Program do ewidencji czasu i grafików konsultantów
Godziny zapisane przy kliencie, do którego należą, konsultanci rozplanowani między projektami i wykorzystanie, które da się przeczytać w piątek.
Planuj ludzi między projektami, a nie między dniami
Konsultant rzadko robi jedną rzecz. Dwóch klientów, projekt wewnętrzny i oferta walczą o ten sam tydzień, a kalendarz pokazujący same spotkania nie odpowie, czy ktokolwiek jest wolny w czwartek.
Zapisuj godziny rozliczeniowe tam, gdzie powstają
Różnica między godzinami przepracowanymi a zafakturowanymi to miejsce, w którym znika marża firmy doradczej. Zapis realnego startu i końca przy projekcie klienta ją zamyka, bo liczba na fakturze i liczba w ewidencji pochodzą z tego samego miejsca.
Trzymaj przestoje na widoku
Wykorzystanie to liczba, z której firma doradcza żyje, i zwykle odkrywa się ją po fakcie. Tygodniowe godziny na osobę, plan przy wykonaniu, pokazują, kto jest przeciążony, a kto jest między projektami, póki tydzień da się jeszcze zmienić.
Daj konsultantom ich tydzień w telefonie
Konsultanci pracują u klienta, z domu i w drodze. Opublikowany tydzień musi jechać razem z nimi, a czas trzeba zapisywać stamtąd, gdzie naprawdę są.
Zacznij od planu darmowego
Bez limitu czasowego. Uzyskaj pełny dostęp do podstawowych funkcji i uaktualnij, gdy będziesz gotowy.
Liczba, na której stoi firma doradcza
Doradztwo ma jeden wskaźnik, który przesądza o całej reszcie. Wykorzystanie, czyli udział dostępnych godzin, które faktycznie da się rozliczyć z klientem, ustala przychód, ustala rekrutację i po cichu ustala, czy zespół zaraz się wypali. Prawie każda inna decyzja w firmie jest jego konsekwencją.
Kłopot w tym, że większość firm mierzy go za późno. Karty czasu pracy przychodzą na koniec miesiąca, są odtwarzane z pamięci i wpisów w kalendarzu i dają liczbę mniej więcej prawdziwą i sprzed trzech tygodni. Do tego momentu niedociążony tydzień już się wydarzył, a przeciążony konsultant już go przepracował.
Zapis czasu tam, gdzie dzieje się praca
Odtwarzanie z pamięci to problem, który warto rozwiązać najpierw. Godzina przypomniana w ostatni piątek miesiąca nie jest godziną, tylko szacunkiem, a szacunki dryfują w stronę okrągłych liczb i w stronę klienta, którego najłatwiej obronić.
Zapisanie startu i końca przy projekcie w chwili, w której to się dzieje, kasuje ten dryf. Kasuje też spór. Kiedy klient pyta o pozycję na fakturze, odpowiedź jest w tym samym systemie, który tę fakturę zasilił, z liczbą planowaną i rzeczywistą obok siebie.
Dni, które należą do dwóch klientów
Ten częsty przypadek łamie naiwną ewidencję czasu. Konsultant spędza przedpołudnie na jednym projekcie, a popołudnie na drugim, i system myślący dniami zamiast zmianami musi zgadywać. Dwie zmiany na dwóch projektach, każda z własnymi godzinami, utrzymują podział uczciwie i bez wypełniania formularza.
Szacunek zapisany w piątek nie jest godziną.
Planowanie wokół przestoju
Grafik w firmie doradczej to nie problem dyżurów, tylko problem alokacji. Pytanie brzmi, kto jest przypisany do których projektów przez najbliższe sześć tygodni i gdzie są luki. Te luki mają dwie nazwy zależnie od tego, kiedy je zauważysz: wolne moce, jeśli widzisz je z wyprzedzeniem, i koszt przestoju, jeśli widzisz je po fakcie.
Praca sprzedana, ale nikomu nieprzypisana, zasługuje na tę samą widoczność. Trzymanie jej jako otwartej zmiany w grafiku zamienia ją w decyzję zamiast w przeoczenie, co waży więcej w małej praktyce, gdzie jeden nieobsadzony projekt to spory kawałek miesiąca.
Przeciążenie ma swój kształt w danych
Wykorzystanie powyżej celu nie jest sukcesem. Konsultant rozliczający sześćdziesiąt godzin tygodniowo przez dwa miesiące to ryzyko odejścia i ryzyko jakości, a jedno i drugie kosztuje więcej niż dodatkowy przychód. Wzór widać w tym samym tygodniowym raporcie, który pokazuje przestoje, jako trwałą różnicę między planem a wykonaniem w jedną stronę.
Patrz na to razem ze strukturą klientów. Projekt, który regularnie zjada więcej godzin, niż mu wyceniono, to rozmowa o cenie, a nie o ludziach.
