Pencatatan jam dan penjadwalan konsultan

Angka yang menghidupi sebuah firma konsultan

Konsultansi punya satu ukuran yang menentukan segala hal sesudahnya. Pemanfaatan tenaga, yaitu bagian dari jam tersedia yang benar-benar bisa ditagihkan, menentukan pendapatan, menentukan perekrutan, dan diam-diam menentukan apakah tim sedang menuju kelelahan. Hampir semua keputusan lain di firma itu adalah akibatnya.

Repotnya, kebanyakan firma mengukurnya terlambat. Catatan waktu baru datang di akhir bulan, disusun ulang dari ingatan dan isi kalender, lalu menghasilkan angka yang kira-kira benar dan berumur tiga pekan. Saat itu pekan yang kosong sudah lewat dan konsultan yang kelebihan beban sudah menjalaninya.

Mencatat waktu di tempat pekerjaan berlangsung

Penyusunan ulang itulah masalah yang paling layak diselesaikan lebih dulu. Satu jam yang diingat pada Jumat terakhir bulan itu bukan satu jam, melainkan taksiran, dan taksiran selalu condong ke angka bulat dan ke klien yang paling mudah dibela.

Mencatat jam mulai dan jam selesai pada penugasannya saat hal itu terjadi menghapus pergeseran tersebut. Perdebatannya pun ikut hilang. Ketika klien mempertanyakan satu baris di faktur, jawabannya ada di sistem yang menerbitkan faktur itu juga, dengan angka rencana dan angka realisasi berdampingan.

Hari yang menjadi milik dua klien

Kasus yang paling lazim justru mematahkan pencatatan waktu yang naif. Seorang konsultan menghabiskan pagi pada satu penugasan dan sore pada penugasan lain, sedangkan sistem yang berpikir dalam satuan hari, bukan shift, terpaksa menebak. Dua shift pada dua proyek, masing-masing dengan jamnya sendiri, menjaga pembagiannya tetap jujur tanpa siapa pun perlu mengisi formulir.

Taksiran yang ditulis pada hari Jumat bukanlah satu jam kerja.

Merencanakan di sekitar bangku kosong

Penjadwalan di firma konsultan bukan soal rotasi, melainkan soal alokasi. Pertanyaannya adalah siapa terikat pada penugasan apa selama enam pekan ke depan, dan di mana lubangnya. Lubang itu punya dua nama tergantung kapan Anda melihatnya: kapasitas yang tersedia bila terlihat lebih awal, dan biaya bangku kosong bila baru terlihat sesudahnya.

Pekerjaan yang sudah terjual tapi belum diserahkan kepada siapa pun layak mendapat perhatian yang sama. Menahannya sebagai shift terbuka di jadwal membuatnya menjadi keputusan, bukan kelalaian, dan itu lebih berarti di firma kecil yang satu penugasan tanpa orangnya saja sudah bagian besar dari sebulan.

Kelebihan beban punya bentuk di dalam angka

Pemanfaatan di atas target bukan kisah sukses. Konsultan yang menagih enam puluh jam sepekan selama dua bulan adalah risiko keluarnya karyawan sekaligus risiko turunnya mutu, dan keduanya lebih mahal daripada tambahan pendapatannya. Polanya terlihat pada laporan mingguan yang sama dengan yang menampilkan bangku kosong, berupa jarak yang terus-menerus antara jam rencana dan jam realisasi ke satu arah.

Lihatlah bersama komposisi kliennya. Satu penugasan yang secara konsisten memakan jam lebih banyak daripada lingkup yang disepakati adalah percakapan tentang harga, bukan tentang orang.

Enam puluh jam tertagih sepekan bukanlah kemenangan.

Pekerjaan internal juga terhitung

Proposal, perekrutan, pelatihan, dan proyek internal yang tidak ditagihkan kepada siapa pun adalah jam kerja sungguhan, dan membiarkannya di luar catatan membuat pemanfaatan tenaga tampak lebih buruk daripada sebenarnya sekaligus menyembunyikan ke mana waktu yang tidak ditagihkan itu pergi. Menjadwalkannya sebagai proyek tersendiri menjaga kedua angka tetap jujur.

Yang perlu dilihat pada sebuah alat

Kategori ini padat oleh produk yang dibangun untuk pekerjaan lain. Rangkaian otomasi jasa profesional menangani alokasi sumber daya, penagihan, dan data pelanggan sekaligus, dan harganya pun setimpal dengan itu. Aplikasi penghitung waktu mencatat jam dengan rapi tapi tidak tahu apa-apa soal siapa yang dijadwalkan pekan depan. Alat manajemen proyek melacak tugas dan memperlakukan orang sebagai satu kolom.

Untuk firma kecil atau menengah, pertanyaan praktisnya sedikit. Bisakah satu orang memegang dua penugasan dalam sehari. Apakah jam rencana dan jam realisasi disimpan terpisah. Apakah laporannya mengelompokkan menurut klien tanpa diekspor lebih dulu. Bisakah konsultan mencatat waktu dari lokasi klien lewat ponsel.

Melihat enam pekan ke depan

Pertanyaan penjadwalan di dunia konsultansi jarang soal besok. Yang jadi soal adalah enam pekan setelah penugasan yang berjalan sekarang selesai, dan apakah calon pekerjaan yang ada cukup menutupnya. Jadwal yang hanya menampilkan pekan berjalan menjawab pertanyaan yang keliru.

Menyimpan pekerjaan yang sudah terjual sebagai shift yang bisa ditugaskan, termasuk bagian yang belum ada namanya, mengubah jadwal menjadi ramalan. Lubangnya terlihat cukup jauh di depan sehingga masih bisa dijual, bukan ditanggung sebagai biaya bangku kosong, dan pekan yang kelebihan komitmen terlihat cukup jauh di depan untuk dirundingkan ulang.

Subkontraktor dan tenaga asosiat

Kebanyakan firma kecil memakai tenaga asosiat untuk masa puncak. Menaruh mereka sebagai departemen tersendiri di jadwal yang sama memperlihatkan kapasitas yang sebenarnya tanpa mencampurkan jam mereka ke ekspor penggajian karyawan, dan itu membuat biaya masa puncak bisa diukur sesudahnya.

Mulai dari yang kecil

Shifton gratis hingga 10 orang tanpa batas waktu, dan itu sudah menutup kebutuhan praktik mandiri atau tim kecil sepenuhnya. Penjadwalan, absensi dasar, aplikasi seluler, dan pelaporan termasuk di dalamnya. Modul berbayar dipilih satu per satu mulai 0,50 dolar per karyawan per bulan, masing-masing dengan masa coba hingga 60 hari.