Zeiterfassung und Einsatzplanung für Beratungen
Stunden erfasst gegen den Kunden, zu dem sie gehören, Beratende über Projekte geplant, und eine Auslastung, die sich am Freitag lesen lässt.
Menschen über Projekte planen, nicht über Tage
Eine beratende Person arbeitet selten an einer Sache. Zwei Kunden, ein internes Projekt und ein Angebot konkurrieren um dieselbe Woche, und ein Kalender, der nur Termine zeigt, kann nicht beantworten, ob am Donnerstag jemand frei ist.
Abrechenbare Stunden dort erfassen, wo sie hingehören
Der Abstand zwischen gearbeiteten und abgerechneten Stunden ist die Stelle, an der die Marge einer Beratung verschwindet. Den echten Beginn und das echte Ende gegen ein Kundenprojekt zu erfassen schließt ihn, weil die Zahl auf der Rechnung und die Zahl im Stundenzettel aus derselben Quelle kommen.
Die Bank sichtbar halten
Auslastung ist die Zahl, von der eine Beratung lebt, und sie wird meist im Nachhinein entdeckt. Wochenstunden pro Person, geplant gegen tatsächlich, zeigen, wer überbucht ist und wer zwischen zwei Mandaten sitzt, solange sich die Woche noch ändern lässt.
Jeder bekommt die eigene Woche aufs Telefon
Beratende arbeiten beim Kunden, von zu Hause und unterwegs. Die veröffentlichte Woche muss mitreisen, und Zeit muss dort erfasst werden, wo sie tatsächlich sind.
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Die Zahl, von der eine Beratung lebt
Beratung hat eine Kennzahl, die alles Nachgelagerte entscheidet. Auslastung, der Anteil der verfügbaren Stunden, der tatsächlich abrechenbar ist, setzt den Umsatz, setzt die Einstellungen und setzt still, ob das Team kurz vor dem Ausbrennen steht. Fast jede andere Entscheidung im Haus ist eine Folge davon.
Unangenehm ist, dass die meisten Häuser sie zu spät messen. Stundenzettel kommen am Monatsende, werden aus dem Gedächtnis und aus Kalendereinträgen rekonstruiert und ergeben eine Zahl, die ungefähr stimmt und drei Wochen alt ist. Bis dahin ist die unterausgelastete Woche längst vorbei und die überlastete Person hat sie längst gearbeitet.
Zeit dort erfassen, wo die Arbeit stattfindet
Das Rekonstruktionsproblem ist das erste, das sich zu lösen lohnt. Eine Stunde, die am letzten Freitag des Monats erinnert wird, ist keine Stunde, sondern eine Schätzung, und Schätzungen driften zu runden Zahlen und zu dem Kunden, der am leichtesten zu verteidigen ist.
Beginn und Ende gegen das Mandat zu erfassen, während es passiert, nimmt die Drift weg. Und es nimmt die Diskussion weg. Wenn ein Kunde eine Rechnungsposition hinterfragt, liegt die Antwort in demselben System, das sie erzeugt hat, mit einer geplanten und einer tatsächlichen Zahl nebeneinander.
Tage, die zwei Kunden gehören
Der Normalfall bricht naive Zeiterfassung. Jemand verbringt den Vormittag mit einem Mandat und den Nachmittag mit einem anderen, und ein System, das in Tagen statt in Schichten denkt, muss raten. Zwei Schichten auf zwei Projekten, jede mit eigenen Stunden, hält die Aufteilung ehrlich, ohne dass jemand ein Formular ausfüllt.
Eine an einem Freitag geschriebene Schätzung ist keine Stunde.
Um die Bank herum planen
Planung in einer Beratung ist kein Dienstplanproblem, sondern ein Zuordnungsproblem. Die Frage ist, welche Leute in den nächsten sechs Wochen an welche Mandate gebunden sind und wo die Lücken liegen. Diese Lücken haben je nach Zeitpunkt zwei Namen: verfügbare Kapazität, wenn man sie vorher sieht, und Bankkosten, wenn man sie hinterher sieht.
Verkaufte Arbeit, die noch niemandem zugewiesen ist, verdient dieselbe Sichtbarkeit. Sie als offene Schicht im Plan zu halten macht sie zu einer Entscheidung statt zu einem Versäumnis, und das wiegt in einem kleinen Haus schwerer, wo ein unbesetztes Mandat ein großer Teil des Monats ist.
Überlastung hat eine Form in den Daten
Auslastung über dem Ziel ist keine Erfolgsgeschichte. Wer zwei Monate lang sechzig Stunden pro Woche abrechnet, ist ein Abwanderungs- und ein Qualitätsrisiko, und beides kostet mehr als der zusätzliche Umsatz. Das Muster ist in demselben Wochenbericht sichtbar, der die Bank zeigt, als anhaltender Abstand zwischen geplanten und tatsächlichen Stunden in eine Richtung.
