Programvara för tidrapportering och schema för konsulter

Siffran en konsultbyrå står på

Konsultverksamhet har ett mått som avgör allt annat. Beläggningen, alltså andelen av tillgängliga timmar som faktiskt är debiterbar, sätter intäkten, sätter rekryteringen och sätter i tysthet också om teamet är på väg att bränna ut sig. Nästan varje annat beslut i byrån är en följd av den.

Det obekväma är att de flesta byråer mäter den för sent. Tidrapporterna kommer in vid månadens slut, rekonstrueras ur minnet och ur kalenderposter och ger en siffra som är ungefär rätt och tre veckor gammal. Då har den underbelagda veckan redan inträffat och den överbelastade konsulten har redan arbetat den.

Att registrera tid där arbetet sker

Rekonstruktionen är problemet som är värt att lösa först. En timme som någon minns den sista fredagen i månaden är ingen timme, den är en uppskattning, och uppskattningar driver mot jämna tal och mot den kund som är lättast att försvara.

Att registrera start och slut mot uppdraget i samma stund som det sker tar bort driften. Det tar också bort diskussionen. När en kund ifrågasätter en rad på fakturan finns svaret i samma system som producerade den, med en planerad siffra och ett utfall bredvid varandra.

Dagar som tillhör två kunder

Det vanliga fallet knäcker naiv tidrapportering. En konsult lägger förmiddagen på ett uppdrag och eftermiddagen på ett annat, och ett system som tänker i dagar i stället för pass måste gissa. Två pass på två projekt, vart och ett med sina timmar, håller uppdelningen ärlig utan att någon fyller i ett formulär.

En uppskattning skriven på en fredag är ingen timme.

Att planera runt den lediga kapaciteten

Schemaläggning på en konsultbyrå är inte ett turlisteproblem utan ett fördelningsproblem. Frågan är vilka som är bundna till vilka uppdrag de kommande sex veckorna och var luckorna finns. Luckorna har två namn beroende på när du ser dem: tillgänglig kapacitet om du ser dem i förväg, och kostnad för tomgång om du ser dem efteråt.

Sålt arbete som inte tilldelats någon förtjänar samma synlighet. Att hålla det som ett öppet pass i schemat gör det till ett beslut i stället för en förbiseelse, vilket väger tyngre på en liten byrå där ett obemannat uppdrag är en stor del av månaden.

Överbelastning har en form i datan

Beläggning över målet är ingen framgångssaga. En konsult som debiterar sextio timmar i veckan i två månader är både en avhopprisk och en kvalitetsrisk, och båda kostar mer än den extra intäkten. Mönstret syns i samma veckorapport som visar tomgången, som ett ihållande glapp mellan planerat och utfall åt ett håll.

Titta på det tillsammans med kundmixen. Ett uppdrag som pålitligt drar fler timmar än det prissattes för är ett prissamtal, inte ett personalsamtal.

Sextio debiterade timmar i veckan är ingen vinst.

Internt arbete räknas också

Offerter, rekrytering, utbildning och de interna projekt ingen fakturerar är verkliga timmar, och att lämna dem utanför registret får beläggningen att se sämre ut än den är samtidigt som det döljer vart den icke debiterbara tiden faktiskt tar vägen. Att schemalägga dem som ett eget projekt håller båda siffrorna ärliga.

Vad man ska titta efter i ett verktyg

Kategorin är trång av produkter byggda för andra jobb. Sviterna för automation av professionella tjänster gör resursplanering, fakturering och kundrelationer på en gång och är prissatta därefter. Timerappar registrerar timmar vackert och vet ingenting om vem som är schemalagd nästa vecka. Projektverktyg följer uppgifter och behandlar människor som ett fält.

För en liten eller medelstor byrå är de praktiska frågorna få. Kan en person hålla två uppdrag på en dag. Lagras planerade och verkliga timmar separat. Grupperar rapporten per kund utan en export först. Kan en konsult registrera tid hos kunden i telefonen.

Att prognosticera de närmaste sex veckorna

Schemafrågan i konsultverksamhet handlar sällan om i morgon. Den handlar om de sex veckorna efter att de nuvarande uppdragen tar slut, och om försäljningen täcker dem. Ett schema som bara visar den aktuella veckan svarar på fel fråga.

Att hålla sålt arbete som tilldelningsbara pass, inklusive de delar ingen ännu är utsedd till, gör schemat till en prognos. Luckorna syns tillräckligt långt i förväg för att kunna säljas in i stället för att sväljas som tomgångskostnad, och de överbokade veckorna syns tillräckligt långt i förväg för att kunna omförhandlas.

Underleverantörer och samarbetande konsulter

De flesta små byråer tar in samarbetande konsulter vid toppar. Att hålla dem som en egen avdelning i samma schema visar den verkliga kapaciteten utan att deras timmar blandas in i löneexporten, och kostnaden för toppen går att mäta efteråt.

Att börja i liten skala

Shifton är gratis upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket helt täcker en fristående konsult eller ett litet team. Schema, enkel stämpling, mobilapp och rapportering ingår. Betalda moduler väljs en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en prövotid på upp till 60 dagar.