Софтуер за отчитане на времето и графици на консултанти

Числото, върху което стои консултантската фирма

Консултантският бизнес има един показател, който решава всичко останало. Натовареността, тоест делът на наличните часове, които наистина могат да се фактурират, определя приходите, определя наемането и тихо определя дали екипът е на крачка от изтощение. Почти всяко друго решение във фирмата е негово следствие.

Неприятното е, че повечето фирми я измерват късно. Отчетите пристигат в края на месеца, възстановяват се по памет и по записи в календара и дават число, което е горе-долу вярно и на три седмици. Дотогава недостатъчно натоварената седмица вече е минала, а претовареният консултант вече я е отработил.

Записване на времето там, където се случва работата

Възстановяването по памет е проблемът, който си струва да се реши пръв. Час, за който някой си спомня в последния петък от месеца, не е час, а оценка, а оценките се плъзгат към кръгли числа и към клиента, който най-лесно се защитава.

Записът на началото и края към договора в момента, в който се случва, премахва това плъзгане. Премахва и спора. Когато клиент попита за ред във фактурата, отговорът е в същата система, която е направила фактурата, с планирано и действително число едно до друго.

Дни, които принадлежат на двама клиенти

Този чест случай чупи наивното отчитане на времето. Консултантът прекарва предобеда по един договор, а следобеда по друг, и система, която мисли в дни, а не в смени, трябва да гадае. Две смени по два проекта, всяка със свои часове, пазят разделението честно, без никой да попълва формуляр.

Оценка, написана в петък, не е час.

Планиране около свободния капацитет

Графикът в консултантската фирма не е въпрос на дежурства, а въпрос на разпределяне на хора. Питането е кой към кои договори е ангажиран през следващите шест седмици и къде са дупките. Тези дупки имат две имена според това кога ги забележите: свободен капацитет, ако ги виждате предварително, и цена на празния ход, ако ги виждате след това.

Продадена работа, която не е възложена на никого, заслужава същата видимост. Държането ѝ като отворена смяна в графика я превръща в решение вместо в пропуск, а това тежи повече в малка практика, където един незает договор е голяма част от месеца.

Претоварването има форма в данните

Натовареност над целта не е успех. Консултант, който два месеца фактурира шейсет часа седмично, е риск от напускане и риск за качеството, а и двете струват повече от допълнителния приход. Моделът се вижда в същата седмична справка, която показва празния ход, като устойчива разлика между план и изпълнение в една посока.

Гледайте това заедно със състава на клиентите. Договор, който редовно изяжда повече часове, отколкото е бил остойностен, е разговор за цената, а не за хората.

Шейсет фактурирани часа седмично не е победа.

Вътрешната работа също се брои

Офертите, наемането, обученията и вътрешните проекти, които никой не фактурира, са истински часове, а изпускането им от отчета прави натовареността по-лоша, отколкото е, и същевременно скрива накъде наистина отива нефактурираното време. Планирането им като собствен проект пази и двете числа честни.

На какво да гледате при избора на инструмент

Тази категория е претъпкана с продукти, построени за друга работа. Пакетите за автоматизация на професионалните услуги правят разпределяне на хора, фактуриране и водене на отношенията с клиенти наведнъж и цената им е съответна. Приложенията с хронометър записват часовете чудесно и не знаят нищо за това кой е в графика следващата седмица. Инструментите за управление на проекти следят задачи и приемат хората като поле.

За малка и средна практика практичните въпроси са малко. Може ли един човек да води два договора в един ден. Пазят ли се планираните и действителните часове поотделно. Групира ли справката по клиент без предварителен експорт. Може ли консултант да запише време при клиента от телефона.

Прогноза за следващите шест седмици

Въпросът за графика в консултантския бизнес рядко е за утре. Той е за шестте седмици след края на текущите договори и за това дали подготвяните сделки ги покриват. График, който показва само текущата седмица, отговаря на грешния въпрос.

Държането на продадената работа като смени за възлагане, включително частите, за които още никой не е посочен, превръща графика в прогноза. Дупките се виждат достатъчно рано, за да се продаде в тях, вместо да бъдат погълнати като цена на празния ход, а претоварените седмици се виждат достатъчно рано, за да бъдат предоговорени.

Подизпълнители и външни сътрудници

Повечето малки практики взимат външни сътрудници за пиковете. Държането им като отделен отдел в същия график показва истинския капацитет, без часовете им да влизат в експорта за заплати, а цената на пика после може да се измери.

Започване с малко

Shifton е безплатен до 10 души без ограничение във времето, което напълно покрива самостоятелна практика или малък екип. Графикът, основното отчитане на времето, мобилното приложение и справките са включени. Платените модули се избират по един от 0,50 долара на служител месечно, всеки с пробен период до 60 дни.