Sehen Sie es zusammen mit dem Kundenmix an. Ein Mandat, das verlässlich mehr Stunden verbraucht als kalkuliert, ist ein Preisgespräch und kein Personalgespräch.
Sechzig abrechenbare Stunden pro Woche sind kein Sieg.
Interne Arbeit zählt auch
Angebote, Recruiting, Weiterbildung und die internen Projekte, die niemand abrechnet, sind echte Stunden, und sie aus dem Nachweis herauszulassen lässt die Auslastung schlechter aussehen, als sie ist, und verbirgt zugleich, wohin die nicht abrechenbare Zeit tatsächlich geht. Sie als eigenes Projekt zu planen hält beide Zahlen ehrlich.
Worauf bei einem Werkzeug zu achten ist
Diese Kategorie ist voll von Produkten, die für andere Aufgaben gebaut wurden. Suiten für professionelle Dienstleistungen machen Ressourcen, Abrechnung und Vertrieb zusammen und kosten entsprechend. Timer-Apps erfassen Stunden hervorragend und wissen nichts darüber, wer nächste Woche eingeplant ist. Projektwerkzeuge verfolgen Aufgaben und behandeln Menschen als Feld.
Für ein kleines oder mittleres Haus sind die praktischen Fragen wenige. Kann eine Person an einem Tag zwei Mandate halten? Werden geplante und tatsächliche Stunden getrennt gespeichert? Gruppiert der Bericht nach Kunde, ohne vorher zu exportieren? Kann jemand beim Kunden per Telefon Zeit erfassen?
Die nächsten sechs Wochen vorhersehen
Die Planungsfrage in der Beratung geht selten um morgen. Sie geht um die sechs Wochen nach dem Ende der laufenden Mandate und darum, ob die Pipeline sie deckt. Ein Plan, der nur die aktuelle Woche zeigt, beantwortet die falsche Frage.
Verkaufte Arbeit als zuweisbare Schichten zu halten, samt der Teile, für die noch niemand benannt ist, macht aus dem Plan eine Prognose. Die Lücken sind weit genug im Voraus sichtbar, um verkauft statt als Bankkosten getragen zu werden, und die überbuchten Wochen sind weit genug im Voraus sichtbar, um neu verhandelt zu werden.
Subunternehmer und freie Partner
Die meisten kleinen Häuser nutzen freie Partner für Spitzen. Sie als eigene Abteilung im selben Plan zu halten zeigt die echte Kapazität, ohne ihre Stunden in den Lohnexport der Angestellten zu mischen, und macht die Kosten der Spitze hinterher messbar.
Klein anfangen
Shifton ist bis 10 Personen kostenlos, ohne Zeitlimit, und das deckt eine Einzelpraxis oder ein kleines Team vollständig ab. Planung, Basiszeiterfassung, mobile App und Berichte sind enthalten. Bezahlmodule werden einzeln ab 0,50 Dollar pro Mitarbeiter und Monat gewählt, jedes mit einer Testphase von bis zu 60 Tagen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Stunden je Kunde getrennt erfassen?
Ja. Jedes Mandat ist ein Projekt, und jede Schicht trägt den Kunden, zu dem sie gehört. Berichte gruppieren die erfassten Stunden nach Kunde, die Zahl auf einer Rechnung kommt also aus demselben Datensatz, den die Lohnabrechnung liest.
Wie behandle ich jemanden, der an einem Tag für zwei Kunden arbeitet?
Zwei Schichten am selben Tag, jede gegen ihr eigenes Projekt, jede mit eigenen Stunden. Berichte teilen den Tag zwischen den Mandaten auf, statt ihn ganz dem Kunden zuzuschlagen, der zuerst geplant wurde.
Kann ich die Auslastung im Team sehen?
Wochenberichte zeigen Stunden pro Person und pro Projekt, geplant gegen tatsächlich, und daraus besteht Auslastung. Wer regelmäßig über den geplanten Stunden liegt und wer regelmäßig darunter, erscheinen in derselben Ansicht.
Trennt es abrechenbare von nicht abrechenbarer Zeit?
Pausen werden getrennt von der Arbeitszeit erfasst, und interne Arbeit wird als eigenes Projekt geplant, statt in ein Kundenmandat gemischt zu werden. Die Trennung zieht sich dann bis in die Berichte durch.
Können Beratende Zeit beim Kunden erfassen?
Ja. Die Zeiterfassung läuft über die mobile App oder einen Browser, die Stunden werden also dort erfasst, wo die Arbeit stattfindet. Für Häuser, die das Stempeln an einen Ort binden müssen, gibt es die Arbeitsortkontrolle als Bezahlmodul.
Gibt es einen Gratistarif für eine kleine Beratung?
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