Λογισμικό καταγραφής χρόνου και προγραμματισμού συμβούλων

Ο αριθμός πάνω στον οποίο στέκεται μια συμβουλευτική εταιρεία

Η συμβουλευτική έχει έναν δείκτη που κρίνει όλα τα υπόλοιπα. Η αξιοποίηση, δηλαδή το ποσοστό των διαθέσιμων ωρών που είναι πράγματι χρεώσιμες, ορίζει τα έσοδα, ορίζει τις προσλήψεις και ορίζει σιωπηλά αν η ομάδα οδεύει προς εξάντληση. Σχεδόν κάθε άλλη απόφαση στην εταιρεία είναι συνέπειά της.

Το άβολο είναι ότι οι περισσότερες εταιρείες τη μετρούν αργά. Τα φύλλα ωρών φτάνουν στο τέλος του μήνα, ανασυντίθενται από μνήμη και από καταχωρίσεις ημερολογίου και δίνουν έναν αριθμό περίπου σωστό και τριών εβδομάδων. Ως τότε η υποφορτωμένη εβδομάδα έχει ήδη συμβεί και ο υπερφορτωμένος σύμβουλος την έχει ήδη δουλέψει.

Καταγραφή χρόνου εκεί που γίνεται η δουλειά

Η ανασύνθεση εκ των υστέρων είναι το πρόβλημα που αξίζει να λυθεί πρώτο. Μια ώρα που τη θυμάται κανείς την τελευταία Παρασκευή του μήνα δεν είναι ώρα, είναι εκτίμηση, και οι εκτιμήσεις γέρνουν προς στρογγυλούς αριθμούς και προς τον πελάτη που υπερασπίζεται πιο εύκολα κανείς.

Η καταγραφή έναρξης και λήξης πάνω στην ανάθεση τη στιγμή που συμβαίνει αφαιρεί αυτή την απόκλιση. Αφαιρεί και τη διαφωνία. Όταν ένας πελάτης ρωτά για μια γραμμή του τιμολογίου, η απάντηση βρίσκεται στο ίδιο σύστημα που το παρήγαγε, με τον προγραμματισμένο και τον πραγματικό αριθμό δίπλα δίπλα.

Ημέρες που ανήκουν σε δύο πελάτες

Αυτή η συνηθισμένη περίπτωση σπάει την αφελή καταγραφή χρόνου. Ο σύμβουλος περνά το πρωί σε μία ανάθεση και το απόγευμα σε άλλη, και ένα σύστημα που σκέφτεται σε ημέρες αντί για βάρδιες αναγκάζεται να μαντέψει. Δύο βάρδιες σε δύο έργα, καθεμία με τις δικές της ώρες, κρατούν τον διαχωρισμό τίμιο χωρίς να συμπληρώνει κανείς φόρμα.

Μια εκτίμηση γραμμένη Παρασκευή δεν είναι ώρα.

Σχεδιασμός γύρω από την ελεύθερη δυναμικότητα

Ο προγραμματισμός σε μια συμβουλευτική εταιρεία δεν είναι ζήτημα βαρδιών αλλά ζήτημα κατανομής ανθρώπων. Το ερώτημα είναι ποιος δεσμεύεται σε ποιες αναθέσεις τις επόμενες έξι εβδομάδες και πού είναι τα κενά. Αυτά τα κενά έχουν δύο ονόματα ανάλογα με το πότε τα βλέπεις: διαθέσιμη δυναμικότητα αν τα δεις εκ των προτέρων, και κόστος αδράνειας αν τα δεις μετά.

Η δουλειά που έχει πουληθεί χωρίς να ανατεθεί σε κάποιον αξίζει την ίδια ορατότητα. Το να μένει στο πρόγραμμα ως ανοιχτή βάρδια την κάνει απόφαση αντί για παράλειψη, κάτι που μετράει περισσότερο σε μικρό γραφείο όπου μία ακάλυπτη ανάθεση είναι μεγάλο κομμάτι του μήνα.

Η υπερφόρτωση έχει σχήμα μέσα στα δεδομένα

Αξιοποίηση πάνω από τον στόχο δεν είναι επιτυχία. Ένας σύμβουλος που χρεώνει εξήντα ώρες την εβδομάδα επί δύο μήνες είναι κίνδυνος αποχώρησης και κίνδυνος ποιότητας, και τα δύο κοστίζουν περισσότερο από το επιπλέον έσοδο. Το μοτίβο φαίνεται στην ίδια εβδομαδιαία αναφορά που δείχνει την αδράνεια, ως επίμονη απόσταση ανάμεσα σε πλάνο και εκτέλεση προς μία κατεύθυνση.

