人を日ではなく案件で割り当てる
コンサルタントが一つのことだけをしていることはまずありません。二社の顧客、社内プロジェクト、そして提案書が同じ一週間を奪い合いますが、予定だけを映すカレンダーは木曜に誰かが空いているかどうかを答えられません。
請求できる時間をあるべき場所に記録する
働いた時間と請求した時間の差は、コンサルティングの利益が消える場所です。顧客のプロジェクトに実際の開始と終了を記録すればその差は閉じます。請求書の数字と工数表の数字が同じ場所から出てくるからです。
空いている手を見えるようにする
稼働率はコンサルティング会社が生きるための数字であり、たいていは後から分かります。人ごとの週の時間を予定と実績で並べれば、誰が詰め込まれ、誰が案件と案件の間で空いているかが、その週をまだ組み替えられるうちに見えます。
コンサルタントに自分の一週間を携帯で渡す
コンサルタントは顧客先からも、自宅からも、移動中からも働きます。公開した一週間は本人と一緒に動く必要があり、時間は本人が実際にいる場所から記録できる必要があります。
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コンサルティング会社が回っている数字
コンサルティングには、その先のすべてを決めてしまう指標が一つあります。稼働率、つまり使える時間のうち実際に請求できる割合は、売上を決め、採用を決め、そしてチームが燃え尽きかけているかどうかを静かに決めます。会社の他のほとんどの判断はその結果です。
厄介なのは、多くの会社がそれを測るのが遅いことです。工数表は月末に届き、記憶とカレンダーの予定から組み直され、だいたい合っていて三週間古い数字になります。そのころには手の空いた週はすでに過ぎ、抱えすぎたコンサルタントはその週をすでに働き終えています。
仕事が起きている場所で時間を記録する
最初に解く価値があるのは、この組み直しの問題です。月末の金曜に思い出した一時間は一時間ではなく見積もりであり、見積もりは丸い数字と、いちばん説明しやすい顧客のほうへ流れていきます。
案件に対して開始と終了をその場で記録すれば、その流れは消えます。言い争いも消えます。顧客が請求書の一行について尋ねたとき、答えはその請求書を出したのと同じ仕組みの中にあり、予定の数字と実績の数字が隣に並んでいます。
二社に属する一日
いちばんよくある場面が、素朴な工数管理を壊します。コンサルタントが午前は一つの案件、午後は別の案件に時間を使うと、シフトではなく日で考える仕組みは推測するしかありません。二つのプロジェクトに二本のシフトを置き、それぞれに時間を持たせれば、誰も用紙を埋めないまま分け方が正直になります。
金曜に書いた見積もりは一時間ではありません。
空いた手のまわりで組む
コンサルティング会社の予定づくりはシフトの問題ではなく、割り当ての問題です。問いは、これから六週間、誰がどの案件に縛られていて、どこに穴があるかです。その穴は気づく時期によって二つの名前を持ちます。先に見えていれば使える余力、後から気づけば空きのコストです。
売れたのに誰にも割り当てていない仕事も、同じだけ見えているべきです。それをシフト表の空きシフトとして残せば、抜け落ちではなく判断になります。一件の未配置が月の大きな割合を占める小さな事務所ほど、この違いは重く効きます。
過負荷はデータの中に形を持つ
目標を超える稼働率は成功談ではありません。二か月にわたって週六十時間を請求しているコンサルタントは、離職の危険であり品質の危険でもあり、どちらも追加の売上より高くつきます。その形は空きを映すのと同じ週次レポートに、予定と実績の差が一方向に居座り続ける形で現れます。
顧客の構成と並べて見てください。決まった範囲より必ず多くの時間を食う案件は、人の話ではなく価格の話です。
週六十時間の請求は勝ちではありません。
社内の仕事も数える
提案、採用、研修、そして誰にも請求しない社内プロジェクトも本物の時間です。記録から外すと稼働率は実際より悪く見え、同時に請求できない時間がどこへ消えているのかも隠れます。それぞれを自分のプロジェクトとして組めば、両方の数字が正直になります。
道具を選ぶときに見るところ
この分野は、別の仕事のために作られた製品であふれています。専門サービス向けの統合スイートは要員配置と請求と顧客管理をまとめて行い、値段もそれなりです。タイマーのアプリは時間を美しく記録しますが、来週誰が入っているかは知りません。プロジェクト管理の道具は作業を追い、人は項目の一つとして扱います。
小規模や中規模の事務所であれば、実際に効く問いは多くありません。一人が一日に二つの案件を持てるか。予定と実績が別々に保存されるか。表計算に書き出さずにレポートが顧客ごとにまとまるか。コンサルタントが顧客先から携帯で時間を記録できるか。
六週間先を読む
コンサルティングの予定の問いは、めったに明日の話ではありません。いまの案件が終わったあとの六週間と、商談中の仕事がそこを埋められるかどうかの話です。今週しか映さないシフト表は、別の問いに答えています。
売れた仕事を割り当て可能なシフトとして持ち、まだ名前の付いていない部分も含めて置いておけば、シフト表は予測に変わります。穴は空きのコストとして飲み込む前に売り込めるだけ早く見え、約束を詰め込みすぎた週も交渉し直せるだけ早く見えます。
外注と協力コンサルタント
小さな事務所の多くは繁忙期に協力コンサルタントを使います。同じシフト表の中で別の部門として扱えば、実際の余力が見えるうえに、その時間が従業員の給与データに混ざりません。繁忙期にいくらかかったのかも、あとから測れます。
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Shiftonは10人まで期間の制限なく無料で、独立したコンサルタントや小さなチームならそれで足ります。シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートは無料プランに入っています。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルから一つずつ選べて、それぞれに最長60日の試用期間が付きます。
よくある質問
顧客ごとに時間を分けて記録できますか。
できます。案件ごとにプロジェクトを作り、すべてのシフトが所属する顧客を持ちます。レポートは記録した時間を顧客ごとにまとめるので、請求書に載る数字は給与が読むのと同じ記録から出てきます。
一日に二社の仕事をするコンサルタントはどう扱いますか。
同じ日に二本のシフトを置き、それぞれに別のプロジェクトと別の時間を持たせます。レポートはその日を二つの案件に分けて計上し、先に予定された顧客に一日ぶんを寄せることはありません。
チーム全体の稼働率は見られますか。
週次のレポートが人ごと、プロジェクトごとの時間を予定と実績で並べます。稼働率はまさにその二つからできています。予定より常に多い人も、常に少ない人も、同じ画面に現れます。
請求できる時間とできない時間は分かれますか。
休憩は働いた時間と別に記録され、社内の仕事は顧客の案件に混ぜず、自分のプロジェクトとして組みます。その切り分けはそのままレポートまで通ります。
コンサルタントは顧客先から時間を記録できますか。
できます。打刻はモバイルアプリからもブラウザからも動くので、時間は仕事が起きている場所で記録されます。打刻を場所に紐づけたい会社は、勤務場所の管理を有料モジュールとして追加できます。
小さなコンサルティング会社向けの無料プランはありますか。
Shiftonは10人まで期間の制限なく無料で、シフト作成、基本の打刻、モバイルアプリ、レポートが含まれます。有料モジュールは従業員一人あたり月0.50ドルからで、それぞれに最長60日の試用期間が付きます。
