רישום שעות וסידור עבודה ליועצים
שעות נרשמות ללקוח שאליו הן שייכות, יועצים משובצים בין התקשרויות, וניצולת שאפשר לקרוא כבר ביום שישי.
שבצו אנשים לפי התקשרויות ולא לפי ימים
יועץ כמעט אף פעם לא עוסק בדבר אחד. שני לקוחות, פרויקט פנימי והצעת מחיר נאבקים על אותו שבוע, ולוח שנה שמראה רק פגישות לא יכול לענות אם מישהו פנוי ביום חמישי.
רשמו את שעות החיוב במקום שאליו הן שייכות
הפער בין שעות שנעבדו לשעות שחויבו הוא המקום שבו נעלם הרווח של משרד ייעוץ. רישום ההתחלה והסיום האמיתיים מול פרויקט של לקוח סוגר אותו, כי המספר בחשבונית והמספר בדוח השעות מגיעים מאותו מקום.
השאירו את זמן ההמתנה גלוי
הניצולת היא המספר שמשרד ייעוץ חי ממנו, והיא מתגלה בדרך כלל בדיעבד. שעות שבועיות לפי אדם, מתוכנן מול בפועל, מראות מי עמוס מדי ומי נמצא בין שתי התקשרויות בזמן שעוד אפשר לשנות את השבוע.
תנו ליועצים את השבוע שלהם בנייד
יועצים עובדים ממשרדי לקוחות, מהבית ומהדרך. הסידור שפורסם צריך לנסוע איתם, והשעות צריכות להירשם מהמקום שבו הם באמת נמצאים.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
המספר שמשרד ייעוץ רץ עליו
לייעוץ יש מדד אחד שקובע את כל מה שבא אחריו. הניצולת, כלומר החלק מהשעות הזמינות שאפשר באמת לחייב עליו, קובעת את ההכנסה, קובעת את הגיוס, וקובעת בשקט אם הצוות עומד להישרף. כמעט כל החלטה אחרת במשרד היא תוצאה שלה.
המביך הוא שרוב המשרדים מודדים אותה מאוחר מדי. דוחות השעות מגיעים בסוף החודש, נבנים מחדש מהזיכרון ומרשומות היומן, ומייצרים מספר שהוא בערך נכון ובן שלושה שבועות. עד אז השבוע הריק כבר קרה והיועץ העמוס כבר עבד אותו.
לרשום את הזמן במקום שבו העבודה קורית
בעיית השחזור היא זו ששווה לפתור ראשונה. שעה שנזכרים בה ביום שישי האחרון של החודש אינה שעה, היא הערכה, והערכות נודדות אל מספרים עגולים ואל הלקוח שהכי קל להצדיק מולו.
רישום ההתחלה והסיום מול ההתקשרות בזמן שזה קורה מוריד את הנדידה. הוא מוריד גם את הוויכוח. כשלקוח שואל על שורה בחשבונית, התשובה נמצאת באותה מערכת שהפיקה אותה, עם מספר מתוכנן ומספר בפועל זה לצד זה.
ימים ששייכים לשני לקוחות
דווקא המקרה הנפוץ שובר רישום שעות תמים. יועץ מבלה את הבוקר בהתקשרות אחת ואת אחר הצהריים באחרת, ומערכת שחושבת בימים ולא במשמרות נאלצת לנחש. שתי משמרות בשני פרויקטים, לכל אחת השעות שלה, שומרות על חלוקה כנה בלי שאיש ימלא טופס.
הערכה שנכתבה ביום שישי אינה שעה.
תכנון סביב זמן ההמתנה
סידור עבודה במשרד ייעוץ אינו בעיית משמרות אלא בעיית הקצאה. השאלה היא מי מחויב לאילו התקשרויות בשישה השבועות הקרובים, ואיפה החורים. לחורים האלה שני שמות לפי מתי שמים לב אליהם: קיבולת פנויה אם רואים אותם מראש, ועלות המתנה אם רואים אותם בדיעבד.
עבודה שנמכרה ולא הוקצתה לאיש ראויה לאותה נראות. להחזיק אותה כמשמרת פתוחה בסידור הופך אותה להחלטה ולא להשמטה, וזה שוקל יותר במשרד קטן שבו התקשרות אחת בלי אנשים היא חלק גדול מהחודש.
לעומס יש צורה בנתונים
ניצולת מעל היעד אינה סיפור הצלחה. יועץ שמחייב שישים שעות בשבוע במשך חודשיים הוא סיכון של עזיבה וגם סיכון של איכות, ושניהם עולים יותר מההכנסה הנוספת. הדפוס נראה באותו דוח שבועי שמראה את ההמתנה, כפער מתמשך בין שעות מתוכננות לשעות בפועל לכיוון אחד.
הסתכלו על זה יחד עם תמהיל הלקוחות. התקשרות שאוכלת באופן קבוע יותר שעות מההיקף שסוכם היא שיחה על מחיר ולא על אנשים.
שישים שעות לחיוב בשבוע אינן ניצחון.
