Rilevazione ore e pianificazione per società di consulenza
Ore rilevate contro il cliente a cui appartengono, consulenti pianificati tra gli incarichi e un carico che si legge di venerdì.
Pianificare le persone tra gli incarichi, non tra i giorni
Un consulente lavora raramente su una cosa sola. Due clienti, un progetto interno e una proposta si contendono la stessa settimana, e un calendario che mostra solo appuntamenti non può dire se giovedì c'è qualcuno libero.
Rilevare le ore fatturabili dove appartengono
Lo scarto tra ore lavorate e ore fatturate è il punto in cui sparisce il margine di uno studio. Rilevare inizio e fine reali contro una commessa cliente lo chiude, perché il numero sulla fattura e quello sul foglio ore vengono dallo stesso posto.
Tenere visibile la panchina
Il carico è il numero su cui vive uno studio, e di solito si scopre a posteriori. Le ore settimanali per persona, pianificate contro effettive, mostrano chi è sovraimpegnato e chi è tra due incarichi mentre la settimana si può ancora cambiare.
Dare a ogni consulente la sua settimana sul telefono
I consulenti lavorano dalle sedi dei clienti, da casa e in viaggio. La settimana pubblicata deve viaggiare con loro, e il tempo va rilevato da dove si trovano davvero.
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Il numero su cui gira uno studio di consulenza
La consulenza ha una metrica che decide tutto il resto. Il carico, la quota di ore disponibili che risulta fatturabile, fissa i ricavi, fissa le assunzioni e fissa in silenzio se la squadra sta per bruciarsi. Quasi ogni altra decisione dello studio ne è una conseguenza.
La parte scomoda è che quasi tutti gli studi lo misurano tardi. I fogli ore arrivano a fine mese, vengono ricostruiti dalla memoria e dalle voci di calendario, e producono una cifra all'incirca giusta e vecchia di tre settimane. A quel punto la settimana sottoutilizzata è già passata e il consulente sovraccarico l'ha già lavorata.
Rilevare il tempo dove il lavoro accade
Il problema della ricostruzione è il primo che vale la pena risolvere. Un'ora ricordata l'ultimo venerdì del mese non è un'ora, è una stima, e le stime derivano verso i numeri tondi e verso il cliente più facile da difendere.
Rilevare inizio e fine contro l'incarico nel momento in cui accade toglie quella deriva. E toglie la discussione. Quando un cliente contesta una riga di fattura, la risposta sta nello stesso sistema che l'ha prodotta, con una cifra pianificata e una effettiva l'una accanto all'altra.
Giornate che appartengono a due clienti
Il caso comune rompe una rilevazione ingenua. Un consulente passa la mattina su un incarico e il pomeriggio su un altro, e un sistema che ragiona per giornate invece che per turni deve indovinare. Due turni su due commesse, ciascuno con le proprie ore, tiene onesta la divisione senza che nessuno compili un modulo.
Una stima scritta di venerdì non è un'ora.
Pianificare attorno alla panchina
Pianificare in uno studio non è un problema di piano turni, è un problema di allocazione. La domanda è quali persone sono impegnate su quali incarichi nelle prossime sei settimane e dove sono i buchi. Quei buchi hanno due nomi a seconda di quando li noti: capacità disponibile se li vedi in anticipo, costo di panchina se li vedi dopo.
Il lavoro venduto e non ancora assegnato merita la stessa visibilità. Tenerlo come turno aperto sul piano lo trasforma in una decisione invece che in una dimenticanza, e questo pesa di più in uno studio piccolo, dove un incarico scoperto è una fetta grande del mese.
Il sovraccarico ha una forma nei dati
Un carico sopra l'obiettivo non è una storia di successo. Un consulente che fattura sessanta ore a settimana per due mesi è un rischio di dimissioni e un rischio di qualità, ed entrambi costano più del ricavo in più. Lo schema è visibile nello stesso report settimanale che mostra la panchina, come uno scarto persistente tra ore pianificate ed effettive in una direzione.
Guardalo insieme al mix di clienti. Un incarico che consuma regolarmente più ore di quante ne prevedesse il perimetro è una conversazione sul prezzo, non sul personale.
