ระบบลงเวลาและจัดตารางงานสำหรับที่ปรึกษา

ตัวเลขที่บริษัทที่ปรึกษาใช้เลี้ยงตัวเอง

งานที่ปรึกษามีตัวชี้วัดเดียวที่กำหนดทุกอย่างที่ตามมา อัตราการใช้กำลังคน คือสัดส่วนของชั่วโมงที่มีอยู่ซึ่งเรียกเก็บเงินได้จริง เป็นตัวกำหนดรายได้ กำหนดการรับคนเพิ่ม และกำหนดอย่างเงียบเชียบว่าทีมกำลังจะหมดไฟหรือไม่ การตัดสินใจอื่นเกือบทั้งหมดในบริษัทเป็นผลพวงจากตัวเลขนี้

ที่น่าอึดอัดคือบริษัทส่วนใหญ่วัดมันช้าเกินไป ใบบันทึกเวลามาถึงตอนสิ้นเดือน ถูกประกอบขึ้นใหม่จากความจำและจากนัดในปฏิทิน แล้วให้ตัวเลขที่ถูกอย่างคร่าวและเก่าไปสามสัปดาห์ ถึงตอนนั้นสัปดาห์ที่งานน้อยก็ผ่านไปแล้ว และที่ปรึกษาที่งานล้นมือก็ทำสัปดาห์นั้นจบไปแล้ว

บันทึกเวลาตรงที่งานเกิดขึ้น

ปัญหาการประกอบเวลาย้อนหลังคือเรื่องที่ควรแก้ก่อน ชั่วโมงที่นึกออกในวันศุกร์สุดท้ายของเดือนไม่ใช่ชั่วโมง แต่เป็นการประมาณ และการประมาณมักไหลไปหาเลขกลม และไหลไปหาลูกค้าที่อธิบายง่ายที่สุด

การบันทึกเวลาเริ่มและเวลาเลิกเข้ากับงานนั้นในขณะที่มันเกิดขึ้น ทำให้ความคลาดเคลื่อนหายไป และทำให้การเถียงกันหายไปด้วย เมื่อลูกค้าถามถึงบรรทัดหนึ่งบนใบแจ้งหนี้ คำตอบอยู่ในระบบเดียวกับที่ออกใบนั้น โดยมีตัวเลขที่วางแผนไว้กับตัวเลขจริงวางอยู่ข้างกัน

วันที่เป็นของลูกค้าสองราย

กรณีที่พบบ่อยที่สุดกลับทำให้การลงเวลาแบบง่ายพังลง ที่ปรึกษาใช้เวลาเช้ากับงานหนึ่งและบ่ายกับอีกงาน ส่วนระบบที่คิดเป็นวันแทนที่จะคิดเป็นกะก็ต้องเดา สองกะบนสองโครงการ แต่ละกะมีชั่วโมงของตัวเอง ทำให้การแบ่งวันซื่อตรงโดยไม่มีใครต้องกรอกแบบฟอร์ม

ค่าประมาณที่จดไว้วันศุกร์ไม่ใช่ชั่วโมงทำงาน

วางแผนรอบเวลาที่ยังไม่มีงาน

การจัดตารางในบริษัทที่ปรึกษาไม่ใช่โจทย์เรื่องเวรกะ แต่เป็นโจทย์เรื่องการจัดสรร คำถามคือใครถูกผูกไว้กับงานใดในหกสัปดาห์ข้างหน้า และช่องว่างอยู่ตรงไหน ช่องว่างเหล่านั้นมีสองชื่อขึ้นกับว่าคุณเห็นมันเมื่อไร ถ้าเห็นล่วงหน้าเรียกว่ากำลังคนที่ยังว่าง ถ้าเห็นย้อนหลังเรียกว่าต้นทุนของคนที่ไม่มีงาน

งานที่ขายได้แล้วแต่ยังไม่ได้มอบให้ใคร สมควรถูกมองเห็นเท่ากัน การเก็บมันไว้เป็นกะที่ยังว่างบนตาราง เปลี่ยนมันจากเรื่องที่ถูกลืมให้กลายเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจ และเรื่องนี้หนักกว่าในบริษัทเล็ก ที่งานหนึ่งงานซึ่งยังไม่มีคนคือส่วนใหญ่ของเดือน

ภาระเกินตัวมีรูปร่างอยู่ในข้อมูล

อัตราการใช้กำลังคนที่สูงกว่าเป้าไม่ใช่เรื่องน่ายินดี ที่ปรึกษาที่เรียกเก็บหกสิบชั่วโมงต่อสัปดาห์ติดกันสองเดือน คือความเสี่ยงที่จะลาออกและความเสี่ยงด้านคุณภาพ ซึ่งทั้งสองอย่างแพงกว่ารายได้ที่เพิ่มมา รูปแบบนี้เห็นได้ในรายงานรายสัปดาห์ฉบับเดียวกับที่แสดงเวลาว่าง ในรูปของช่องว่างที่ค้างอยู่ระหว่างชั่วโมงตามแผนกับชั่วโมงจริงในทิศทางเดียว

