhez kötött bejelentkezés kell, a munkahelyi helyszínvezérlés fizetős modulként érhető el.
Elég az ingyenes csomag egy kis tanácsadó irodának?
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, a beosztással, az alap időbélyegzővel, a mobilalkalmazással és a kimutatásokkal együtt. A fizetős modulok havi 0,50 dollártól indulnak alkalmazottanként, mindegyik legfeljebb 60 napos próbaidőszakkal.
Nézze meg, hová ment el valójában a hét
10 tanácsadóig ingyenes, ügyfélhez rögzített órákkal, kezelt megosztott napokkal és hetente olvasható kihasználtsággal.