Sessanta ore fatturabili a settimana non sono una vittoria.
Anche il lavoro interno conta
Proposte, selezione, formazione e i progetti interni che nessuno fattura sono ore vere, e lasciarle fuori dall'archivio fa sembrare il carico peggiore di quanto sia mentre nasconde dove finisce davvero il tempo non fatturabile. Pianificarle come commessa propria tiene onesti entrambi i numeri.
Cosa cercare in uno strumento
Questa categoria è affollata di prodotti costruiti per altri mestieri. Le suite di automazione dei servizi professionali fanno insieme allocazione, fatturazione e gestione clienti, e si pagano di conseguenza. Le app cronometro rilevano le ore benissimo e non sanno nulla di chi è pianificato la settimana prossima. Gli strumenti di project management seguono le attività e trattano le persone come un campo.
Per uno studio piccolo o medio le domande pratiche sono poche. Una persona può tenere due incarichi in un giorno? Ore pianificate ed effettive sono salvate separatamente? Il report raggruppa per cliente senza passare da un export? Un consulente può rilevare il tempo dalla sede del cliente con il telefono?
Prevedere le prossime sei settimane
La domanda di pianificazione nella consulenza raramente riguarda domani. Riguarda le sei settimane dopo la fine degli incarichi attuali e se la pipeline le copre. Un piano che mostra solo la settimana corrente risponde alla domanda sbagliata.
Tenere il lavoro venduto come turni assegnabili, comprese le parti a cui nessuno è ancora stato messo, trasforma il piano in una previsione. I buchi si vedono abbastanza in anticipo da essere venduti invece che assorbiti come costo di panchina, e le settimane sovraimpegnate si vedono abbastanza in anticipo da essere rinegoziate.
Subfornitori e collaboratori esterni
Quasi tutti gli studi piccoli usano collaboratori esterni per i picchi. Tenerli come reparto separato nello stesso piano mostra la capacità reale senza mescolare le loro ore all'esportazione paghe dei dipendenti, e rende misurabile dopo il costo del picco.
Partire in piccolo
Shifton è gratuito fino a 10 persone senza limite di tempo, e questo copre per intero un professionista indipendente o una squadra piccola. Pianificazione, timbratura di base, app mobile e report sono inclusi. I moduli a pagamento si scelgono uno alla volta da 0,50 dollari per dipendente al mese, ciascuno con una prova fino a 60 giorni.
Domande frequenti
Posso rilevare le ore separatamente per ogni cliente?
Sì. Ogni incarico è una commessa, e ogni turno porta il cliente a cui appartiene. I report raggruppano le ore rilevate per cliente, quindi la cifra che finisce su una fattura viene dallo stesso archivio che leggono le paghe.
Come gestisco un consulente che lavora per due clienti in un giorno?
Due turni nello stesso giorno, ciascuno contro la propria commessa, ciascuno con le proprie ore. I report dividono la giornata tra gli incarichi invece di assegnarla tutta al cliente pianificato per primo.
Posso vedere il carico su tutto il team?
I report settimanali mostrano le ore per persona e per commessa, pianificate contro effettive, ed è di questo che è fatto il carico. Chi supera costantemente le ore pianificate e chi resta costantemente sotto compaiono nella stessa vista.
Separa il tempo fatturabile da quello non fatturabile?
Le pause sono rilevate a parte dal tempo lavorato, e il lavoro interno si pianifica come commessa propria invece di essere mescolato a un incarico cliente. La separazione poi si trascina fino nei report.
I consulenti possono rilevare il tempo dalla sede del cliente?
Sì. La timbratura funziona dall'app mobile o da un browser, quindi le ore vengono rilevate dove il lavoro accade. Per gli studi che devono legare la timbratura a un luogo, il controllo della posizione è disponibile come modulo a pagamento.
Esiste un piano gratuito per una piccola società di consulenza?
Shifton è gratuito fino a 10 persone senza limite di tempo, con pianificazione, timbratura di base, app mobile e report. I moduli a pagamento partono da 0,50 dollari per dipendente al mese, ciascuno con una prova fino a 60 giorni.
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