सलाहकारों के घंटे और शेड्यूल का प्रबंधन

वह आँकड़ा जिस पर कंसल्टिंग फ़र्म चलती है

कंसल्टिंग में एक ही माप है जो उसके बाद की हर चीज़ तय करता है। उपयोग दर, यानी उपलब्ध घंटों में से वह हिस्सा जिसका सचमुच बिल बनता है, आमदनी तय करती है, भर्ती तय करती है और चुपचाप यह भी तय करती है कि टीम थककर चूर होने वाली है या नहीं। फ़र्म के लगभग बाक़ी सारे फ़ैसले इसी का नतीजा होते हैं।

अटपटी बात यह है कि ज़्यादातर फ़र्में इसे देर से नापती हैं। टाइमशीट महीने के आख़िर में आती है, याददाश्त और कैलेंडर की प्रविष्टियों से दोबारा गढ़ी जाती है, और ऐसा आँकड़ा देती है जो मोटे तौर पर सही और तीन हफ़्ते पुराना होता है। तब तक कम काम वाला हफ़्ता बीत चुका होता है और लदा हुआ सलाहकार उसे काट चुका होता है।

समय वहीं दर्ज करना जहाँ काम हो रहा है

दोबारा गढ़ने की समस्या ही पहले सुलझाने लायक़ है। महीने के आख़िरी शुक्रवार को याद आया घंटा घंटा नहीं, अनुमान है, और अनुमान गोल आँकड़ों की तरफ़ और उस क्लाइंट की तरफ़ खिसकते हैं जिसका बचाव सबसे आसान हो।

काम पर शुरुआत और समाप्ति उसी वक़्त दर्ज करना इस खिसकाव को हटा देता है। बहस भी हट जाती है। जब क्लाइंट बिल की किसी पंक्ति पर सवाल करता है, जवाब उसी सिस्टम में मिलता है जिसने बिल बनाया, तय आँकड़े और असली आँकड़े के साथ-साथ।

वे दिन जो दो क्लाइंट के होते हैं

सबसे आम मामला ही सीधे-सादे टाइम ट्रैकिंग को तोड़ देता है। सलाहकार सुबह एक काम पर और दोपहर बाद दूसरे पर बिताता है, और जो सिस्टम शिफ़्ट के बजाय दिन में सोचता है उसे अंदाज़ा लगाना पड़ता है। दो प्रोजेक्ट पर दो शिफ़्ट, हर एक के अपने घंटे, बँटवारे को ईमानदार रखती हैं और किसी को कोई फ़ॉर्म नहीं भरना पड़ता।

शुक्रवार को लिखा गया अनुमान घंटा नहीं होता।

खाली बैठे समय के इर्द-गिर्द योजना

कंसल्टिंग फ़र्म में शेड्यूलिंग रोस्टर की समस्या नहीं, आवंटन की समस्या है। सवाल यह है कि अगले छह हफ़्तों में कौन किस काम से बँधा है और ख़ाली जगहें कहाँ हैं। उन ख़ाली जगहों के दो नाम हैं, इस पर कि आप उन्हें कब देखते हैं: पहले देख लें तो उपलब्ध क्षमता, बाद में देखें तो ख़ाली बैठने की लागत।

जो काम बिक चुका है पर अभी किसी को सौंपा नहीं गया, वह भी उतना ही दिखना चाहिए। उसे शेड्यूल पर खाली शिफ़्ट के रूप में रखना उसे भूल के बजाय फ़ैसला बना देता है, और छोटी फ़र्म में इसका वज़न ज़्यादा है, जहाँ बिना आदमी वाला एक काम ही महीने का बड़ा हिस्सा होता है।

ज़्यादा बोझ की आँकड़ों में अपनी शक्ल होती है

लक्ष्य से ऊपर की उपयोग दर कोई कामयाबी की कहानी नहीं है। दो महीने तक हफ़्ते में साठ घंटे का बिल बनाने वाला सलाहकार नौकरी छोड़ने का जोखिम भी है और गुणवत्ता का जोखिम भी, और दोनों अतिरिक्त आमदनी से महँगे पड़ते हैं। यह शक्ल उसी साप्ताहिक रिपोर्ट में दिखती है जो ख़ाली बैठना दिखाती है, तय और असल घंटों के बीच एक ही तरफ़ टिके अंतर के रूप में।

