사람을 날짜가 아니라 프로젝트로 배정합니다
컨설턴트가 한 가지 일만 하는 경우는 드뭅니다. 고객 두 곳, 내부 프로젝트, 제안서가 같은 한 주를 두고 다투는데, 약속만 보여 주는 달력은 목요일에 누가 비는지 답하지 못합니다.
청구 가능한 시간을 제자리에 기록합니다
일한 시간과 청구한 시간 사이의 차이가 바로 컨설팅의 이익이 사라지는 자리입니다. 고객 프로젝트에 실제 시작과 실제 종료를 기록하면 그 차이가 닫힙니다. 청구서의 숫자와 근무 기록의 숫자가 같은 곳에서 나오기 때문입니다.
비어 있는 인력을 계속 보이게 둡니다
가동률은 컨설팅 회사가 먹고사는 숫자인데, 대개는 지나고 나서야 드러납니다. 사람별 주간 시간을 계획과 실적으로 나란히 놓으면 누가 지나치게 채워졌고 누가 두 프로젝트 사이에서 비어 있는지가, 그 주를 아직 고칠 수 있을 때 보입니다.
컨설턴트에게 자기 한 주를 휴대폰으로 줍니다
컨설턴트는 고객사에서도, 집에서도, 이동 중에도 일합니다. 배포된 한 주는 그들과 함께 움직여야 하고, 시간은 그들이 실제로 있는 곳에서 기록될 수 있어야 합니다.
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컨설팅 회사가 굴러가는 숫자
컨설팅에는 그다음의 모든 것을 결정하는 지표가 하나 있습니다. 가동률, 곧 쓸 수 있는 시간 가운데 실제로 청구되는 비율은 매출을 정하고 채용을 정하며, 팀이 소진 직전인지 아닌지도 조용히 정합니다. 회사의 다른 결정 거의 전부가 그 결과입니다.
곤란한 대목은 대부분의 회사가 그것을 너무 늦게 잰다는 점입니다. 근무 시간표는 월말에 도착하고, 기억과 달력 일정으로 다시 짜맞춰지며, 대충 맞고 삼 주쯤 묵은 숫자를 내놓습니다. 그때쯤이면 일이 적었던 주는 이미 지나갔고, 과부하가 걸린 컨설턴트도 그 주를 이미 다 일한 뒤입니다.
일이 일어나는 곳에서 시간을 기록하기
먼저 풀 만한 것은 다시 짜맞추는 문제입니다. 그달 마지막 금요일에 떠올린 한 시간은 한 시간이 아니라 추정이고, 추정은 늘 둥근 숫자 쪽으로, 그리고 설명하기 가장 쉬운 고객 쪽으로 흘러갑니다.
프로젝트에 시작과 종료를 그 자리에서 기록하면 그 흘러감이 사라집니다. 말다툼도 사라집니다. 고객이 청구서의 한 줄을 물어볼 때 답은 그 청구서를 만든 바로 그 시스템 안에 있고, 계획 숫자와 실적 숫자가 나란히 놓여 있습니다.
고객 두 곳에 걸친 하루
가장 흔한 경우가 오히려 소박한 시간 기록을 무너뜨립니다. 컨설턴트가 오전은 한 프로젝트, 오후는 다른 프로젝트에 쓰는데, 근무가 아니라 하루 단위로 생각하는 시스템은 추측할 수밖에 없습니다. 두 프로젝트에 근무를 두 개 두고 각각 시간을 지니게 하면, 아무도 서식을 채우지 않아도 나눔이 정직해집니다.
금요일에 적은 추정은 한 시간이 아닙니다.
비어 있는 인력을 중심에 놓고 계획하기
컨설팅 회사의 일정 편성은 교대 문제가 아니라 배분 문제입니다. 물음은 앞으로 여섯 주 동안 누가 어느 프로젝트에 묶여 있고 구멍이 어디인가입니다. 그 구멍은 언제 알아차리느냐에 따라 이름이 둘입니다. 미리 보면 남는 여력이고, 지나고 보면 노는 시간의 비용입니다.
팔렸지만 아직 아무에게도 배정하지 않은 일도 똑같이 보여야 합니다. 그것을 근무표에 빈 근무로 남겨 두면 누락이 아니라 결정이 되고, 배정되지 않은 프로젝트 하나가 한 달의 큰 몫인 작은 회사일수록 그 차이가 더 무겁습니다.
과부하는 데이터 안에 제 모양을 갖습니다
목표를 넘긴 가동률은 성공담이 아닙니다. 두 달 내내 주당 예순 시간을 청구하는 컨설턴트는 이직 위험이자 품질 위험이며, 둘 다 늘어난 매출보다 비쌉니다. 그 모양은 노는 시간을 보여 주는 바로 그 주간 보고서에, 계획 시간과 실제 시간의 차이가 한 방향으로 계속 벌어진 형태로 나타납니다.
고객 구성과 함께 보십시오. 합의된 범위보다 늘 더 많은 시간을 먹는 프로젝트는 사람 이야기가 아니라 가격 이야기입니다.
주당 예순 시간의 청구는 승리가 아닙니다.
