Timeføring og planlegging for konsulenter

Tallet et konsulenthus lever av

Rådgivning har ett nøkkeltall som avgjør alt som kommer etterpå. Utnyttelsen, altså andelen av de tilgjengelige timene som faktisk kan faktureres, setter omsetningen, setter ansettelsene og avgjør stille om teamet er i ferd med å brenne ut. Nesten alle andre beslutninger i huset er en følge av den.

Det ubehagelige er at de fleste måler den for sent. Timelistene kommer ved månedsslutt, blir rekonstruert fra hukommelsen og kalenderoppføringene og gir et tall som er omtrent riktig og tre uker gammelt. Da har den underbelagte uken allerede vært, og den overbelastede konsulenten har allerede jobbet den.

Før tiden der arbeidet skjer

Rekonstruksjonen er problemet det er verdt å løse først. En time du husker den siste fredagen i måneden er ikke en time, det er et anslag, og anslag driver mot runde tall og mot den kunden som er lettest å forsvare.

Å føre start og slutt på oppdraget mens det skjer fjerner driften. Det fjerner også diskusjonen. Når en kunde spør om en linje på fakturaen, ligger svaret i det samme systemet som laget den, med et planlagt tall og et faktisk tall ved siden av hverandre.

Dager som tilhører to kunder

Det vanlige tilfellet knekker naiv timeføring. En konsulent bruker formiddagen på ett oppdrag og ettermiddagen på et annet, og et system som tenker i dager i stedet for i vakter må gjette. To vakter på to prosjekter, hver med sine egne timer, holder delingen ærlig uten at noen må fylle ut et skjema.

Et anslag skrevet ned på en fredag er ikke en time.

Planlegging rundt benken

Planlegging i et konsulenthus er ikke et vaktplanproblem, det er et allokeringsproblem. Spørsmålet er hvilke folk som er bundet til hvilke oppdrag de neste seks ukene, og hvor hullene er. Hullene har to navn avhengig av når du ser dem: ledig kapasitet hvis du ser dem i forkant, og benkekostnad hvis du ser dem etterpå.

Solgt arbeid som ennå ikke er lagt på noen fortjener den samme synligheten. Å holde det som en åpen vakt i planen gjør det til en beslutning i stedet for en forglemmelse, og det veier tyngre i et lite hus der ett ubemannet oppdrag er en stor del av måneden.

Overbelastning har en form i tallene

Utnyttelse over målet er ingen solskinnshistorie. En konsulent som fakturerer seksti timer i uken i to måneder er både en risiko for oppsigelse og en risiko for kvaliteten, og begge deler koster mer enn den ekstra omsetningen. Mønsteret ligger i den samme ukentlige rapporten som viser benken, som et vedvarende gap mellom planlagte og faktiske timer i én retning.

Se på det sammen med kundefordelingen. Et oppdrag som pålitelig spiser flere timer enn det ble satt opp til er en samtale om pris og ikke om folk.

Seksti fakturerbare timer i uken er ingen seier.

Internt arbeid teller også

Tilbud, rekruttering, opplæring og de interne prosjektene ingen fakturerer er ekte timer, og å utelate dem fra regnskapet får utnyttelsen til å se verre ut enn den er samtidig som det skjuler hvor tiden som ikke kan faktureres faktisk går. Å planlegge dem som sitt eget prosjekt holder begge tallene ærlige.

Hva du skal se etter i et verktøy

Denne kategorien er full av produkter bygget for andre jobber. Suiter for profesjonelle tjenester gjør ressursstyring, fakturering og kundedata i ett og er priset deretter. Stoppeklokkeapper fører timer vakkert og vet ingenting om hvem som er satt opp neste uke. Prosjektverktøy følger oppgaver og behandler folk som et felt.

For et lite eller mellomstort hus er de praktiske spørsmålene få. Kan én person holde to oppdrag på én dag. Lagres planlagte og faktiske timer hver for seg. Grupperer rapporten per kunde uten en eksport først. Kan en konsulent føre tid fra kundens lokaler på en telefon.

Å se seks uker fram

Planleggingsspørsmålet i rådgivning handler sjelden om i morgen. Det handler om de seks ukene som kommer etter at dagens oppdrag er ferdige, og om det er nok i pipelinen til å dekke dem. En plan som bare viser inneværende uke svarer på feil spørsmål.

Å holde solgt arbeid som vakter som kan tildeles, også de bitene ingen har fått navn på ennå, gjør planen til en prognose. Hullene er synlige langt nok fram til å kunne selges inn i stedet for å bli tatt som benkekostnad, og de overbookede ukene er synlige langt nok fram til å kunne reforhandles.

Underleverandører og tilknyttede konsulenter

De fleste små hus bruker tilknyttede konsulenter i toppene. Å holde dem som en egen avdeling i den samme planen viser reell kapasitet uten å blande timene deres inn i lønnsuttrekket for de ansatte, og det gjør kostnaden på toppen målbar etterpå.

Å begynne i det små

Shifton er gratis for inntil 10 personer uten tidsbegrensning, noe som dekker en selvstendig praksis eller et lite team helt. Planlegging, den enkle stemplingsklokken, mobilappen og rapportering er inkludert. Betalte moduler velges ett om gangen fra 0,50 dollar per ansatt i måneden, hver med en prøveperiode på inntil 60 dager.