Учёт времени и планирование для консалтинга
Часы записаны на того клиента, которому принадлежат, консультанты расставлены по проектам, а загрузка читается в пятницу.
Планировать людей по проектам, а не по дням
Консультант редко занят чем-то одним. Два клиента, внутренний проект и коммерческое предложение спорят за одну и ту же неделю, а календарь, который показывает только встречи, не ответит, свободен ли кто-нибудь в четверг.
Записывать оплачиваемые часы туда, где им место
Разрыв между отработанными и выставленными часами это место, где исчезает маржа консалтинга. Запись реальных начала и окончания против клиентского проекта его закрывает, потому что число в счёте и число в табеле берутся из одного места.
Держать скамейку на виду
Загрузка это число, которым живёт практика, и обычно его узнают задним числом. Недельные часы по людям, план против факта, показывают, кто перепродан, а кто между проектами, пока неделю ещё можно изменить.
Дать каждому консультанту его неделю в телефоне
Консультанты работают на площадках клиентов, из дома и в дороге. Опубликованная неделя обязана ехать с ними, а время должно сниматься оттуда, где они действительно находятся.
Начните с бесплатного тарифа
Без ограничений по времени. Получите полный доступ к базовым функциям и обновите тариф, когда будете готовы.
Число, которым живёт консалтинговая практика
В консалтинге есть одна метрика, которая решает всё остальное. Загрузка, доля доступных часов, которая оказывается оплачиваемой, задаёт выручку, задаёт наём и тихо задаёт, близка ли команда к выгоранию. Почти любое другое решение практики это следствие из неё.
Неудобство в том, что большинство компаний меряет её поздно. Табели приходят в конце месяца, восстанавливаются по памяти и по календарю и дают цифру, которая примерно верна и которой три недели. К этому моменту недогруженная неделя уже прошла, а перегруженный консультант её уже отработал.
Снимать время там, где идёт работа
Задача восстановления по памяти это первое, что стоит решить. Час, вспомненный в последнюю пятницу месяца, это не час, а оценка, а оценки сползают к круглым числам и к тому клиенту, которого проще защитить.
Запись начала и окончания против договора в момент, когда это происходит, убирает сползание. И убирает спор. Когда клиент спрашивает про строку в счёте, ответ лежит в той же системе, которая эту строку и породила, с плановой и фактической цифрой рядом.
Дни, которые принадлежат двум клиентам
Обычный случай ломает наивный учёт времени. Консультант проводит утро на одном договоре, а день на другом, и система, которая мыслит днями, а не сменами, вынуждена угадывать. Две смены на двух проектах, у каждой свои часы, держат разделение честным, и никому не приходится заполнять форму.
Оценка, написанная в пятницу, это не час.
Планировать вокруг скамейки
Планирование в консалтинге это не задача графика, а задача распределения. Вопрос в том, какие люди заняты какими договорами на ближайшие шесть недель и где дыры. У этих дыр два имени в зависимости от того, когда вы их заметили: доступная мощность, если увидели заранее, и стоимость скамейки, если увидели потом.
Проданная работа, которую никому не назначили, заслуживает той же видимости. Держать её открытой сменой в графике значит превратить её в решение, а не в упущение, и в небольшой практике это весит больше, потому что один незакрытый договор это большая доля месяца.
У перегрузки есть форма в данных
Загрузка выше цели это не история успеха. Консультант, который два месяца выставляет по шестьдесят часов в неделю, это риск ухода и риск качества, и обе вещи стоят дороже дополнительной выручки. Картина видна в том же недельном отчёте, который показывает скамейку, как устойчивый разрыв между плановыми и фактическими часами в одну сторону.
Смотрите на это вместе с набором клиентов. Договор, который стабильно съедает больше часов, чем в него закладывали, это разговор о цене, а не о людях.
Шестьдесят оплачиваемых часов в неделю это не победа.
Внутренняя работа тоже считается
Предложения, наём, обучение и внутренние проекты, которые никто не выставляет, это настоящие часы, и не записывать их значит делать загрузку хуже, чем она есть, и одновременно прятать, куда на самом деле уходит неоплачиваемое время. Планировать их отдельным проектом значит держать честными оба числа.
На что смотреть в инструменте
Категория забита продуктами, построенными под другие задачи. Пакеты автоматизации профессиональных услуг делают распределение, выставление счетов и работу с клиентами вместе и стоят соответственно. Приложения-таймеры прекрасно записывают часы и ничего не знают о том, кто расставлен на следующую неделю. Инструменты управления проектами следят за задачами и считают людей полем в карточке.
Для небольшой или средней практики практических вопросов немного. Может ли один человек держать два договора в один день? Плановые и фактические часы хранятся раздельно? Группирует ли отчёт по клиентам без предварительной выгрузки? Может ли консультант снять время у клиента с телефона?
Прогноз на ближайшие шесть недель
Вопрос планирования в консалтинге редко про завтра. Он про те шесть недель, которые начнутся, когда закончатся текущие договоры, и про то, покрывает ли их воронка. График, который показывает только текущую неделю, отвечает не на тот вопрос.
Держать проданную работу назначаемыми сменами, включая куски, на которые ещё никого не поставили, превращает график в прогноз. Дыры видны достаточно заранее, чтобы их продать, а не принять как стоимость скамейки, а перегруженные недели видны достаточно заранее, чтобы их пересогласовать.
Подрядчики и внештатные партнёры
Почти все небольшие практики берут внештатных партнёров на пики. Держать их отдельным подразделением в том же графике значит видеть реальную мощность, не подмешивая их часы в зарплатную выгрузку по штату, и получить измеримую стоимость пика потом.
Начать с малого
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, и этого хватает независимому консультанту или небольшой команде целиком. Планирование, базовая отметка времени, мобильное приложение и отчёты входят в тариф. Платные модули берутся по одному от 0,50 доллара за сотрудника в месяц, у каждого пробный период до 60 дней.
Часто задаваемые вопросы
Можно вести часы отдельно по каждому клиенту?
Да. Каждый договор это проект, и каждая смена несёт своего клиента. Отчёты группируют отмеченные часы по клиентам, поэтому цифра, которая уходит в счёт, берётся из той же записи, которую читает расчёт зарплаты.
Как быть с консультантом, который за день работает на двух клиентов?
Две смены в один день, каждая против своего проекта, каждая со своими часами. Отчёты делят день между договорами, а не отдают его целиком тому клиенту, которого поставили первым.
Можно увидеть загрузку по всей команде?
Недельные отчёты показывают часы по людям и по проектам, план против факта, а из этого загрузка и складывается. Тот, кто стабильно превышает плановые часы, и тот, кто стабильно недобирает, видны в одном и том же виде.
Разделяет ли он оплачиваемое и неоплачиваемое время?
Перерывы учитываются отдельно от рабочего времени, а внутренняя работа планируется собственным проектом, а не подмешивается в клиентский договор. Это разделение потом доходит и до отчётов.
Могут ли консультанты снимать время на площадке клиента?
Да. Отметка времени работает из мобильного приложения или браузера, поэтому часы фиксируются там, где идёт работа. Компаниям, которым отметка нужна привязанной к месту, доступен платный модуль контроля места работы.
Есть бесплатный тариф для небольшой консалтинговой компании?
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, включая планирование, базовую отметку времени, мобильное приложение и отчёты. Платные модули начинаются от 0,50 доллара за сотрудника в месяц, у каждого пробный период до 60 дней.
Посмотрите, куда на самом деле ушла неделя
Бесплатно до 10 консультантов: часы записаны на клиента, разделённые дни разложены, загрузка читается раз в неделю.