Sześćdziesiąt rozliczanych godzin w tygodniu to nie jest wygrana.
Praca wewnętrzna też się liczy
Oferty, rekrutacja, szkolenia i projekty wewnętrzne, za które nikt nie płaci, to realne godziny, a pominięcie ich w ewidencji zaniża wykorzystanie i jednocześnie ukrywa, dokąd naprawdę idzie czas nierozliczany. Zaplanowanie ich jako osobnego projektu utrzymuje obie liczby uczciwie.
Na co patrzeć w narzędziu
Ta kategoria jest zatłoczona produktami zbudowanymi do innych zadań. Pakiety do automatyzacji usług profesjonalnych robią alokację, fakturowanie i CRM naraz i mają odpowiednią cenę. Aplikacje ze stoperem pięknie zapisują godziny i nie wiedzą nic o tym, kto jest zaplanowany na przyszły tydzień. Narzędzia do zarządzania projektami śledzą zadania i traktują ludzi jak pole w formularzu.
Dla małej i średniej praktyki praktycznych pytań jest niewiele. Czy jedna osoba może w jednym dniu prowadzić dwa projekty. Czy godziny planowane i rzeczywiste są trzymane osobno. Czy raport grupuje po kliencie bez wcześniejszego eksportu. Czy konsultant może zapisać czas u klienta z telefonu.
Prognoza na najbliższe sześć tygodni
Pytanie o grafik w doradztwie rzadko dotyczy jutra. Dotyczy sześciu tygodni po zakończeniu bieżących projektów i tego, czy sprzedaż je pokrywa. Grafik pokazujący tylko bieżący tydzień odpowiada na złe pytanie.
Trzymanie sprzedanej pracy jako zmian do obsadzenia, razem z tymi kawałkami, do których nikogo jeszcze nie przypisano, zamienia grafik w prognozę. Luki są widoczne na tyle wcześnie, żeby je dosprzedać, zamiast wchłonąć jako koszt przestoju, a tygodnie przeciążone są widoczne na tyle wcześnie, żeby je renegocjować.
Podwykonawcy i współpracownicy
Większość małych praktyk bierze współpracowników na szczyty obłożenia. Trzymanie ich jako osobnego działu w tym samym grafiku pokazuje realne moce bez mieszania ich godzin do eksportu płacowego, a potem pozwala zmierzyć, ile ten szczyt kosztował.
Zacząć od małego
Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, co w całości pokrywa niezależną praktykę albo mały zespół. Grafik, podstawowa rejestracja czasu, aplikacja mobilna i raportowanie są w środku. Płatne moduły wybiera się pojedynczo od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, a każdy ma okres próbny do 60 dni.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę prowadzić ewidencję godzin osobno dla każdego klienta?
Tak. Każdy kontrakt jest projektem, a każda zmiana niesie klienta, do którego należy. Raporty grupują zapisane godziny po kliencie, więc liczba, która trafia na fakturę, pochodzi z tego samego zapisu, co liczba czytana przy wypłatach.
Jak rozliczyć konsultanta, który w jednym dniu pracuje dla dwóch klientów?
Dwie zmiany tego samego dnia, każda przy swoim projekcie i z własnymi godzinami. Raport dzieli wtedy dzień między kontrakty, zamiast przypisywać całość klientowi, który był w grafiku pierwszy.
Czy zobaczę wykorzystanie czasu w całym zespole doradczym?
Raporty tygodniowe pokazują godziny na osobę i na projekt, plan przy wykonaniu, a z tego właśnie składa się wykorzystanie. Ktoś stale powyżej zaplanowanych godzin i ktoś stale poniżej pojawiają się w tym samym widoku.
Czy czas rozliczany jest oddzielony od nierozliczanego?
Przerwy są rejestrowane osobno od czasu pracy, a praca wewnętrzna jest planowana jako własny projekt, zamiast wsiąkać w kontrakt klienta. Ten podział przechodzi dalej do raportów.
Czy konsultant zapisze czas z biura klienta?
Tak. Rejestracja czasu działa w aplikacji mobilnej i w przeglądarce, więc godziny powstają tam, gdzie dzieje się praca. Firmom, które potrzebują wejścia przypiętego do miejsca, kontrola lokalizacji jest dostępna jako płatny moduł.
Czy mała firma doradcza zmieści się w planie bezpłatnym?
Shifton jest bezpłatny do 10 osób bez limitu czasu, razem z grafikiem, podstawową rejestracją czasu, aplikacją mobilną i raportami. Płatne moduły zaczynają się od 0,50 dolara za pracownika miesięcznie, a każdy ma okres próbny do 60 dni.
Powiązane artykuły
Zobacz więcej →
Zobacz, dokąd naprawdę poszedł tydzień
Bezpłatnie do 10 konsultantów, z godzinami zapisanymi na klienta, obsłużonymi dniami dzielonymi i wykorzystaniem, które czytasz co tydzień.