Δείτε το μαζί με τη σύνθεση των πελατών. Μια ανάθεση που καταναλώνει σταθερά περισσότερες ώρες από όσες κοστολογήθηκε είναι συζήτηση τιμής και όχι συζήτηση προσωπικού.

Εξήντα χρεώσιμες ώρες την εβδομάδα δεν είναι νίκη.

Η εσωτερική δουλειά μετράει κι αυτή

Οι προσφορές, οι προσλήψεις, η εκπαίδευση και τα εσωτερικά έργα που δεν τιμολογεί κανείς είναι πραγματικές ώρες, και η παράλειψή τους από την καταγραφή δείχνει την αξιοποίηση χειρότερη από ό,τι είναι, ενώ ταυτόχρονα κρύβει πού πηγαίνει στην πραγματικότητα ο μη χρεώσιμος χρόνος. Ο προγραμματισμός τους ως ξεχωριστό έργο κρατά και τους δύο αριθμούς τίμιους.

Τι να προσέξετε σε ένα εργαλείο

Η κατηγορία είναι γεμάτη προϊόντα φτιαγμένα για άλλη δουλειά. Οι σουίτες αυτοματοποίησης επαγγελματικών υπηρεσιών κάνουν μαζί κατανομή πόρων, τιμολόγηση και διαχείριση σχέσεων με πελάτες, και τιμολογούνται ανάλογα. Οι εφαρμογές χρονομέτρου καταγράφουν τις ώρες υπέροχα και δεν ξέρουν τίποτα για το ποιος έχει βάρδια την άλλη εβδομάδα. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων παρακολουθούν εργασίες και αντιμετωπίζουν τους ανθρώπους σαν πεδίο.

Για μικρό ή μεσαίο γραφείο τα πρακτικά ερωτήματα είναι λίγα. Μπορεί ένα άτομο να κρατά δύο αναθέσεις σε μία ημέρα. Αποθηκεύονται χωριστά οι προγραμματισμένες και οι πραγματικές ώρες. Ομαδοποιεί η αναφορά ανά πελάτη χωρίς προηγούμενη εξαγωγή. Μπορεί ο σύμβουλος να καταγράψει χρόνο στον πελάτη από το κινητό.

Πρόβλεψη για τις επόμενες έξι εβδομάδες

Το ερώτημα του προγράμματος στη συμβουλευτική σπάνια αφορά το αύριο. Αφορά τις έξι εβδομάδες μετά το τέλος των τρεχουσών αναθέσεων και το αν τις καλύπτουν όσα ετοιμάζονται. Ένα πρόγραμμα που δείχνει μόνο την τρέχουσα εβδομάδα απαντά σε λάθος ερώτημα.

Αν κρατάτε τη δουλειά που έχει πουληθεί ως βάρδιες προς ανάθεση, μαζί με τα κομμάτια που δεν έχουν ακόμη όνομα, το πρόγραμμα γίνεται πρόβλεψη. Τα κενά φαίνονται αρκετά νωρίς ώστε να πουληθούν αντί να απορροφηθούν ως κόστος αδράνειας, και οι υπερφορτωμένες εβδομάδες φαίνονται αρκετά νωρίς ώστε να ξανασυζητηθούν.

Υπεργολάβοι και εξωτερικοί συνεργάτες

Τα περισσότερα μικρά γραφεία χρησιμοποιούν εξωτερικούς συνεργάτες στις αιχμές. Αν μένουν ως ξεχωριστό τμήμα στο ίδιο πρόγραμμα, φαίνεται η πραγματική δυναμικότητα χωρίς οι ώρες τους να μπερδεύονται με την εξαγωγή μισθοδοσίας, και το κόστος της αιχμής γίνεται μετρήσιμο εκ των υστέρων.

Ξεκινώντας από λίγα

Το Shifton είναι δωρεάν έως 10 άτομα χωρίς χρονικό όριο, κάτι που καλύπτει πλήρως έναν ανεξάρτητο σύμβουλο ή μια μικρή ομάδα. Το πρόγραμμα, η βασική καταγραφή χρόνου, η εφαρμογή κινητού και οι αναφορές περιλαμβάνονται. Οι επί πληρωμή ενότητες επιλέγονται μία μία από 0,50 δολάρια ανά εργαζόμενο τον μήνα, καθεμία με δοκιμή έως 60 ημέρες.