ดูมันพร้อมกับส่วนผสมของลูกค้า งานหนึ่งที่กินชั่วโมงเกินขอบเขตที่ตกลงกันไว้อย่างสม่ำเสมอ คือบทสนทนาเรื่องราคา ไม่ใช่เรื่องตัวบุคคล

หกสิบชั่วโมงที่เรียกเก็บได้ต่อสัปดาห์ไม่ใช่ชัยชนะ

งานภายในก็นับเหมือนกัน

ข้อเสนอ การรับคน การอบรม และโครงการภายในที่ไม่มีใครเรียกเก็บเงิน ล้วนเป็นชั่วโมงจริง การตัดมันออกจากบันทึกทำให้อัตราการใช้กำลังคนดูแย่กว่าความเป็นจริง พร้อมกับซ่อนว่าเวลาที่เรียกเก็บไม่ได้หายไปไหน การจัดมันเป็นโครงการของตัวเองทำให้ตัวเลขทั้งสองซื่อตรง

ควรดูอะไรในเครื่องมือ

หมวดนี้แน่นไปด้วยผลิตภัณฑ์ที่สร้างมาเพื่องานอื่น ชุดซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจบริการมืออาชีพทำทั้งการจัดสรรคน การวางบิล และข้อมูลลูกค้ารวมกัน และราคาก็เป็นไปตามนั้น แอปจับเวลาบันทึกชั่วโมงได้สวยงามแต่ไม่รู้เลยว่าสัปดาห์หน้าใครถูกจัดลงตาราง เครื่องมือบริหารโครงการติดตามงานย่อยและมองคนเป็นเพียงช่องข้อมูลหนึ่ง

สำหรับบริษัทเล็กหรือกลาง คำถามที่ใช้จริงมีไม่กี่ข้อ คนคนเดียวถือสองงานในวันเดียวได้ไหม ชั่วโมงตามแผนกับชั่วโมงจริงถูกเก็บแยกกันไหม รายงานจัดกลุ่มตามลูกค้าได้เลยหรือต้องส่งออกก่อน ที่ปรึกษาบันทึกเวลาจากที่ทำการของลูกค้าผ่านมือถือได้ไหม

มองไปข้างหน้าหกสัปดาห์

คำถามเรื่องตารางงานในธุรกิจที่ปรึกษาแทบไม่เคยเป็นเรื่องของพรุ่งนี้ แต่เป็นเรื่องหกสัปดาห์หลังงานปัจจุบันจบลง และเรื่องที่ว่างานที่กำลังเจรจาอยู่พอจะปิดช่องนั้นได้หรือไม่ ตารางที่แสดงเฉพาะสัปดาห์นี้กำลังตอบผิดคำถาม

การเก็บงานที่ขายได้แล้วไว้เป็นกะที่มอบหมายได้ รวมถึงส่วนที่ยังไม่มีชื่อใคร เปลี่ยนตารางให้กลายเป็นการพยากรณ์ ช่องว่างปรากฏล่วงหน้านานพอที่จะขายงานเข้าไปแทนที่จะกลืนไว้เป็นต้นทุน และสัปดาห์ที่รับปากไว้เกินตัวก็ปรากฏล่วงหน้านานพอที่จะเจรจาใหม่

ผู้รับจ้างช่วงและที่ปรึกษาสมทบ

บริษัทเล็กส่วนใหญ่ใช้ที่ปรึกษาสมทบในช่วงงานชุก การเก็บพวกเขาไว้เป็นแผนกแยกบนตารางเดียวกันแสดงกำลังคนที่แท้จริงโดยไม่เอาชั่วโมงของพวกเขาไปปนกับไฟล์เงินเดือนพนักงาน และทำให้ต้นทุนของช่วงงานชุกวัดได้ในภายหลัง

เริ่มจากเล็กก่อน

Shifton ฟรีถึง 10 คนโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งครอบคลุมที่ปรึกษาอิสระหรือทีมเล็กได้ทั้งทีม การจัดตาราง ระบบลงเวลาพื้นฐาน แอปมือถือ และการทำรายงานอยู่ในแพ็กเกจฟรี โมดูลแบบเสียเงินเลือกเพิ่มทีละตัวเริ่มที่ 0.50 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อเดือน และแต่ละตัวมีช่วงทดลองนานถึง 60 วัน