इसे क्लाइंट के मिश्रण के साथ देखिए। जो काम लगातार तय दायरे से ज़्यादा घंटे खा रहा है, वह क़ीमत की बातचीत है, लोगों की नहीं।

हफ़्ते में साठ बिल वाले घंटे जीत नहीं हैं।

भीतरी काम भी गिना जाता है

प्रस्ताव, भर्ती, प्रशिक्षण और वे भीतरी प्रोजेक्ट जिनका कोई बिल नहीं बनाता, असली घंटे हैं, और उन्हें रिकॉर्ड से बाहर रखने पर उपयोग दर जितनी है उससे बुरी दिखती है, साथ ही यह भी छिप जाता है कि बिना बिल वाला समय जाता कहाँ है। उन्हें अपने प्रोजेक्ट के रूप में शेड्यूल करना दोनों आँकड़ों को ईमानदार रखता है।

औज़ार में क्या देखें

यह श्रेणी उन उत्पादों से भरी है जो किसी और काम के लिए बने थे। पेशेवर सेवाओं की स्वचालन सुइट संसाधन आवंटन, बिलिंग और क्लाइंट डेटा एक साथ करती हैं, और क़ीमत भी उसी हिसाब से रखती हैं। टाइमर ऐप घंटे बड़ी सफ़ाई से दर्ज करते हैं और यह नहीं जानते कि अगले हफ़्ते किसका शेड्यूल क्या है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के औज़ार कामों पर नज़र रखते हैं और आदमी को बस एक फ़ील्ड मानते हैं।

छोटी या मँझोली फ़र्म के लिए काम के सवाल गिनती के हैं। क्या एक आदमी एक ही दिन दो काम सँभाल सकता है। क्या तय और असल घंटे अलग-अलग रखे जाते हैं। क्या रिपोर्ट बिना पहले एक्सपोर्ट किए क्लाइंट के हिसाब से जोड़ती है। क्या सलाहकार क्लाइंट के दफ़्तर से फ़ोन पर समय दर्ज कर सकता है।

अगले छह हफ़्ते देखना

कंसल्टिंग में शेड्यूल का सवाल शायद ही कभी कल का होता है। वह उन छह हफ़्तों का होता है जो मौजूदा काम ख़त्म होने के बाद आते हैं, और इसका कि जो काम बातचीत में है वह उन्हें ढक पाएगा या नहीं। सिर्फ़ चालू हफ़्ता दिखाने वाला शेड्यूल ग़लत सवाल का जवाब दे रहा है।

बिके हुए काम को ऐसी शिफ़्टों के रूप में रखना जिन्हें किसी को सौंपा जा सके, उन हिस्सों समेत जिन पर अभी नाम नहीं है, शेड्यूल को पूर्वानुमान बना देता है। ख़ाली जगहें इतनी पहले दिख जाती हैं कि उनमें काम बेचा जा सके, न कि उन्हें ख़ाली बैठने की लागत मानकर पी लिया जाए, और ज़्यादा वादे वाले हफ़्ते इतनी पहले दिख जाते हैं कि उन पर दोबारा बात हो सके।

सब-कॉन्ट्रैक्टर और सहयोगी सलाहकार

ज़्यादातर छोटी फ़र्में व्यस्तता के दौर में सहयोगी सलाहकारों से काम लेती हैं। उन्हें उसी शेड्यूल पर अलग विभाग के रूप में रखना असली क्षमता दिखाता है और उनके घंटे कर्मचारियों के वेतन एक्सपोर्ट में नहीं मिलते, साथ ही व्यस्तता की लागत बाद में नापी जा सकती है।

छोटे से शुरुआत

Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा मुफ़्त है, और इतने में एक स्वतंत्र सलाहकार या छोटी टीम पूरी तरह चल जाती है। शेड्यूलिंग, बेसिक टाइम क्लॉक, मोबाइल ऐप और रिपोर्टिंग मुफ़्त प्लान में हैं। सशुल्क मॉड्यूल एक-एक करके चुने जाते हैं, 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से, और हर एक के साथ 60 दिन तक की आज़माइश मिलती है।