Softvér na evidenciu času a plánovanie konzultantov

Číslo, na ktorom stojí poradenská firma

Poradenstvo má jednu metriku, ktorá rozhoduje o všetkom ostatnom. Vyťaženosť, teda podiel dostupných hodín, ktoré sú naozaj fakturovateľné, určuje tržby, určuje nábor a potichu určuje aj to, či je tím na hrane vyhorenia. Takmer každé ďalšie rozhodnutie vo firme je jej dôsledkom.

Nepríjemné je, že väčšina firiem ju meria neskoro. Výkazy prídu na konci mesiaca, rekonštruujú sa z pamäti a záznamov v kalendári a vyprodukujú číslo, ktoré je zhruba správne a tri týždne staré. Vtedy už nevyužitý týždeň prebehol a preťažený konzultant ho už odpracoval.

Zápis času tam, kde práca vzniká

Rekonštrukcia je problém, ktorý sa oplatí riešiť prvý. Hodina, na ktorú si niekto spomenie posledný piatok v mesiaci, nie je hodina, ale odhad, a odhady sa posúvajú k zaokrúhleným číslam a k tomu klientovi, ktorého je najľahšie obhájiť.

Zápis začiatku a konca k zákazke vo chvíli, keď sa to deje, ten posun odstráni. Odstráni aj dohadovanie. Keď klient spochybní riadok na faktúre, odpoveď leží v tom istom systéme, ktorý faktúru vytvoril, s plánovaným a skutočným číslom vedľa seba.

Dni, ktoré patria dvom klientom

Tento bežný prípad láme naivnú evidenciu času. Konzultant strávi doobedie na jednej zákazke a poobedie na druhej a systém, ktorý myslí v dňoch namiesto v zmenách, musí hádať. Dve zmeny na dvoch projektoch, každá s vlastnými hodinami, udržia rozdelenie poctivé bez toho, aby niekto vypĺňal formulár.

Odhad spísaný v piatok nie je hodina.

Plánovanie okolo voľnej kapacity

Rozvrh v poradenskej firme nie je problém služieb, ale problém alokácie. Otázka znie, kto je na najbližších šesť týždňov zaviazaný ku ktorým zákazkám a kde sú medzery. Tie medzery majú dve mená podľa toho, kedy si ich všimnete: voľná kapacita, ak ich vidíte dopredu, a náklad nevyužitého času, ak ich vidíte spätne.

Predaná práca, ktorú nikto nedostal na starosť, si zaslúži rovnakú viditeľnosť. Držať ju v rozvrhu ako otvorenú zmenu z nej robí rozhodnutie namiesto opomenutia, čo váži viac v malej praxi, kde jedna neobsadená zákazka tvorí veľký kus mesiaca.

Preťaženie má v dátach svoj tvar

Vyťaženosť nad cieľom nie je úspech. Konzultant, ktorý dva mesiace fakturuje šesťdesiat hodín týždenne, je riziko odchodu aj riziko kvality a oboje stojí viac než tržba navyše. Vzorec vidieť v tej istej týždennej zostave, ktorá ukazuje voľnú kapacitu, ako trvalý rozdiel medzi plánom a skutočnosťou jedným smerom.

Pozerajte sa na to spolu so skladbou klientov. Zákazka, ktorá spoľahlivo spotrebuje viac hodín, než na koľko bola nacenená, je téma na rokovanie o cene, nie na rokovanie o ľuďoch.

Šesťdesiat fakturovaných hodín týždenne nie je výhra.

Interná práca sa počíta tiež

Ponuky, nábor, školenia a interné projekty, ktoré nikto nefakturuje, sú skutočné hodiny, a ich vynechanie zo záznamu robí vyťaženosť horšou, než je, a zároveň skrýva, kam nefakturovateľný čas naozaj odchádza. Naplánovať ich ako vlastný projekt udrží obe čísla poctivé.

Čo hľadať v nástroji

Táto kategória je preplnená produktmi postavenými pre iné úlohy. Sady na automatizáciu profesijných služieb robia alokáciu, fakturáciu aj CRM naraz a podľa toho sú aj nacenené. Stopkové aplikácie zapisujú hodiny krásne a nevedia nič o tom, kto je naplánovaný na budúci týždeň. Nástroje na riadenie projektov sledujú úlohy a ľudí berú ako políčko.

Pre malú a strednú prax je praktických otázok málo. Zvládne jeden človek dve zákazky v jeden deň. Ukladajú sa plánované a skutočné hodiny oddelene. Zoskupí zostava hodiny podľa klienta bez predchádzajúceho exportu. Zapíše konzultant čas u klienta z telefónu.

Výhľad na ďalších šesť týždňov

Otázka rozvrhu v poradenstve sa málokedy týka zajtrajška. Týka sa šiestich týždňov po dokončení súčasných zákaziek a toho, či ich obchodná príprava pokryje. Rozvrh, ktorý ukazuje iba aktuálny týždeň, odpovedá na zlú otázku.

Držať predanú prácu ako obsaditeľné zmeny, vrátane kusov, na ktoré zatiaľ nikto nebol menovaný, premení rozvrh na predpoveď. Medzery vidieť dosť dopredu na to, aby sa do nich dalo predať, namiesto toho, aby sa prehltli ako náklad nevyužitého času, a preťažené týždne vidieť dosť dopredu na to, aby sa dali znova vyjednať.

Subdodávatelia a spolupracujúci konzultanti

Väčšina malých praxí najíma na špičky externých spolupracovníkov. Držať ich v tom istom rozvrhu ako samostatné oddelenie ukáže skutočnú kapacitu bez toho, aby sa ich hodiny miešali do mzdového exportu, a náklad tej špičky sa dá potom zmerať.

Začať v malom

Shifton je zadarmo do 10 ľudí bez časového obmedzenia, čo bezo zvyšku pokryje samostatnú prax alebo malý tím. Rozvrh, základná dochádzka, mobilná aplikácia a reporting sú súčasťou. Platené moduly sa vyberajú po jednom od 0,50 dolára za zamestnanca mesačne a každý má skúšobné obdobie až 60 dní.