내부 업무도 셈에 듭니다
제안, 채용, 교육, 그리고 아무에게도 청구하지 않는 내부 프로젝트도 실제 시간입니다. 그것을 기록에서 빼면 가동률은 실제보다 나빠 보이고, 동시에 청구하지 않는 시간이 어디로 가는지도 가려집니다. 각각을 자기 프로젝트로 편성하면 두 숫자가 모두 정직해집니다.
도구를 볼 때 무엇을 볼 것인가
이 분야는 다른 일을 위해 만들어진 제품으로 붐빕니다. 전문 서비스용 통합 제품군은 인력 배분과 청구와 고객 관리를 한꺼번에 처리하고 값도 그만큼 매깁니다. 타이머 앱은 시간을 아름답게 기록하지만 다음 주에 누가 배정되어 있는지는 전혀 모릅니다. 프로젝트 관리 도구는 작업을 좇고 사람은 항목 하나로 취급합니다.
작거나 중간 규모의 회사라면 실제로 중요한 물음은 몇 개 되지 않습니다. 한 사람이 하루에 두 프로젝트를 쥘 수 있는가. 계획 시간과 실제 시간이 따로 저장되는가. 보고서가 먼저 내보내지 않고도 고객별로 묶는가. 컨설턴트가 고객사에서 휴대폰으로 시간을 기록할 수 있는가.
여섯 주 앞을 내다보기
컨설팅에서 일정에 관한 물음은 좀처럼 내일에 관한 것이 아닙니다. 지금 프로젝트가 끝난 뒤의 여섯 주에 관한 것이고, 진행 중인 상담이 그 여섯 주를 채울 수 있는지에 관한 것입니다. 이번 주만 보여 주는 근무표는 다른 물음에 답하고 있습니다.
팔린 일을 배정 가능한 근무로 들고 있으면, 아직 이름이 붙지 않은 몫까지 포함해서, 근무표가 예측으로 바뀝니다. 구멍은 노는 시간의 비용으로 삼키기 전에 팔아넣을 수 있을 만큼 일찍 보이고, 지나치게 약속한 주도 다시 협의할 수 있을 만큼 일찍 보입니다.
외주와 협력 컨설턴트
작은 회사 대부분은 바쁜 시기에 협력 컨설턴트를 씁니다. 그들을 같은 근무표에 별도의 부서로 두면 실제 여력이 보이면서도 그 시간이 직원 급여 내보내기에 섞이지 않고, 바쁜 시기에 든 비용도 나중에 잴 수 있습니다.
작게 시작하기
Shifton은 10명까지 기간 제한 없이 무료여서 독립 컨설턴트나 작은 팀이라면 그것으로 충분합니다. 일정 편성, 기본 출퇴근 기록, 모바일 앱, 보고 기능이 무료 요금제에 들어 있습니다. 유료 모듈은 직원 1인당 월 0.50달러부터 하나씩 골라 더할 수 있고 각각 최대 60일의 시험 사용 기간이 붙습니다.
자주 묻는 질문
고객마다 시간을 따로 기록할 수 있나요?
가능합니다. 프로젝트마다 하나씩 만들고, 모든 근무가 자기가 속한 고객을 지닙니다. 보고서는 기록된 시간을 고객별로 묶으므로, 청구서에 오르는 숫자는 급여가 읽는 것과 같은 기록에서 나옵니다.
하루에 고객 두 곳 일을 하는 컨설턴트는 어떻게 처리하나요?
같은 날 근무를 두 개 두고, 각각 다른 프로젝트와 다른 시간을 지니게 합니다. 보고서는 그날을 두 프로젝트로 나누어 잡고, 먼저 잡힌 고객에게 하루를 통째로 몰아 주지 않습니다.
팀 전체의 가동률을 볼 수 있나요?
주간 보고서가 사람별, 프로젝트별 시간을 계획과 실적으로 나란히 보여 줍니다. 가동률은 바로 그 두 숫자로 이루어집니다. 계획보다 늘 많은 사람과 늘 적은 사람이 같은 화면에 함께 나타납니다.
청구 가능한 시간과 그렇지 않은 시간이 나뉘나요?
휴게 시간은 일한 시간과 따로 기록되고, 내부 업무는 고객 프로젝트에 섞지 않고 자기 프로젝트로 편성됩니다. 그 구분은 그대로 보고서까지 이어집니다.
컨설턴트가 고객사에서 시간을 기록할 수 있나요?
가능합니다. 출퇴근 기록은 모바일 앱에서도 브라우저에서도 동작하므로 시간은 일이 일어나는 곳에서 남습니다. 기록을 특정 장소에 묶어야 하는 회사는 근무 장소 관리를 유료 모듈로 더할 수 있습니다.
작은 컨설팅 회사를 위한 무료 요금제가 있나요?
Shifton은 10명까지 기간 제한 없이 무료이며 일정 편성, 기본 출퇴근 기록, 모바일 앱, 보고서가 들어 있습니다. 유료 모듈은 직원 1인당 월 0.50달러부터이며 각각 최대 60일의 시험 사용 기간이 붙습니다.
