Urenregistratie en planning voor adviesbureaus

Het getal waar een adviesbureau op draait

Advieswerk heeft één maatstaf die alles daarna bepaalt. Bezetting, het deel van de beschikbare uren dat werkelijk declarabel is, bepaalt de omzet, bepaalt het aannemen en bepaalt stilletjes of het team op het punt staat op te branden. Bijna elke andere beslissing in het bureau volgt daaruit.

Het ongemakkelijke is dat de meeste bureaus het te laat meten. Urenstaten komen aan het eind van de maand binnen, worden gereconstrueerd uit het geheugen en uit agenda-items, en leveren een getal op dat ongeveer klopt en drie weken oud is. Tegen die tijd is de onderbenutte week al voorbij en heeft de overbelaste adviseur hem al gewerkt.

Tijd vastleggen waar het werk gebeurt

Het reconstructieprobleem is het eerste dat het oplossen waard is. Een uur dat op de laatste vrijdag van de maand herinnerd wordt is geen uur, het is een schatting, en schattingen drijven naar ronde getallen en naar de klant die het makkelijkst te verdedigen is.

Begin en einde vastleggen tegenover de opdracht op het moment dat het gebeurt haalt die drift weg. En het haalt de discussie weg. Als een klant een factuurregel bevraagt, staat het antwoord in hetzelfde systeem dat hem voortbracht, met een gepland en een werkelijk getal naast elkaar.

Dagen die aan twee klanten toebehoren

Het gewone geval breekt naïeve urenregistratie. Een adviseur besteedt de ochtend aan de ene opdracht en de middag aan de andere, en een systeem dat in dagen denkt in plaats van in diensten moet gokken. Twee diensten op twee projecten, elk met eigen uren, houdt de verdeling eerlijk zonder dat iemand een formulier invult.

Een schatting die op vrijdag is opgeschreven is geen uur.

Plannen rond de bank

Plannen in een adviesbureau is geen roosterprobleem, het is een toewijzingsprobleem. De vraag is welke mensen de komende zes weken aan welke opdrachten vastzitten en waar de gaten zitten. Die gaten hebben twee namen afhankelijk van wanneer je ze ziet: beschikbare capaciteit als je ze vooraf ziet, bankkosten als je ze achteraf ziet.

Verkocht werk dat aan niemand is toegewezen verdient dezelfde zichtbaarheid. Het als open dienst op het rooster houden maakt er een beslissing van in plaats van een omissie, en dat weegt zwaarder in een klein bureau waar één onbemande opdracht een groot deel van de maand is.

Overbelasting heeft een vorm in de data

Bezetting boven het doel is geen succesverhaal. Een adviseur die twee maanden lang zestig uur per week declareert is een vertrekrisico en een kwaliteitsrisico, en beide kosten meer dan de extra omzet. Het patroon is zichtbaar in hetzelfde weekrapport dat de bank toont, als een aanhoudend verschil tussen geplande en werkelijke uren in één richting.

Bekijk het naast de klantenmix. Een opdracht die stelselmatig meer uren opsoupeert dan begroot is een prijsgesprek, geen personeelsgesprek.

Zestig declarabele uren per week is geen overwinning.

Intern werk telt ook

Voorstellen, werving, opleiding en de interne projecten die niemand factureert zijn echte uren, en ze buiten de registratie laten maakt de bezetting slechter dan hij is en verbergt tegelijk waar de niet-declarabele tijd werkelijk heen gaat. Ze als eigen project plannen houdt beide getallen eerlijk.

Waar je op let bij een tool

Deze categorie zit vol met producten die voor andere taken zijn gebouwd. Suites voor professionele dienstverlening doen resourcing, facturatie en klantbeheer samen en kosten daarnaar. Timer-apps leggen uren prachtig vast en weten niets over wie er volgende week is ingepland. Projecttools volgen taken en behandelen mensen als een veld.

Voor een klein of middelgroot bureau zijn de praktische vragen weinig talrijk. Kan één persoon op één dag twee opdrachten hebben? Worden geplande en werkelijke uren apart opgeslagen? Groepeert het rapport per klant zonder eerst te exporteren? Kan een adviseur tijd vastleggen bij de klant op een telefoon?

De komende zes weken voorspellen

De planvraag in advieswerk gaat zelden over morgen. Hij gaat over de zes weken na afloop van de lopende opdrachten en of de pijplijn ze dekt. Een rooster dat alleen de huidige week toont beantwoordt de verkeerde vraag.

Verkocht werk als toewijsbare diensten aanhouden, inclusief de stukken waar nog niemand op staat, maakt van het rooster een prognose. De gaten zijn ver genoeg vooruit zichtbaar om te verkopen in plaats van als bankkosten te dragen, en de overbelaste weken zijn ver genoeg vooruit zichtbaar om opnieuw te onderhandelen.

Onderaannemers en associés

De meeste kleine bureaus gebruiken associés voor pieken. Ze als aparte afdeling op hetzelfde rooster houden laat de echte capaciteit zien zonder hun uren in de loonexport van het personeel te mengen, en maakt de kosten van de piek achteraf meetbaar.

Klein beginnen

Shifton is gratis tot 10 personen zonder tijdslimiet, en dat dekt een zelfstandige praktijk of een klein team volledig. Plannen, het basisklokken, de mobiele app en rapportage zitten erin. Betaalde modules kies je stuk voor stuk vanaf 0,50 dollar per medewerker per maand, elk met een proefperiode tot 60 dagen.