גם עבודה פנימית נספרת
הצעות מחיר, גיוס, הדרכה והפרויקטים הפנימיים שאיש לא מחייב עליהם הם שעות אמיתיות, והשארתם מחוץ לרישום גורמת לניצולת להיראות גרועה ממה שהיא ובו בזמן מסתירה לאן הזמן שאינו לחיוב באמת הולך. שיבוץ שלהם כפרויקט נפרד שומר על שני המספרים כנים.
על מה להסתכל בכלי
הקטגוריה הזאת מלאה במוצרים שנבנו לעבודות אחרות. חבילות לשירותים מקצועיים עושות הקצאת אנשים, חיוב ונתוני לקוחות יחד ומתומחרות בהתאם. אפליקציות שעון עצר רושמות שעות יפה ולא יודעות דבר על מי משובץ בשבוע הבא. כלי ניהול פרויקטים עוקבים אחרי משימות ומתייחסים לאנשים כאל שדה.
למשרד קטן או בינוני השאלות המעשיות מעטות. האם אדם אחד יכול להחזיק שתי התקשרויות ביום אחד. האם שעות מתוכננות ושעות בפועל נשמרות בנפרד. האם הדוח מקבץ לפי לקוח בלי ייצוא קודם. האם יועץ יכול לרשום שעות ממשרדי הלקוח בנייד.
להסתכל שישה שבועות קדימה
שאלת הסידור בייעוץ כמעט אף פעם אינה על מחר. היא על שישה השבועות שאחרי שההתקשרויות הנוכחיות ייגמרו, ועל השאלה אם יש מספיק בצנרת כדי לכסות אותם. סידור שמראה רק את השבוע הנוכחי עונה על השאלה הלא נכונה.
החזקת עבודה שנמכרה כמשמרות שאפשר להקצות, כולל החלקים שאיש עוד לא שויך אליהם, הופכת את הסידור לתחזית. החורים גלויים מספיק מראש כדי למכור לתוכם במקום לספוג אותם כעלות המתנה, והשבועות העמוסים מדי גלויים מספיק מראש כדי לנהל עליהם משא ומתן מחדש.
קבלני משנה ויועצים חיצוניים
רוב המשרדים הקטנים נעזרים ביועצים חיצוניים בשיאים. להחזיק אותם כמחלקה נפרדת באותו סידור מראה קיבולת אמיתית בלי לערבב את השעות שלהם בייצוא השכר של העובדים, וזה הופך את עלות השיא לניתנת למדידה בדיעבד.
להתחיל בקטן
Shifton חינם עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה במלואו יועץ עצמאי או צוות קטן. סידור העבודה, שעון הנוכחות הבסיסי, האפליקציה בנייד והדיווח כלולים. מודולים בתשלום נבחרים אחד בכל פעם החל מ-0.50 דולר לעובד לחודש, ולכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום.
שאלות נפוצות
אפשר לרשום שעות בנפרד לכל לקוח?
כן. כל התקשרות היא פרויקט, וכל משמרת נושאת את הלקוח שאליו היא שייכת. הדוחות מקבצים את השעות שנרשמו לפי לקוח, כך שהמספר שמגיע לחשבונית יוצא מאותה רשומה שממנה קורא גם השכר.
איך מטפלים ביועץ שעובד לשני לקוחות באותו יום?
שתי משמרות באותו יום, כל אחת מול הפרויקט שלה ועם השעות שלה. הדוחות מחלקים את היום בין שתי ההתקשרויות במקום לזקוף אותו כולו ללקוח שנקבע ראשון.
אפשר לראות ניצולת על פני כל הצוות?
דוחות שבועיים מציגים שעות לפי אדם ולפי פרויקט, מתוכנן מול בפועל, וזה בדיוק מה שניצולת עשויה ממנו. גם מי שנמצא בעקביות מעל השעות שתוכננו לו וגם מי שנמצא בעקביות מתחת להן מופיעים באותו מסך.
האם התוכנה מפרידה זמן לחיוב מזמן שאינו לחיוב?
ההפסקות נרשמות בנפרד משעות העבודה, ועבודה פנימית משובצת כפרויקט משל עצמה במקום להתערבב בהתקשרות של לקוח. ההפרדה הזאת ממשיכה משם אל הדוחות.
יועץ יכול לרשום שעות ממשרדי הלקוח?
כן. שעון הנוכחות עובד מהאפליקציה בנייד או מדפדפן, כך שהשעות נרשמות במקום שבו העבודה מתבצעת. משרד שצריך לקשור החתמה למקום מסוים יכול להוסיף בקרת מקום עבודה כמודול בתשלום.
יש מסלול חינמי למשרד ייעוץ קטן?
Shifton חינם עד 10 אנשים בלי הגבלת זמן, וכולל סידור עבודה, שעון נוכחות בסיסי, אפליקציה בנייד ודוחות. מודולים בתשלום מתחילים ב-0.50 דולר לעובד לחודש, ולכל אחד תקופת ניסיון של עד 60 יום.
ראו לאן השבוע באמת הלך
חינם עד 10 יועצים, עם שעות שנרשמות ללקוח, ימים מפוצלים שמטופלים כמו שצריך וניצולת שנקראת מדי שבוע.